Inhoud

• Stappen
• Methode 1 van 3: Hoe u gefocust kunt blijven op uw werk
• Methode 2 van 3: Effectieve werkstrategieën ontwikkelen
• Methode 3 van 3: Veranderingen in levensstijl
• Tips

Iedereen die de hele dag werkt, weet dat er vaak niet genoeg werktijd is om al het werk te doen. U kunt uw productiviteit echter aanzienlijk verbeteren door gewoonten aan te nemen die zijn ontworpen om u efficiënter te maken op het werk. Een productieve werknemer gebruikt elke minuut van zijn werktijd en besteedt het grootste deel van zijn aandacht in de eerste plaats aan de belangrijkste taken. Effectief zijn op de werkplek zal niet alleen uw productiviteit verbeteren en uw baas overtuigen, maar het zal u ook het gevoel geven dat u uw taak voor vandaag hebt voltooid en een productieve dag op het werk hebt gehad.

Stappen

Methode 1 van 3: Hoe u gefocust kunt blijven op uw werk

1. 1 Zorg voor een schone en opgeruimde werkplek. Soms is het voldoende om onnodige dingen van de werkplek te verwijderen om efficiënter te kunnen werken. Rommel verstoort productief werk. Als je constant door een stapel afval snuffelt om de benodigde gereedschappen of documenten te vinden, verspil je een behoorlijk deel van je werktijd. Laat met je alleen die dingen hebben die je elke dag nodig hebt. Bewaar de rest op een andere plek, maar zo dat je ze indien nodig snel te pakken kunt krijgen.
   • Als je op een kantoor werkt, ruim dan je kantoor en bureau op zodat je alles wat je nodig hebt om snel en gemakkelijk te werken kunt vinden. Zelfs als je niet op kantoor werkt, houd je dan toch aan deze principes. Als uw werkplaats bijvoorbeeld een fietsenmaker is, houdt u uw gereedschap schoon en netjes, zodat u er snel bij kunt als dat nodig is. Bijna elke werkplek houdt van netheid en orde.
   • Kantoormedewerkers en andere mensen die met een groot aantal documenten werken, moeten een logisch en ordelijk archiverings- en archiveringssysteem voor documenten creëren. Houd veelgebruikte papieren bij de hand. Zet de rest van de documenten in alfabetische (of andere logische) volgorde.
2. 2 Zorg ervoor dat je werkplek is uitgerust met alles wat je nodig hebt. Zorg ervoor dat je alle materialen en gereedschappen hebt die je nodig hebt om de klus te klaren. Op kantoor moeten bijvoorbeeld dingen als perforators, nietjesverwijderaars, rekenmachines enz. gereed zijn Als uw activiteit niet op kantoor plaatsvindt en u andere hulpmiddelen gebruikt, blijft het basisprincipe hetzelfde - voordat u begint de werkdag moet je alles voorbereiden wat je nodig hebt. Wetenschappers die geavanceerde apparatuur gebruiken en monteurs die met dopsleutels werken, zijn beter af als hun gereedschappen en armaturen van tevoren zijn voorbereid.
   • Dit betekent ook dat je ervoor moet zorgen dat je over de benodigde materialen beschikt. Bijvoorbeeld nietjes voor nietmachines, spijkers (als je timmerman bent), krijt (als je leraar bent), etc.
   • Zorg ervoor dat uw gereedschap in goede staat is. Een gebroken sleutelgereedschap kan al het andere werk verstoren. Bespaar toekomstige tijd door uw armaturen regelmatig schoon te maken en, indien nodig, te repareren.
