Inhoud

• Stappen
• Deel 1 van 4: Voorbereiden om het charter te schrijven
• Deel 2 van 4: Reglement schrijven
• Deel 3 van 4: De statuten invullen
• Deel 4 van 4: Het handvest bewaren en gebruiken
• Tips

Non-profitorganisaties, juridische entiteiten en organisaties in andere landen kunnen deze formele en wettelijk erkende bron gebruiken om de manier waarop de organisatie functioneert te identificeren. Het wordt het handvest genoemd en het wordt toegepast op het management van verschillende ondernemingen en instellingen, het is uiterst belangrijk. De statuten worden vaak gezien als de "operationele handleiding" van de organisatie. Als u een charter voor een bedrijf of organisatie moet schrijven, vindt u in dit artikel instructies voor het schrijven van een charter waarmee u uw organisatie effectief kunt beheren.

Stappen

Deel 1 van 4: Voorbereiden om het charter te schrijven

1. 1 Benoem twee, drie leden van de organisatie om de statuten te schrijven. Het is noodzakelijk om de meerderheid of alle leden van de organisatie te raadplegen die aan de oorsprong stonden van de oprichting ervan. Het is onwaarschijnlijk dat u de enige bent en u zult hem alleen moeten schrijven. Wijs ten minste twee of drie extra assistenten aan die zullen bijdragen en u zullen helpen bij het schrijven van het charter.
   • Als u een non-profitorganisatie start, moet u een raad van bestuur oprichten die voor investeringen zorgt en helpt bij het schrijven van de statuten. Door in teamverband te werken zorg je ervoor dat alle functies worden gepresenteerd en verantwoord in de statuten.
2. 2 Structureer het charter als een diagram. Het wordt meestal geschreven in de vorm van alinea's en alinea's. Deze structuur maakt uw statuten gemakkelijk leesbaar en in lijn met andere statuten. Dit maakt het gemakkelijk om informatie te vinden over stemregels, commissies en andere elementen waar u mogelijk vragen over heeft wanneer de organisatie begint te werken.
3. 3 Begin elk artikel met de kop ITEM. Deze koppen worden vet gedrukt en genummerd met Romeinse cijfers. Centreer de titel op de pagina.
   • Het eerste item zou bijvoorbeeld de titel hebben: ITEM I: ORGANISATIE. Tweede punt: PUNT II: DOELSTELLINGEN.
4. 4 Nummer elke alinea-onderkop in elk artikel. Geef bij elke alinea een korte beschrijving.
   • U kunt bijvoorbeeld schrijven: Paragraaf 1. Regelmatige vergaderingen. Daarna volgt een samenvatting van de notulen van de reguliere vergaderingen. Specificeer dan: Paragraaf 2: Bijzondere Bijeenkomsten. Daarna volgt een samenvatting van de notulen van de ad-hocvergaderingen.
5. 5 Gebruik eenvoudige maar begrijpelijke taal voor uw charter. Het charter is geen willekeurig document. Het bevat alle formaliteiten die in de rechtbank kunnen worden aangekondigd of die professionals kunnen helpen de specifieke regels en voorschriften van de organisatie te begrijpen.Bekijk voorbeeldstatuten, gebruik de juiste woordenschat om het document er professioneel uit te laten zien. Zorg voor de juiste stijl.
   • Het is niet nodig om juridische taal te gebruiken in het charter. Gebruik eenvoudige taal die gemakkelijk te begrijpen is.
   • Laat details achter voor de managementstrategie. Het charter bevat de basisprincipes van het management die zijn ontworpen om een ​​specifieke strategie te implementeren. Daarom moet het handvest flexibel zijn en geïnterpreteerd worden in overeenstemming met een meer gedetailleerde strategie. Het charter is een relatief algemeen document.
6. 6 Pas het charter van uw organisatie aan. Veel sjablonen en andere richtlijnen voor het opstellen van de statuten moeten specifiek op uw organisatie worden afgestemd. Elke organisatie heeft zijn eigen behoeften die in het charter tot uiting moeten komen.
   • 'Schrijven van de kerkelijke oorkonde': in de kerkelijke oorkonde wordt een paragraaf over de congregatie van priesters opgenomen. In deze sectie wordt de houding van priesters ten opzichte van de congregatie onderzocht, over de wijding van priesters en over het proces van het aantrekken van een nieuwe priester of het verwijderen van de huidige.

