Schrijver:
Monica Porter
Datum Van Creatie:
21 Maart 2021
Updatedatum:
3 Juli- 2024
Inhoud
Als je wilt dat iemand het evenement of het werk dat je doet sponsort, moet je een open sponsorbrief schrijven. Uw brief moet niet alleen uw sponsor overtuigen dat wat u doet de donatie waard is, maar ook duidelijk aangeven welke voordelen de donor zal ontvangen. Een redelijke sponsorbrief is de belangrijkste factor bij de beslissing of u financiering kunt aanvragen of volledig genegeerd kunt worden.
Stappen
Deel 1 van 3: Voorbereiding op een beurs
Bepaal duidelijk uw doelen. Wat hoop je in het bijzonder te krijgen met je sponsorbrief? Wat wil je laten zien? Welke activiteit moet u financieren en waarom is deze belangrijk? Voordat u een sponsorbrief schrijft, moet u de antwoorden op de bovenstaande vragen weten.
- Openingen voor sponsoring moeten duidelijk en gericht zijn. Een onduidelijke open brief of je weet niet zeker wat je nodig hebt of waarom, levert geen goed resultaat op.
- Begrijp waarom u uw doel moet bereiken. Een sponsorbrief heeft een grotere kans op succes als deze een bepaalde betekenis heeft. Overtuig uw donateur waarom het de moeite waard is om hun tijd of geld bij te dragen. U kunt ze bijvoorbeeld een verhaal vertellen over hoe het evenement een individu of een gemeenschap zou kunnen helpen.
Maak een lijst met sponsors. Wie van hen kan uw evenement ondersteunen? Misschien helpt een bedrijfseigenaar u om een persoonlijke reden. Of misschien komt er een non-profitorganisatie die soortgelijke activiteiten heeft ondersteund. Wie heeft dergelijke evenementen gesponsord? Je moet heel voorzichtig leren.- Vergeet niet om personen of bedrijven op te nemen die een persoonlijke relatie met u of uw collega's hebben. Onderschat nooit persoonlijke relaties.
- Laat kleine bedrijven niet over het hoofd. De kans is groot dat ze u ook graag helpen. Vergeet niet te benadrukken waar u het evenement gaat organiseren. Lokale bedrijven willen vaak relaties onderhouden met de mensen daar, omdat dit voor hen veel voordelen oplevert.
- Als u in een team werkt, verdeel de lijst met sponsors dan gelijkelijk voor elk teamlid dat verantwoordelijk is voor het contacteren van hen.
Wees zeker van wat je wilt. Er zijn veel verschillende manieren om te sponsoren. Voordat u een brief schrijft, moet u zeker weten wat u wilt.- Contante hulp of schenking zijn beide mogelijk. Hulp bij donaties betekent dat het bedrijf producten, voorraden weggeeft of soms diensten levert die op het evenement kunnen worden gebruikt in plaats van contant geld.
- Misschien bent u bereid hulp te aanvaarden met human resources in plaats van producten. Wat het doel ook is, u moet duidelijk zijn over wat u wilt.
Wees zeker van wat u aanbeveelt. Doorgaans bieden sponsorbrieven ontvangers de mogelijkheid om te kiezen tussen verschillende financieringsniveaus. Hierdoor kunnen kleine bedrijven die niet zoveel budget hebben als grote bedrijven deelnemen.- Bepaal de financieringsniveaus.U moet duidelijk de verschillende voordelen schetsen die met elk financieringsniveau kunnen worden bereikt. Wie meer geeft, krijgt er meer voor terug.
- Banneradvertenties, openbare aankondigingen over bedrijfs- of sponsorinformatie, bedrijfslogo's die op uw website of in advertentieprogramma's verschijnen, zijn enkele voorbeelden van de voordelen die u kunt bieden.
Geef de naam op van de persoon die de brief zal ontvangen. Voeg geen ontvangers in het algemeen toe, zoals "Voor geïnteresseerden". Dat lijkt een beetje oppervlakkig.
