Hoe maak je een routine om te voorkomen dat je tijd verspilt?

Video: 14 Rare Manieren om Voedsel Stiekem de Klas te Krijgen / Terug naar School Pranks

Inhoud

Stappen
Methode 1 van 3: Gebruik een lijst
Methode 2 van 3: Gebruik een grafiek
Methode 3 van 3: Elimineer afleiding
Vergelijkbare artikelen

Misschien ben je een voltijdstudent die probeert beter te worden in het beheren van hun tijd, of misschien ben je een werkgever die probeert een uitweg te vinden zodat hun werknemers geen tijd meer verspillen. Wat je rol ook is, je bent waarschijnlijk gefocust op het creëren van een dagelijkse routine waarmee je geen tijd meer verspilt en het meeste uit je dag kunt halen. Organisatorische strategieën zoals lijsten en schema's, evenals maatregelen om de afleiding die kostbare tijd opslokt, te verminderen, kunnen nuttig zijn.

Stappen

Methode 1 van 3: Gebruik een lijst

1 Maak een lijst van de gebouwen voor de dag. Pak een stuk papier en een pen. Denk na over de taken die je die dag gaat doen of de verantwoordelijkheden voor die dag en schrijf ze allemaal op papier. De lijst kan vergelijkbaar zijn met een van de volgende: "Winkelen, Wassen, Schoonmaken, Huiswerk" of "Rapporten voor klanten, post controleren en brieven verzenden, vergaderen, werken met documenten".
- Voeg zoveel taken toe aan de lijst als je maar kunt bedenken, van klein tot groot. U moet alle verplichtingen en taken voor de dag onthouden om er zeker van te zijn dat u ze op de prioriteitenlijst plaatst.
2 Prioriteer taken. Een manier om effectief te werken, is door u eerst te concentreren op de taken met de hoogste prioriteit en vervolgens op de lijst naar de taken met de laagste prioriteit te gaan. Dit wordt de 80/20-regel genoemd, waarbij de activiteiten die het meeste voordeel opleveren 80% van uw tijd in beslag nemen en de activiteiten die het minste voordeel opleveren 20%.
- Doorloop de lijst en wijs elke opdracht een nummer toe dat overeenkomt met het belang ervan. Rangschik ze vervolgens zo dat de lijst begint met de hoogste prioriteit en meest nuttige taken en eindigt met de minst prioriteit en winstgevende taken.
3 Groepeer gerelateerde taken bij elkaar. Nadat u uw lijst met taken hebt gemaakt en geprioriteerd, moet u kleine taken in groepen groeperen zodat ze één proces vormen. U kunt bijvoorbeeld taken zoals het beantwoorden van e-mails en het bellen van klanten in één groep groeperen, een uur voor ze uittrekken en ze 'praten met klanten' noemen. Dan kun je gemakkelijk en rustig aan elke opdracht werken in het toegewezen tijdsbestek.
- Probeer alle taken op deze manier te groeperen, zodat u niet naar verschillende processen hoeft over te schakelen en tijd hoeft te besteden aan het uitzoeken aan welke taak u vervolgens moet werken. Door gerelateerde taken te groeperen, kunt u uw tijd efficiënter indelen en het stressniveau verminderen terwijl u aan de taken uit de lijst werkt.
4 Geef jezelf minder tijd voor elke taak. Volgens de wet van Parkinson vermindert het geven van minder tijd om een taak te voltooien, de hoeveelheid tijd die je nodig hebt om de taak te voltooien. In plaats van tijd vrij te maken, beperk je de hoeveelheid tijd die je voor elke taak opzij zet, zodat je het sneller gedaan moet krijgen. Je kunt dit langzaam doen, waarbij je geleidelijk de hoeveelheid tijd die je aan elke taak besteedt, vermindert totdat je die gulden middenweg bereikt waar je niet veel druk en haast voelt, maar je hebt geen tijd om uit te stellen of tijd te verspillen.
- Op een gegeven moment zul je een goed gevoel voor tijdmanagement ontwikkelen, vooral als je maar een beperkte hoeveelheid tijd aan elke taak hoeft te besteden. Dit kan erg handig zijn als je de neiging hebt om elke dag dezelfde routine of een vergelijkbare lijst met taken te hebben.
5 Beloon jezelf na het voltooien van alle taken op de lijst. Nadat je alle opdrachten van de lijst hebt doorgestreept, meestal aan het eind van de dag, moet je jezelf een klein complimentje en verwennerij geven. Dit kan een heerlijk diner zijn, een glas wijn, of een vrije tijd waarin u iets leuks en plezierigs kunt doen. Een kleine beloning zal dienen als een stimulans om alle taken van de dag te voltooien.
- U kunt bepalen wat uw beloning zal zijn, zelfs voordat u aan uw dag begint, zodat u de beloning kunt gebruiken als motivatie voor het voltooien van taken. Stel dat u zich bijvoorbeeld moet voorbereiden op een examen en plannen heeft om met vrienden te gaan eten. Gebruik je plannen voor de avond als een excuus om de hele dag door te blijven leren en opdrachten te maken, zodat je later het avondeten niet hoeft te missen.