Een voorbeeldcharter zou kunnen beginnen met de woorden: “De priester is de religieuze en spirituele leider van de kerk. Hij of zij moet vrij zijn om te prediken en te spreken. De priester is ambtshalve lid van de Raad en alle commissies, met uitzondering van de Benoemingscommissie.” # "" Corporate statuten schrijven "": Bij het schrijven van corporate statuten kunt u ook paragrafen opnemen over de frequentie van aandeelhoudersvergaderingen, kwesties met betrekking tot de aandelen van het bedrijf, enzovoort.

Deel 2 van 4: Reglement schrijven

1. 1 Schrijf een alinea met de naam van de organisatie. Dit is de korte officiële naam van uw organisatie. Op dit punt kunt u ook informatie geven over de locatie van uw kantoor. Als de organisatie geen vaste locatie heeft (als je bijvoorbeeld een online groep bent), vermeld dan het adres niet.
   • In deze paragraaf kun je schrijven: "De naam van de ABC Elementaire PTO."
2. 2 Schrijf een paragraaf over de doelen van de organisatie. Het zal uw doelverklaringen bevatten. Het kan vrij eenvoudig zijn, slechts één zin. Je kunt het ingewikkelder maken als je wilt.
   • Voorbeeld: "ABC Elementary is gemaakt om het ouderschap te ondersteunen door de banden tussen school, ouders en leerkrachten te versterken."
3. 3 Schrijf een lidmaatschapsclausule. Deze clausule behandelt verschillende paragrafen, waaronder de geschiktheid (wie kan lid worden en hoe), lidmaatschapskosten (moet ik betalen om lid te worden van de organisatie? Moet ik jaarlijks betalen?), Klassen van leden (actief, inactief), vereisten voor het lidmaatschap van de organisatie blijven en het opgeven van het lidmaatschap.
   • Een voorbeeld voor de eerste alinea onder het kopje Lidmaatschap: "Het lidmaatschap staat open voor iedereen die zich inzet voor de doelen en programma's van de kerk, ongeacht ras, geloofsovertuiging, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, nationale afkomst, mentale of fysieke problematiek. " Beschrijf in de volgende paragrafen de vergoedingen, lidmaatschapsvereisten en hoe u de organisatie kunt verlaten.
4. 4 Schrijf een paragraaf gewijd aan ambtenaren. Deze clausule zal bestaan ​​uit verschillende paragrafen met betrekking tot ambtenaren, waaronder een lijst van ambtenaren, hun taken, procedures voor benoeming en verkiezing, ambtstermijnen (hoe lang zij in functie kunnen zijn).
   • In de eerste alinea zou je bijvoorbeeld kunnen schrijven: "De mensen in de organisatie zijn een president, een vice-president, een secretaresse, een accountant en drie directeuren." Dit wordt gevolgd door paragrafen waarin de verantwoordelijkheden van elke ambtenaar worden beschreven, enzovoort.
5. 5 Schrijf een paragraaf over vergaderingen. Deze clausule omvat een aantal paragrafen waarin wordt beschreven hoe vaak de vergaderingen plaatsvinden (kwartaal? Halfjaarlijks?), Waar de vergaderingen worden gehouden (op de werkplek?), En hoeveel stemmen kunnen worden uitgebracht voor het wisselen van locatie.
   • Deze clausule bepaalt ook het aantal leden voor het quorum en het aantal bestuursleden dat aanwezig moet zijn om de verandering van locatie te laten plaatsvinden. Als een organisatie negen bestuursleden heeft en het charter vereist dat tweederde van de raad van bestuur een quorum vormt, dan moeten er ten minste zes bestuursleden aanwezig zijn om beslissingen te nemen in het belang van de organisatie. Sommige staten kunnen een minimum vereisen om een ​​quorum te creëren; controleer deze informatie bij de staatssecretaris.
   • Voorbeeld van de eerste alinea van deze clausule: "Regelmatige bestuursvergaderingen worden gehouden op de eerste dinsdag van elke maand." Ga dan verder met de andere paragrafen van de paragraaf.
6. 6 Schrijf een clausule over de commissie. Comités zijn specifieke entiteiten van uw organisatie, die een vrijwilligerscomité, gemeenschapscomité, lidmaatschapscomité, fondsenwervingscomité, enzovoort kunnen zijn. Geef voor elk een korte beschrijving. Volg ook een korte beschrijving van hoe de comités moeten worden gevormd (benoemd door de Raad van Bestuur?).
   • Voorbeeldclausule: "Het Genootschap heeft de volgende vaste commissies", gevolgd door een lijst en een korte beschrijving van de commissies.
7. 7 Schrijf een clausule over parlementaire bevoegdheden. Parlementaire bevoegdheden zijn een reeks principes die bepalen hoe uw organisatie wordt bestuurd. Veel organisaties houden zich aan Robert's "Rules of Procedure". Een gids voor parlementaire procedures op basis van huisregels; richtlijnen voor het organiseren van een vergadering om ervoor te zorgen dat alle stemmen worden gehoord en verantwoord. De clausule inzake parlementaire bevoegdheden zal worden aangeduid als de specifieke bron die het charter, de procedures en de activiteiten van de organisatie regelt.
   • Voorbeeld: Robert's "Rules of Procedure" zijn van toepassing op vergaderingen wanneer ze niet in strijd zijn met het charter van de organisatie. "
8. 8 Schrijf clausule Wijzigingen en andere bepalingen. Hoewel de statuten bedoeld zijn om nuttig te zijn en van toepassing zijn in veel situaties die zich kunnen voordoen in de loop van het functioneren van een organisatie, vereisen ze van tijd tot tijd wijzigingen. De beschrijving in het charter van het proces waarmee het kan worden veranderd, toont aan dat uw organisatie flexibel is en klaar voor verandering. Maak het proces van wijziging van de statuten niet te ingewikkeld; Concentreer u op een proces dat past bij de cultuur en het beleid van uw organisatie. ... U kunt ook een paragraaf over de bijzonderheden van het fiscale jaar opnemen, of het fiscale jaar in een aparte paragraaf beschrijven.
   • Voorbeeld van wijzigingsclausule: “Deze statuten kunnen op elke vergadering worden gewijzigd of vervangen met een meerderheid (2/3) meerderheid van de aanwezigen die hun stem uitbrengen. Melding van geplande wijzigingen moet worden opgenomen in de notulen van de vergadering. ”
9. 9 Schrijf een belangenconflictclausule. Uw organisatie moet zichzelf beschermen tegen persoonlijke of financiële belangenconflicten in de Raad van Bestuur of een andere functionaris. Voeg een artikel toe dat definieert wat er gebeurt in het geval van een dergelijk conflict.
   • Voorbeeld: “Wanneer een directeur of functionaris een financieel of persoonlijk belang heeft bij een aangelegenheid die ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur is voorgelegd, moet hij a) zijn ware belang volledig bekendmaken en b) zich terugtrekken uit discussies, lobbyen en stemmen over de kwestie. Elke transactie of stem met een potentieel potentieel belangenconflict kan alleen worden goedgekeurd wanneer een meerderheid van de belangeloze bestuurders heeft vastgesteld dat de transactie of stem in het belang van de organisatie is.
10. 10 Schrijf het item Liquidatie van de organisatie. Sommige staatswetten vereisen deze clausule, die beschrijft hoe de organisatie moet worden gesloten. Dit is een goed idee, zelfs als de staat van uw organisatie deze clausule niet vereist, omdat het uw organisatie zal helpen beschermen in het geval van een intern conflict.
    • Hier zou je kunnen schrijven: "De organisatie kan worden geliquideerd na voorafgaande waarschuwing (14 kalenderdagen) en met instemming van ten minste twee derde van de aanwezigen op de vergadering."
    • Sommige staten eisen dat organisaties een liquidatieclausule opnemen in hun statuten. Check deze informatie bij de staatssecretaris