- Meestal is de persoon die u moet sturen de manager personeelszaken of de chief operating officer. U moet het bedrijf rechtstreeks bellen of op de website achterhalen wie er verantwoordelijk is voor sponsoring. Raad het niet! De sponsorbrief moet aan de juiste mensen worden gericht om succesvol te zijn. Zorg ervoor dat u de exacte naam en functie van de te verzenden persoon noteert.
- U moet er ook achter komen of het bedrijf of de organisatie een filantropisch beleid heeft, zodat u geen tijd hoeft te verspillen en uw verzoek in verband kunt brengen met het beleid.
Deel 2 van 3: Structuur begrijpen
Laten we eens kijken naar enkele van de sponsoropeningen. U kunt gemakkelijk vele vormen van sponsorbrieven online vinden. Sommigen van hen vereisen vergoedingen, maar de meeste zijn gratis. U moet brieven lezen die het juiste formaat en de juiste inhoud hebben.
- Kopieer echter geen voorbeeldbrief. U moet uw brief aanpassen om deze minder rigide en persoonlijker te maken.
- Als u bijvoorbeeld weet dat de CEO van het bedrijf een persoonlijke band heeft met uw doelen. U kunt uw brief aan die persoon personaliseren. Wees u bewust van het bedrijf of de persoon waarnaar u solliciteert en pas de brief aan elke persoon aan.
Kies de juiste formulering. Dit hangt af van wie de ontvanger is. U moet echter altijd professioneel zijn en geen overdreven spreektaal gebruiken.
- Schrijf schriftelijk met uw logo en organisatienaam klaar. Hierdoor ziet uw verzoek er professioneler uit. Als u zelffinanciering aanvraagt, kunt u nog steeds uw eigen professionele briefsjabloon maken met uw naam erop gedrukt.
- Als u naar een ander bedrijf of een andere organisatie schrijft, schrijf dan zo formeel mogelijk. Als je naar een familielid of vriend schrijft, kun je een meer informele benadering gebruiken, maar wees toch niet te informeel, omdat dit aantoont dat je de ontvanger niet respecteert. Daarom levert het schrijven van een e-mail met een informele stijl in beide gevallen vaak niet het verwachte resultaat op.
Gebruik alstublieft Standaard sjablonen voor zakelijke brieven. Een typische claimbrief gebruikt vaak hetzelfde sjabloon als zakelijke brieven. Gebruik het juiste sjabloon als u niet wilt dat uw brief er onprofessioneel uitziet.
- Begin de brief met de datum gevolgd door de naam en het adres van de sponsor.
- Spatie vervolgens een regel uit en begin de begroeting met: Geachte (naam ontvanger) vergezeld van een komma.
- Hou het kort. Idealiter is de sponsorbrief ongeveer één pagina lang. Mensen hebben vaak niet genoeg tijd om meer te lezen. De meeste donateurs besteden slechts ongeveer "een minuut" aan uw brief. Je moet dus niet alleen in het kort schrijven, maar ook duidelijke en duidelijke inhoud.
- Stuur dan een mail per mail. Door e-mail te gebruiken om sponsoring aan te vragen, krijgen ze vaak het gevoel dat je er niet echt veel aandacht aan besteedt.
Sluit de brief af met een bedankje. Aan het einde van het bericht moet u de ontvanger bedanken voor de zorg. Zorg ervoor dat u een lijn uitlijnt en laat voldoende ruimte over om te ondertekenen.
- Beëindig uw brief met een professionele goedkeuring, bijvoorbeeld: met vriendelijke groet, gevolgd door uw naam, titel en handgeschreven handtekening.
- Voeg de vereiste documenten toe. U wilt waarschijnlijk uw voorgedrukte brochures bij uw sponsorbrief voegen om u details over uw evenement of bedrijf te geven. Dit zal het vertrouwen vergroten en ervoor zorgen dat het bedrijf zich prettiger voelt om u te ondersteunen.