Methode 2 van 3: Gebruik een grafiek

1 Maak een schema voor elk uur van je dag. Neem een stuk papier of gebruik uw computerkalender om cellen te maken voor elk uur van uw werkdag of elk uur dat u wakker bent. Het kan van negen tot vijf of van tien tot zeven zijn. Hoewel u niet elke tijdsperiode tot op de minuut hoeft in te vullen, zou het handig zijn om ervoor te zorgen dat elk uur van uw dag in uw schema wordt opgenomen.
- Begin elk uur met de opdrachten die je moet maken. U kunt beginnen met de belangrijkste taken en naar de minder belangrijke gaan. Bovendien, als je jezelf een ochtendmens vindt, probeer dan de eerste helft van de dag te nemen voor moeilijkere taken. Maar als je weet dat je na de lunch een tweede wind hebt, kun je belangrijke taken voor dit tijdstip van de dag opzij zetten. Probeer uw schema zo te ontwerpen dat het past bij uw behoeften en werkgewoonten. Dit zal u klaarstomen voor succes en uw planning efficiënter maken.
- U kunt een sjabloon voor uw planning maken op een schoolbord of kalender, zodat u deze elke dag kunt bijwerken volgens uw opdrachten voor een specifieke dag.
2 Neem elk uur of twee een pauze van tien minuten. Het kan lastig zijn om je langer dan twee uur op een opdracht of een groep opdrachten te concentreren. Zorg ervoor dat je om de twee uur een pauze van tien minuten inplant, zodat je je niet gestrest of overweldigd voelt door je werk. Tijdens deze mini-break kun je even uit je werkplek komen en door het kantoor lopen of kletsen met een collega in de kantoorkeuken. U kunt zelf een kopje koffie zetten of een korte wandeling in de frisse lucht maken. Probeer je aan 10 minuten te houden om je schema bij te houden.
- Je kunt ook elk uur 10 lange, langzame en diepe ademhalingen nemen om je geest op te frissen en een korte pauze te nemen. Dit kan je helpen een frisse kijk te krijgen op de taak die je aan het doen bent of op het punt staat te voltooien, en zorgt ervoor dat je jezelf niet vergeet ondanks een drukke dag.
3 Probeer de taak de eerste keer correct uit te voeren. In plaats van te haasten en te proberen alle taken zo snel mogelijk af te ronden, neem je de tijd die je nodig hebt om elke taak de eerste keer correct uit te voeren. Haasten door de e-mail kan uw e-mailuitwisseling slepen, vooral als u onbegrijpelijke of obscure berichten naar de klant stuurt. Doe het rustig aan en neem voldoende tijd om duidelijke e-mails op te stellen of je studienotities nog eens goed door te lezen. Als u het de eerste keer goed doet, bespaart u op de lange termijn veel tijdverspilling.
4 Vraag een vriend of collega om van tijd tot tijd uw voortgang te controleren, zodat u op schema blijft. Soms hebben we de steun van anderen nodig om gefocust te blijven op de taak die voor ons ligt. Laat een goede vriend, ouder, collega, broer of zus je om de paar uur controleren om er zeker van te zijn dat je op schema ligt.
- Je metgezel kan je een kopje koffie brengen of je opvrolijken met mooie woorden, zodat je een beetje afleiding kunt krijgen, kunt lachen of glimlachen en je dagelijkse taken kunt hervatten. Hoewel je het misschien druk hebt, zullen een paar minuten met een vriend je opvrolijken en je helpen je tijd effectiever te beheren.

Methode 3 van 3: Elimineer afleiding

1 Je hoeft niet constant je mail te checken. Dit kan een start-stop-startpatroon in uw werkdag creëren en tot tijdverspilling leiden. Probeer uw e-mail overdag niet te openen, vooral als u zich op een andere taak moet concentreren. Reserveer drie tijdvakken in je agenda om je mail te checken: 's morgens vroeg, net na de lunch en tegen het einde van de dag. Zo wordt u niet afgeleid door de continue stroom e-mails gedurende de dag en heeft u gegarandeerd tijd om met e-mails te werken.
- Dezelfde principes kunnen worden toegepast op andere communicatiemiddelen, zoals voicemail, sms-berichten en telefoongesprekken. Probeer niet de hele tijd rond je telefoon te hangen, tenzij je natuurlijk een belangrijk sms-bericht of telefoontje verwacht. Dit helpt onderbrekingen in de workflow te beperken en helpt u op schema te blijven.
2 Demp je telefoon en zet internet uit. Kies indien mogelijk minimaal een uur op je werkdag waarop je je telefoon kunt dempen en je internetverbinding kunt uitschakelen. Hierdoor kunt u zich concentreren op werk dat volledige concentratie en gebrek aan afleiding vereist, zoals uw telefoon of internet.
- Het elimineren van deze factoren, die u gemakkelijk kunnen afleiden, zal vooral nuttig zijn wanneer u aan een schoolproject of een groot rapport werkt. Koppel je telefoon los, zodat je geen reden hebt om hem elke vijf minuten te controleren of je te laten meeslepen door het kijken naar nieuws op sociale netwerken.
3 Waarschuw anderen om je niet af te leiden. Probeer anderen niet aan te moedigen u af te leiden en anderen niet zelf af te leiden. Laat ze gewoon weten dat je aan het werk bent. U kunt de deur sluiten of een bezetbord ophangen.U kunt ook een e-mail naar uw kantoor sturen om u eraan te herinneren dat een bepaalde tijd op kantoor rustige werkuren zijn.
4 Probeer niet af te wijken van je routine. Als je eenmaal een werklijst of schema hebt opgesteld en jezelf hebt beschermd tegen afleiding, gebruik dan je wilskracht en concentratie om je aan je routine te houden. De meeste mensen begrijpen het verschil tussen goed bestede tijd en verspilde tijd, dus probeer niet in de val te trappen van tijdverspilling. Bouw voort op uw schema en aan het eind van de dag kunt u genieten van een gevoel van prestatie en goed bestede tijd.