Deel 3 van 4: De statuten invullen

1. 1 Combineer alle punten in één document. Gebruik het opgegeven formaat voor het hele document, één type en grootte van het lettertype (11 - 12 formaten zijn het meest leesbaar). Voeg een voorblad toe met de titel "Bylaws" en de naam van uw organisatie, de datum van de laatste herziening van de statuten en de datum waarop deze van kracht is geworden.
2. 2 Vraag professionele parlementariërs om uw handvest te herzien. Het moet de volgende procedures definiëren: het leiden van de organisatie, het houden van vergaderingen, het kiezen van functionarissen of hoofden van commissies, enzovoort. Deze procedures zijn gebaseerd op regels die de volgorde van procedures bepalen, hoeveel mensen moeten stemmen om een ​​beslissing te nemen, wie bij volmacht mag stemmen, enz. Een professioneel geaccrediteerde parlementariër is iemand die een expert is in deze regels en procedures die van toepassing zijn op de meeste statuten.
   • Een parlementariër kan worden gevonden door contact op te nemen met de betreffende vereniging, zoals het American Institute of Parliamentarians.

of zoek het op internet. Hoogstwaarschijnlijk zult u voor zijn diensten moeten betalen # Vraag een advocaat om uw charter te herzien. Raadpleeg een advocaat die gespecialiseerd is in de activiteiten van non-profitorganisaties. Hij beoordeelt of uw charter in overeenstemming is met andere belangrijke documenten in uw organisatie.