- Evenzo, als uw organisatie bij de krant komt, kunt u deze bijvoegen om uw werk te ondersteunen.
Deel 3 van 3: Volledige inhoud
De introductie moet goed worden voorbereid. Aan het begin van de brief stelt u uzelf, uw bedrijf of uw evenement specifiek voor. Niet bellen. De ontvanger moet vanaf het begin het juiste probleem kennen.
- Ga er niet vanuit dat ze weten wie u bent of wat uw organisatie doet. Leg alles duidelijk uit. Begin met informatie over het bedrijf (als het een open brief van belangstelling is) of persoonlijke informatie (als het een sponsorbrief voor jezelf is). ABC-organisatie is bijvoorbeeld een non-profitorganisatie met het doel ... enz.
- Door een aantal prestaties te benadrukken, is gebleken dat het sponsoren van uw werk geen enkel risico met zich meebrengt. Wees duidelijk en specifiek over hoe u het geld gaat gebruiken.
- In de tweede of eerste alinea moet u uw verzoek rechtstreeks aangeven en uitleggen waarom u het nodig heeft.
Geef een overzicht van de voordelen. Om u te sponsoren, moet een bedrijf of een individu de voordelen zien die ze eruit zullen halen. Markeer daarom in het middelste deel van de brief de voordelen voor de weldoeners.
- Als de sponsor bijvoorbeeld de aandacht van het publiek trekt door dat incident, leg dan in detail en details uit: wordt het evenement op tv gefilmd? Hoeveel mensen zullen aanwezig zijn? Zijn er VIPS-gasten? Als andere gerenommeerde bedrijven of hun concurrenten uw evenement sponsoren, vermeld dat dan.
- Laat uw sponsor worden geselecteerd. Ze zullen blij zijn als er verschillende opties zijn die passen bij hun behoeften en budget.
Overtuig ze met het echte bewijs. Bijvoorbeeld een aantal specifieke bezoekersaantallen of statistieken over het aantal mensen dat ze kunnen bereiken.
- En vergeet niet factoren die hun empathie kunnen prikkelen - bijvoorbeeld een verhaal vertellen over een persoon die hulp krijgt als hij heel kort kan zijn (in een zin of twee), erg ontroerend.
- Leg uit hoe u uw donateur bekend kunt maken door middel van hun sponsoring. Misschien hebben ze een vrije ruimte voor uw evenementenstand die het sponsorbedrag waard is.
- Geef de nodige informatie in de sponsorovereenkomst die ze nodig hebben om te beslissen. Vergeet niet uw contactgegevens op te nemen. U kunt ook uw persoonlijke adres en voorgestempelde enveloppen toevoegen, zodat ze gemakkelijker kunnen reageren. Vergeet niet de datum te vermelden waarop u een antwoord nodig heeft.
- Vraag de sponsor op welke manier ze gepromoot willen worden. Hoe verschijnen bijvoorbeeld hun namen of bedrijven of willen ze bekend worden? Geef een paar suggesties, maar geef het absoluut niet toe. Vraag alstublieft!
Biedt basisinformatie over uw evenement. U dient hen specifieke informatie te verstrekken die uw organisatie of persoon ten goede komt.
- Als u bijvoorbeeld een donatiebrief aan het goede doel schrijft, leg dan de basisinformatie over het goede doel uit, zoals wanneer het werd opgericht, wie de leider is, reageert het. en de prijzen en beloningen die het fonds heeft ontvangen.
- Bewijs het, niet alleen woorden. Vertel ze niet alleen dat uw organisatie of evenement goed is en het overwegen waard is. Overtuig hen met concreet bewijs dat aantoont hoe goed uw organisatie of evenement is en waarom. Gewoonlijk is het concrete bewijs overtuigender.