3. 3 Maak een algemeen schema. Als u veel taken heeft, kan planning uw productiviteit verhogen. Om je planning echt effectief te maken, beperk je jezelf tot één masterplan (je kunt er een kalender aan toevoegen om langetermijndoelen te plannen).U hoeft uw werk niet ingewikkeld te maken met een paar schema's of bergen herinneringen die u ongetwijfeld zult verliezen. Je moet je laten leiden door één enkel plan.
   • Organiseer elke dag door een to-do lijst te maken. Begin met de taken die eerst moeten worden voltooid. Plaats minder belangrijke punten aan het einde. Begin aan het begin van je dag bovenaan je lijst. Verplaats de onvoltooide taken naar de lijst van de volgende dag.
   • Stel tijdschema's en deadlines in voor de belangrijkste projecten, en beoordeel ook realistisch de situatie door de tijd voor deze taken te berekenen. Je hoeft jezelf niet te voorspellen dat je faalt. Het is beter om aan het begin van het project meer tijd te vragen dan in de laatste dagen voor de deadline.
4. 4 Beperk jezelf tot dingen die je afleiden. Elke werkomgeving heeft zijn eigen dingen die afleidend kunnen zijn. Dit kan bijvoorbeeld een zeer spraakzame en opdringerige collega zijn of een te rustige sfeer waarin het minste geritsel al storend kan zijn. Doe je best om zo gefocust mogelijk op je werk te zijn. Als u tijdens uw activiteit naar muziek kunt luisteren, neem dan uw mp3-speler mee. Je kunt zelfs een bordje ophangen of notificaties plaatsen zodat collega's je niet lastig vallen. Dit klinkt misschien onbeleefd in uw oren, maar het is eigenlijk een verstandige en effectieve manier om afleiding te vermijden terwijl u aan het werk bent. Vergeet niet dat je tijdens je pauze volop kunt chatten met je collega's.
   • Een van de meest voorkomende afleidingen zijn niet-werkplekken. Uit een onderzoek bleek dat ongeveer tweederde van de werknemers elke dag minstens een beetje tijd besteedt aan het bezoeken van dergelijke bronnen. Gelukkig kun je met de meeste browsers gratis programma's downloaden die problematische websites blokkeren. Zoek naar een productiviteits- of siteblokkeringsprogramma van het bedrijf dat uw browser heeft gemaakt. U zult waarschijnlijk op zijn minst een paar van deze gratis en effectieve programma's vinden.
   • Een andere manier om niet afgeleid te worden op het werk is om jezelf te beperken van telefoontjes (om onnodige gesprekken te voorkomen) en je collega's te vragen om een ​​minuut of twee niet langs te komen om te chatten.
5. 5 Gebruik pauzes om uw persoonlijke zaken te regelen. Ironisch genoeg kan het nemen van pauzes uw productiviteit op de werkplek eerder verhogen dan verlagen. Ten eerste, zo krijg je de rust die je nodig hebt. Zonder dit kunt u erg moe worden en langzamer en minder productief werken. Ten tweede kun je tijdens de pauze alles doen wat je normaal gesproken afleidt van je werk. Heb je jezelf ooit betrapt op het idee dat je een bepaalde persoon moet bellen tijdens werkuren? Doe dit tijdens je pauze, zodat je niet afgeleid wordt terwijl je aan het werk bent.

