Inhoud

• Stappen
• Deel 1 van 3: Bereid u voor op het importeren van gegevens uit Excel in Access
• Deel 2 van 3: Gegevens importeren uit Excel in Access
• Deel 3 van 3: De wizard Gegevens importeren gebruiken
• Waarschuwingen

Access is een relationeel databasebeheersysteem waarin u een of meer Excel-spreadsheets kunt importeren en hun homogene elementen kunt afstemmen. Bovendien kunt u met Access een grote hoeveelheid gegevens verzamelen en analyseren, aangezien één Access-bestand meerdere Excel-tabellen bevat. Maar eerst moet u gegevens uit Excel importeren in Access; dit kan worden gedaan door een paar basisstappen te volgen.

Stappen

Deel 1 van 3: Bereid u voor op het importeren van gegevens uit Excel in Access

1. 1 Start Excel en Access op uw computer. U moet een Microsoft Office-pakket kopen en downloaden dat zowel Excel als Access bevat. Dit kan op de officiële Microsoft-website.
   • Nadat u Microsoft Office hebt geïnstalleerd, klikt u in Windows op "Start" - "Alle programma's".
   • Klik op "Microsoft Office" en selecteer "Toegang" (of "Excel") in het menu dat wordt geopend. Waarschijnlijk heb je al een Excel-spreadsheet die je hebt gedownload of per e-mail hebt ontvangen. Met behulp van Excel kun je zo'n tabel openen.
2. 2 Verwerk de Excel-tabel voordat u de gegevens in Access importeert. Dit zal de taak van het overbrengen van gegevens van Excel naar Access aanzienlijk vergemakkelijken.Het komt erop neer dat in verschillende tabellen bepaalde gegevens hetzelfde formaat moeten hebben.
   • Zorg er eerst voor dat de eerste rij van elke geïmporteerde tabel de kolomnamen (headers) bevat - de namen moeten duidelijk de gegevens beschrijven die in de kolommen zijn ingevoerd. Als een kolom bijvoorbeeld de achternaam van mensen bevat, geeft u deze de naam Achternamen. Geef het een nauwkeurige naam om het gemakkelijker te maken om de kolomkoppen in verschillende tabellen met elkaar in overeenstemming te brengen.
   • In Access kunt u vergelijkbare items in twee of meer Excel-tabellen afstemmen. U hebt bijvoorbeeld een Excel-spreadsheet met salarisgegevens die uw volledige naam (achternaam, voornaam, patroniem), adressen en salarisbedragen bevatten. Stel dat u deze tabel wilt vergelijken met een andere tabel die gegevens bevat over donaties aan een bepaald project (naam, adressen en donatiebedragen). In Access kunt u kolomkoppen consistent maken in tabellen. Koppel in ons voorbeeld de kolomnamen aan de achternamen om te zien welke personen in beide tabellen voorkomen.
   • Bekijk elk Excel-spreadsheet en zorg ervoor dat de gegevens hetzelfde formaat hebben; verwerk anders de tabel om de gegevens naar hetzelfde formaat te brengen. Deze benadering van gegevensindeling weerspiegelt het woord "relationeel" (van relatie) in de beschrijving van Access. Als bijvoorbeeld achternamen, voornamen en patroniemen zijn ingevoerd in de kolom "Volledige naam" in de salaristabel en alleen achternamen en voornamen worden ingevoerd in de kolom "Volledige naam" in de tabel met donaties, dan beschouwt deze kolommen niet als homogeen (dat wil zeggen, het zal ze niet kunnen matchen). Daarom moeten zowel de kolomnamen als het formaat van de gegevens in deze kolommen hetzelfde zijn.
3. 3 Verdeel de gegevens in de kolommen van het Excel-spreadsheet. Om de elementen van het Excel-spreadsheet homogeen te maken (voor import in Access), scheidt u de informatie in de juiste kolommen.
   • U kunt bijvoorbeeld de achternaam in de ene kolom plaatsen, de voornaam in de tweede en de middelste naam in de derde. Doe hetzelfde met de corresponderende kolom in de tweede tabel. Nu kunt u in Access bijvoorbeeld achternamen uit de ene tabel matchen met achternaam uit een andere, en mensen vinden die in beide tabellen voorkomen.
   • Om gegevens in een Excel-kolom te splitsen, selecteert u de gewenste kolom. Klik op de werkbalk op Gegevens. Klik vervolgens op Tekst op kolommen. Het wordt aanbevolen om de optie Gescheiden te selecteren. Klik vervolgens op Volgende.
4. 4 Volg de aanwijzingen van de wizard Tekst om gegevens in één kolom te scheiden. Volg deze stappen:
   • Selecteer een scheidingsteken tussen gegevens. Onthoud dat de informatie die in de cel is ingevoerd, wordt gescheiden door een soort symbool. Meestal is dit scheidingsteken een spatie, komma of puntkomma. In de overgrote meerderheid van de gevallen wordt informatie gescheiden door een spatie. In een cel wordt bijvoorbeeld de volgende informatie ingevoerd: Ivanov Ivan Ivanovich. Hier wordt de achternaam gescheiden van de voornaam door een spatie, en de voornaam wordt ook gescheiden van het patroniem door een spatie. Selecteer in dit geval de optie "Spatie" in het venster Tekstwizard.
   • Klik volgende. Klik vervolgens op Voltooien. De kolom met de cel "Ivanov Ivan Ivanovich" zal in drie kolommen worden verdeeld. Nu kunt u een naam toewijzen aan elk van de drie nieuwe kolommen, dat wil zeggen, noem ze als "Achternaam", "Voornaam", "Patroniem". Voordat u de informatie rechts van de gesplitste kolom splitst, voegt u enkele lege kolommen in zodat Excel de gesplitste gegevens daarin invoert (en niet in de kolommen met andere gegevens die al zijn ingevuld).