1. 1
   • De meeste gemeenschappen hebben gratis of goedkope juridische bijstand voor organisaties. Ze kunnen werken aan een rechtenuniversiteit, openbare of non-profit juridische kliniek.
2. 2 Accepteer de statuten van de organisatie op de vergadering. Het charter moet door de organisatie worden goedgekeurd om van kracht te kunnen worden. De directeur van de organisatie is niet bevoegd om de statuten vast te stellen.
   • Voeg een verklaring van aanvaarding toe aan het einde van de statuten en vermeld de datum van vaststelling. De secretaris van de organisatie moet de aanvraag ondertekenen.
3. 3 Registreer indien nodig de statuten bij de betreffende overheidsinstantie. Sommige staten vereisen de registratie van statuten, terwijl andere alleen periodieke rapportage van belangrijke werknemers en het indienen van financiële informatie vereisen. Neem contact op met de staatssecretaris om een ​​kopie van de statuten aan de betreffende overheidsinstantie te verstrekken.
   • Bedrijfsdocumenten vereisen in de regel geen staatsregistratie. Veel staten vereisen het opstellen van het Handvest, maar u hoeft het niet te registreren. Bedrijfsdocumenten kunnen worden gedeeld door aandeelhouders en andere sleutelpersonen.

Deel 4 van 4: Het handvest bewaren en gebruiken

1. 1 Bewaar de statuten op het hoofdkantoor. Bewaar het in een map samen met de oprichtingsdocumenten, notulen van vergaderingen, een lijst met namen, adressen van bestuurders en andere topleiders van de organisatie.
   • Het is een goed idee om het charter beschikbaar te stellen aan alle leden van de organisatie door het op uw website of op een toegankelijke plaats in uw kantoor te plaatsen. Hoewel er geen specifieke vereisten zijn voor de toegankelijkheid van de statuten, ligt dit alleen in jouw handen.
2. 2 Neem de statuten mee naar een ledenvergadering of besloten bijeenkomst. In dit geval is het handig om het Handvest bij de hand te hebben. Raadpleeg de statuten wanneer u stemt om een ​​organisatie te verhuizen, besluit over commissies of bestuursleden, of anderszins deelneemt aan activiteiten die in uw statuten worden beschreven. Dit zal helpen de vergadering soepel te laten verlopen en de raadsleden te overtuigen om hun mening op de juiste manier naar voren te brengen.
3. 3 Herlees het Handvest en werk het regelmatig bij. Naarmate uw organisatie verandert, moet uw charter mogelijk ook veranderen. Het charter moet zich kunnen aanpassen aan constante veranderingen, dit maakt het flexibel en gemakkelijk te corrigeren.U kunt kleine of grotere wijzigingen aanbrengen.
   • Zo kun je bijvoorbeeld kleine wijzigingen doorvoeren en tegelijkertijd een nieuwe commissie toevoegen.
   • Als u de statuten gaat wijzigen, moet u eerst een vergadering van de leden van de organisatie houden om goedkeuring voor de wijzigingen te krijgen. Breng alle leden van de vergadering op de hoogte waar het handvest zal worden besproken en herzien, en geef hen de kans om hun wijzigingen ter beoordeling in te dienen. In dit geval is het aan te raden om met meerdere subcommissies te werken: de ene subcommissie kan amendementen schrijven, een andere om inconsistenties met wijzigingen op te sporen, de derde om wijzigingen te controleren op spelling en grammatica. En leg de definitieve lidmaatschapsopties ter stemming voor.

Tips

* Er zijn veel verschillende versies van de statuten. Het is handig om naar een aantal statuten te kijken, zeker naar organisaties zoals die van u. * Raadpleeg een andere organisatie om meer te weten te komen over het proces van het schrijven en herzien van hun statuten. * Zorg ervoor dat uw statuten consistent zijn met andere belangrijke documenten van uw organisatie, zoals de oprichtingsakte, bestuursregels en andere documenten die het functioneren van de organisatie weerspiegelen. Zorg ervoor dat de titels van een aantal bestuursfuncties en functiebeschrijvingen voor alle documenten hetzelfde zijn en dat de vergaderdagen hetzelfde zijn, samen met andere kleine details. Als u verbonden bent met een ander bedrijf, zoals het State Department of Education, moet u ervoor zorgen dat uw charter voldoet aan de verwachtingen en vereisten. * Het is een goed idee om verschillende subcommissies aan te wijzen om de consistentie van de statuten te beoordelen. Controleer je werk dubbel.