Methode 2 van 3: Effectieve werkstrategieën ontwikkelen

1. 1 Verdeel grote taken in kleinere stukken. Grote projecten kunnen intimiderend voor u zijn: als ze erg groot zijn, is het gemakkelijk om ze uit te stellen en tijd te verspillen aan minder belangrijk werk totdat u ze moet gaan uitvoeren voordat de deadline afloopt. Om effectief te werken, moet u eerst het belangrijkste werk doen, ook al is het maar een klein onderdeel van een groot project. Dit geeft je natuurlijk niet het gevoel dat je de hele taak hebt volbracht (zoals bij een klein project), maar het is wel een slimmere manier om je tijd te besteden. In de toekomst voltooi je je belangrijkste taken sneller als je er elke dag een beetje aan werkt.
   • Als u bijvoorbeeld in één maand een grote presentatie moet maken, stelt u elke dag in hoeveel van dat project u vandaag gaat doen. Het zal niet tijdrovend zijn of afleiden van de rest van uw werk, maar het zal een belangrijke eerste stap zijn om de rest van het proces sneller en gemakkelijker te maken.
2. 2 Maak uw werk gemakkelijker door taken toe te wijzen. Als u zich niet in de laagste positie bevindt, kunt u wellicht soortgelijke taken onder uw ondergeschikten verdelen om tijd te besparen. Laat iemand anders geen werk doen waarvan alleen jij weet hoe je het goed moet doen. Geef ondergeschikten in plaats daarvan repetitieve taken die lang duren. Zodat u uw vaardigheden kunt gebruiken bij belangrijkere taken. Als je een werk aan iemand uitbesteedt, bewaak dan de voortgang en stel een deadline. Bedank medewerkers altijd voor hun hulp; als ze voelen dat je ze waardeert, zullen ze in de toekomst hard voor je werken.
   • Als je een stagiair bent, een nieuwe werknemer of iemand anders in een lage positie in het bedrijf, kun je ook proberen om vooral hetzelfde soort werk te verdelen onder werknemers van hetzelfde niveau als jij (uiteraard met hun toestemming en de toestemming van uw manager). Als uw collega's u helpen, vergeet dan niet om in natura te reageren.
   • Als je een goede relatie hebt met je baas, kan hij of zij misschien een deel van je werk aan iemand anders uitbesteden.
3. 3 Organiseer uw vergaderingen efficiënt. Er is een reden waarom niemand ze leuk vindt: volgens een onderzoek uit 2012 vindt bijna de helft van alle respondenten vergaderingen de grootste tijdverspilling op het werk; meer dan zelfs het bezoeken van onnodige sites. Er kunnen bijeenkomsten nodig zijn om doelen te bespreken en vast te stellen. Als de vergaderingen echter slecht doordacht zijn, kunnen ze vaak een lastige verspilling van uren (en soms dagen) zijn zonder een belangrijke beslissing te nemen. Hier zijn enkele tips om uw vergaderingen zo effectief mogelijk te maken:
   • Stel voor elke vergadering een agenda in om de toegewezen tijd optimaal te benutten. Wijs toe hoeveel tijd wordt uitgetrokken om specifieke problemen te bespreken. Probeer je zo goed mogelijk aan het schema te houden: als je andere vragen hebt, raad je aan om deze later persoonlijk te bespreken.
   • Nodig zo min mogelijk mensen uit voor vergaderingen. Door het aantal mensen dat een vergadering bijwoont tot een minimum te beperken, verkleint u de kans op afwijkingen van het onderwerp. Medewerkers die de vergadering niet hoeven bij te wonen, blijven gedurende deze tijd in hun plaats werken.
   • Houd uw diapresentaties zo kort mogelijk. De effectiviteit van diapresentaties (PowerPoint, etc.) tijdens een vergadering is zeer controversieel. Het is veilig om te zeggen dat als u dia's gebruikt tijdens uw presentatie, deze zo kort en informatief mogelijk moeten zijn. Plaats afbeeldingen en informatie op uw dia's die niet mondeling kunnen worden overgebracht, in plaats van de volledige inhoud van uw presentatie.
   • Tot slot het belangrijkste principe: geef aan welke vraag je wilt oplossen. Doe dit voor de vergadering en neem zo snel mogelijk een beslissing.
4. 4 Vermijd conflicten. Helaas kunnen er op de werkvloer veel stressvolle situaties ontstaan. Als je het gevoel hebt dat je op het punt staat in te storten, onderdruk dan onmiddellijk de vijandigheid. Misschien moet jij, de persoon met wie je vecht, of allebei, je oprechte excuses aanbieden. Doe het liever eerder dan later. Als je een paar gevechten laat escaleren tot vetes, zullen je toekomstige prestaties eronder lijden omdat je tijd verspilt door te proberen deze persoon niet tegen het lijf te lopen op de werkplek. Maar wat nog belangrijker is, u zult zich er alleen maar slechter door gaan voelen, dus zorg ervoor dat werkconflicten uw productiviteit en humeur niet aantasten!
   • Schroom niet om contact op te nemen met een specialist in geschillenbeslechting en conflictsituaties. Ondernemers weten dat conflicten en onaangename situaties het normale werk kunnen verstoren, daarom huren veel specialisten in die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van werkconflicten. Neem contact op met uw HR-team als u boos, nerveus of bang bent voor een collega.
   • Wanneer uw conflict is opgelost, hoeft u geen vrienden te zijn met de werknemer met wie u ruzie had - u moet gewoon rustig met hem blijven werken. Wees beleefd en attent op uw werkplek, zelfs met mensen die u niet mag.