Deel 2 van 3: Gegevens importeren uit Excel in Access

1. 1 Toegang starten. Klik hiervoor op "Start" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access". Als u gegevens uit Excel wilt importeren, maakt u een nieuwe Access-database.
   • Als u een database wilt maken, klikt u in het venster Access op Nieuwe database.
   • Geef de aangemaakte database desgewenst een naam. Klik vervolgens op "Maken".
2. 2 Importeer uw Excel-spreadsheet in Access. U kunt nu gegevens uit een of meer Excel-spreadsheets importeren in Access.
   • Klik op de werkbalk (in het venster Toegang) op Externe gegevens.In sommige versies van Access klikt u op de werkbalk op Bestand - Externe gegevens.
   • Klik onder Bestandsnaam op Bladeren om de gewenste Excel-tabel te vinden.
   • Vink het vakje aan naast "Importeer onbewerkte gegevens in een nieuwe tabel in de huidige database" (deze optie is standaard ingeschakeld).
   • Wanneer u de gewenste tafel heeft gevonden, klikt u erop. Klik vervolgens op "OK". De wizard Gegevens importeren uit Excel naar Access wordt geopend.

Deel 3 van 3: De wizard Gegevens importeren gebruiken

1. 1 Volg de instructies van de wizard Gegevens importeren. U moet dit doen om het importproces van het Excel-spreadsheet in Access te voltooien.
   • Selecteer het blad in het Excel-spreadsheet waarvan u de gegevens in Access wilt importeren. Soms is dit heel eenvoudig, omdat de tabel maar één blad bevat. Maar soms bevat één Excel-spreadsheet veel bladen, waarvan de tabbladen onderaan het Excel-venster verschijnen; in dit geval moet u een specifiek blad specificeren. Klik vervolgens op Volgende.
   • Er verschijnt een venster met de vraag of de eerste rij van de tabel kolomkoppen bevat. Dit verwijst naar de namen die kenmerkend zijn voor de gegevens in elke kolom (bijvoorbeeld achternaam, adres, salaris, enzovoort). Het is fijn als je het Excel-spreadsheet al eerder hebt bewerkt, zodat de eerste rij strikt gedefinieerde kolomnamen bevat; vink in dit geval de optie aan dat de eerste rij de kolomkoppen bevat. Klik vervolgens op Volgende.
   • Als er geen kolomkoppen in de eerste rij zijn, wordt een venster geopend waarin u wordt gevraagd of u de "velden" een naam wilt geven (in Access zijn "velden" kolomkoppen). Als je nog niet eerder kolomnamen hebt ingevoerd, doe dat dan nu.
2. 2 Voltooi het importeren van gegevens. Er zijn nog maar een paar stappen om te voltooien. Definieer in het geopende venster de primaire sleutel (als je wilt).
   • Je kunt dit doen, maar het hoeft niet. De primaire sleutel is een uniek nummer dat aan elke rij gegevens is toegewezen; dit kan handig zijn bij het sorteren van gegevens. Klik vervolgens op Volgende.
   • In het laatste venster wordt de standaardnaam weergegeven. U kunt de Excel-tabel hernoemen (wanneer het importeren is voltooid, verschijnt deze als een Access-tabel aan de linkerkant van het scherm).
   • Klik op Importeren en klik vervolgens op Sluiten. De tabel wordt aan de linkerkant van het scherm weergegeven; dit betekent dat het volledig wordt geïmporteerd in Access.
   • Als u meerdere databases wilt afstemmen, volgt u de bovenstaande stappen om een ​​of meer extra Excel-tabellen te importeren. U kunt nu beginnen met het afstemmen van uw gegevens in Access.

Waarschuwingen

• Houd er rekening mee dat als de versie van Excel waarin de tabel is gemaakt, verschilt van de versie van Access, u problemen kunt ondervinden bij het importeren van de gegevens.
• Om te herhalen, verwerkt u het Excel-spreadsheet voordat u de gegevens importeert. Dat wil zeggen, let op het formaat van de gegevens waarmee je aan de slag gaat.
• Maak een kopie van de originele tabel zodat u als laatste redmiddel de gegevens opnieuw kunt importeren.
• Access kan maximaal 255 kolommen importeren.