Kom alsjeblieft naar de plek. Een enkele brief sturen is niet de beste manier om een relatie op te bouwen. Hoewel een open brief om sponsoring te vragen ook geen slecht idee is, is persoonlijk gaan toch een slimmere manier van handelen.
- U kunt bellen of persoonlijk gaan als u binnen 10 dagen geen reactie ontvangt. Houd er echter rekening mee dat de CEO's van bedrijven het extreem druk hebben en dat kan frustrerend zijn.Maak dus van tevoren een afspraak of bel.
- Zorg ervoor dat u uw verwachtingen voor uw project communiceert. Vermijd negatieve dingen te noemen. Laat ze niet denken dat je smeekt of probeert om ze in een riskante aangelegenheid te lokken.
- Als het antwoord "misschien" is, wees dan niet bang om het opnieuw te proberen. Kom ze gewoon niet meteen of te veel lastig vallen, het zal ze ongemakkelijk maken.
- Nooit te zelfverzekerd. Ga er niet vanuit dat ze uw afspraak plannen of u sponsoren. Bedank hen voor hun overweging.
- Vergeet hen niet te bedanken als u gesponsord wordt.
Proeflezen. U kunt uw kansen op financiering verliezen als u de open brief niet zorgvuldig doorneemt. Letters gevuld met spelfouten of grammaticale fouten zien er onprofessioneel uit. En waarom zou iemand willen dat zijn naam bij zo'n gebrek aan professionaliteit past?
- Controleer de interpunctie. Veel mensen weten niet hoe ze komma's of apostrofs correct moeten gebruiken. Deze kleine dingen spelen ook een zeer belangrijke rol.
- Test een kopie van uw brief en lees hem steeds opnieuw een paar uur. Soms zijn uw ogen zo vertrouwd met online inhoud dat het gemakkelijk is om de basistypefouten te negeren wanneer u op een computer leest.
- Zorg ervoor dat u het in een speciale zakelijke envelop verzendt.
- Hier is een voorbeeld: advertentie
Adres: _________ _________________ _________________
Geachte meneer en mevrouw: _______,
Ik werd onlangs uitgenodigd om deel te nemen aan de voorronde van de Miss States of America-wedstrijd. En tijdens de vooronderzoeksronde zal ik de gelegenheid krijgen om geselecteerd te worden als de staatsvertegenwoordiger om deel te nemen aan de Miss American States.
Ik zou het erg op prijs stellen als u mij zou kunnen helpen sponsoren in de Miss Colorado-competitie. De wedstrijd zal ongeveer 20-50 deelnemers hebben. Dit evenement zal worden uitgezonden op een lokaal kanaal met ongeveer 200.000 - 300.000 toeschouwers en de namen van al mijn sponsors zullen zowel tijdens het optreden als op de officiële website van de wedstrijd verschijnen.
Er zijn verschillende financieringsniveaus. U kunt een van de onderstaande opties kiezen om mij te helpen.
$ ____ - Uw naam, informatie en logo
$ ____ - Uw naam en gegevens
$ ____ - Uw naam en logo
$ ____ - Uw naam
Als je geïnteresseerd bent in deze sponsoring, reageer dan op ___________________.
Ik dank oprecht.
Beste wensen,
(Teken)
Voor-en achternaam
Advies
- Geef geen bevelen. Vraag beleefd.
- Zoek er een primaire contactpersoon in plaats van secretaris of derde partij.
- Tenzij uw handschrift erg mooi is, typt u. Dit ziet er professioneler uit.
- Druk de brief af op papier van hoge kwaliteit
- Bedrijven krijgen vaak veel sponsoraanbiedingen voor verschillende evenementen, dus zorg ervoor dat u hen de reden geeft waarom dat bedrijf de meest geschikte sponsor voor het evenement is. uw rechtszaak.
- Voeg een sponsorformulier toe dat het bedrijf moet invullen.