Methode 3 van 3: Veranderingen in levensstijl

1. 1 Trek voldoende tijd uit om te rusten. Vermoeidheid heeft nooit de kwaliteit van iemands werk verbeterd; het kan het tempo van uw werk vertragen, uw vermogen om te werken verminderen en als u niet genoeg slaap krijgt, kan het u tijdens belangrijke vergaderingen beïnvloeden. Bovendien leidt regelmatig gebrek aan slaap tot veel gezondheidsproblemen. Voorkom dat u aan uw bureau in slaap valt en vervolgens uw werk overslaat omdat u zich niet lekker voelt. 7-8 uur gezond slapen is het beste medicijn voor jou.
   • In het beste geval is lethargie op de werkplek een klein probleem. In het ergste geval kan het erg gevaarlijk zijn. Als de veiligheid van mensen in uw werk op het spel staat (u werkt bijvoorbeeld als luchtverkeersleider of vrachtwagenchauffeur), is gezond en voldoende slapen voor u van groot belang.
2. 2 Ga sporten. Wetenschappers hebben bewezen dat lichaamsbeweging de stemming en productiviteit op de werkplek verbetert. Dit geldt vooral voor kantoorpersoneel. Als u het grootste deel van de dag achter uw computer zit, probeer dan elke dag een beetje aandacht te besteden aan lichamelijke activiteit. Zo zit je niet alleen makkelijker op je werk, maar voel je je ook beter, energieker en heb je meer motivatie om te werken.
   • Als dit de eerste keer is dat u begint met trainen, probeer dan matige cardio te combineren met krachttraining.
3. 3 Wees in een goed humeur. Als u uw efficiëntie op het werk probeert te verbeteren, wilt u misschien uw werk serieus nemen. In veel gevallen is dit een slechte gedachte: je kunt misschien in korte tijd de efficiëntie verbeteren, maar als je jezelf altijd belemmert van plezier op het werk, raak je gemakkelijk uitgeput, wat leidt tot lethargie, stress en gebrek aan motivatie. Probeer in een goed humeur te zijn: als je je goed voelt op je werk, heb je meer kans op motivatie en ambitie. Doe de kleine dingen die je humeur een boost geven en productief blijven: luister naar muziek op je koptelefoon, doe een warming-up of neem je laptop mee naar de pauzeruimte voor rust en stilte.
   • Haal het meeste uit uw pauze: geniet van de mogelijkheid om goed te eten, te kletsen en te lachen met uw werkvrienden.
   • Ga niet overboord met koffie. Het kan een fantastische remedie zijn op dagen dat je je extreem uitgeput voelt, maar als je het elke dag drinkt, raak je eraan verslaafd en heb je er geen goed aan.
4. 4 Creëer prikkels voor jezelf. Effectief werken is makkelijker als je een goede reden hebt. Als je het op een dag moeilijk vindt om jezelf te dwingen om te werken, denk dan aan de belangrijkste redenen die je naar deze baan hebben gebracht: je levensdoelen, dromen of zelfrealisatie. Probeer je baan te zien als een middel om je uiteindelijke doel te bereiken - je ideale levensstijl. Als je van je werk houdt, bedenk dan welk gevoel het werk je geeft: heb je een gevoel van tevredenheid met je resultaat, prestatie, wanneer je de taak hebt voltooid?
   • Denk aan de goede dingen die je van je werk hebt. Misschien heb je een huis, appartement of auto die je hebt gekocht met het geld dat je hebt verdiend, of misschien kun je met de baan de school van de kinderen betalen, of heb je andere privileges.
   • Denk na over de gevolgen als je niet werkt. Welke dingen moet u opgeven als u uw bron van inkomsten verliest? Welke gevolgen heeft dit voor uw gezin of andere dierbaren?
5. 5 Beloon jezelf. Als u uw productiviteit met succes hebt verbeterd, vier het dan: u verdient het. Het is niet gemakkelijk om slechte gewoonten te doorbreken en goede te ontwikkelen, dus beloon jezelf voor het harde werk.Op vrijdag na het werk een borrel drinken, met vrienden naar de club of gewoon met een boek in bed liggen. Doe waar je blij van wordt na je werkweek. Door jezelf te belonen, vergroot je je gevoel van prestatie, wat een belangrijk onderdeel is om je gemotiveerd te houden.
   • De beloning hoeft niet groot of groots te zijn. Het hoeft ook niet duur te zijn. Bescheiden tot matige beloningen zijn het beste. Bewaar uw Rolex voor een speciale gelegenheid.

Tips

• Voer complexere projecten meteen uit, in plaats van ze voor later te laten. Zo probeer je ze niet te ontwijken en wacht je in spanning op hun beurt. Door eerst zo'n project te doen, zul je hoogstwaarschijnlijk gelukkig zijn en je dag positief kunnen afsluiten door leukere of minder stressvolle projecten te doen.