Inhoud

• Stappen
• Tips
• Waarschuwingen

In het bedrijfsleven zijn er twee hoofdgebieden die een accountant moet onderhouden: debiteuren en schulden. Dit zijn twee richtingen, waarvan de namen voor zich spreken. Als de eerste verantwoordelijk is voor het ontvangen van geld uit de verkoop van goederen en diensten, dan is de tweede verantwoordelijk voor het betalen van goederen en diensten die nodig zijn voor het bedrijf. Dit artikel leert u hoe u debiteuren kunt bijhouden, ervan uitgaande dat de klant de goederen of diensten al heeft ontvangen en de factuur ook ter betaling is verzonden.

Stappen

1. 1 Maak voor elke klant een apart account aan in uw boekhoudsysteem. Voor het bijhouden van kleine administraties kunt u Excel (Microsoft Excel) gebruiken. Als u echter een groot aantal transacties heeft, is het beter om speciale boekhoudprogramma's zoals 1C, QuickBooks te gebruiken.
   • U moet over de gegevens van het bedrijf beschikken: naam, contactpersoon, adres, telefoonnummer en fax.
   • Voer de informatie in het elektronische systeem in door ze een rekeningnummer of identificatiecode toe te kennen.
   • Wanneer u goederen of diensten aan deze klant verkoopt, voert u de informatie in op hun factuur.
   • Houd gegevens elektronisch bij en bewaar papieren kopieën indien vereist door boekhoudbeleid.
2. 2 Maak een rapport van personen met achterstallige schulden van meer dan 30 dagen in het boekhoudprogramma voor maandelijkse boekhouding. Zorg ervoor dat uw facturen professioneel zijn opgemaakt en voorzien van uw bedrijfslogo en naam, evenals adres en telefoon- en faxnummers.
   • Gebruik debiteuren alleen voor die klanten die aan u verschuldigd zijn. Stuur deze klanten een lijst met transacties. Dit document moet ook de datum van aankoop, het verschuldigde bedrag, de kosten verbonden aan levering en aanvullende diensten vermelden.
   • Elke factuur voor betaling moet de boete vermelden die wordt toegepast in geval van niet-tijdige betaling. Over dergelijke voorwaarden dient met de opdrachtgever te worden onderhandeld.
   • Facturen die na de afgesproken vervaldatum worden betaald, moeten ook in het rapport worden opgenomen. Maak een lijst met de aankoopdatum en de late betalingsdatum (bijvoorbeeld 30, 60, 90 en 120 dagen of meer).
3. 3 Voer betalingsinformatie in wanneer het geld van de klant wordt ontvangen, waardoor zijn schuld aan uw bedrijf wordt gesloten.
4. 4 Schakel een incassobureau in als u een langlopende achterstallige schuld heeft. Zo vermindert u dubieuze debiteuren en verhoogt u uw vermogen in omloop.

Tips

• Veel boekhoudprogramma's hebben formulieren voor het genereren van de vereiste rapporten. U kunt echter ook formulieren op internet vinden. SampleWords.com heeft verschillende formulieren in het Engels die gratis te downloaden zijn.

Waarschuwingen

• Het is in uw belang om scans van bestellingen, verzenddocumenten en andere documenten in aparte elektronische mappen op te slaan, als u het niet nodig acht om ze op papier te bewaren. Het is beter om veel documenten te hebben dan niet genoeg als je de schuld van de klant moet bewijzen.