Inhoud

• Stappen
• Advies

Heeft u problemen met een bank, verzekeringsmaatschappij, overheidsinstantie, werkgever of school? Moet u hen een brief sturen waarin u hen overtuigt om iets te doen of hen overhaalt om u te helpen met een probleem, maar u weet niet zeker waar u ermee moet beginnen? In het volgende artikel wordt uitgelegd hoe u een effectieve overtuigende brief schrijft.

Stappen

Deel 1 van 4: Bereid je voor

1. 

   Ideeën op. Denk voordat u begint met het schrijven van een brief na over wat u met de brief wilt overbrengen, waarom u deze brief schrijft en welke bezwaren de ontvanger na u zou kunnen aanvoeren. lees brief. Als u eerst een idee in gedachten heeft, kunt u de hoofdinhoud van de brief duidelijk definiëren en het onderwerp begrijpen waarop de brief betrekking heeft.
   • De brief openen met een zinpatroon: ik wil de "lezer" overtuigen van het "doel". Vervang de "lezer" door de persoon naar wie u de brief stuurt en het "doel" door wat u probeert te overtuigen.
   • Als u de bovenstaande stap heeft voltooid, vraagt ​​u uzelf af: waarom? Onderstreep de redenen waarom u wilt dat de lezer instemt met uw wensen.
   • Zodra je de redenen daarvoor hebt opgesomd, organiseer je ze op belangrijkheid. Zet alle belangrijke redenen in één kolom en de redenen die minder belangrijk zijn dan in een andere kolom. Deze stap helpt om informatie samen te vatten om belangrijke en relevante informatie te markeren.

2. 

   
   
   Ken uw doel. Zorg ervoor dat u precies weet wat uw doelen zijn. Wat zijn de dingen die u moet bereiken en wat u wilt dat uw lezers doen.
   • Denk tegelijkertijd zelf na over oplossingen om de problemen op te lossen waar u aan denkt.

3. 

   
   
   Begrijp de doelbrief. Door uw onderwerp te analyseren en te begrijpen, kunt u de samenstelling van uw brief bepalen. Bepaal indien mogelijk of uw lezers het waarschijnlijk wel of niet met u eens zullen zijn, of dat ze aan de neutrale kant zullen staan. Deze stap zal u helpen erachter te komen waar u meer van uw gedachten kunt houden.
   • Probeer de ware identiteit te achterhalen van de persoon aan wie u de brief stuurt. Wie zijn ze en waarom denk je dat ze je echt moeten helpen? Wordt uw brief gewoon genegeerd of wordt deze in behandeling genomen? Bevindt de ontvanger zich op een hoge positie of degene met de functie om dit probleem op te lossen? Afhankelijk van het standpunt van de ontvanger, zal er een andere formulering zijn.
   • Probeer erachter te komen wat de mening en denkwijzen van de lezer zijn over het onderwerp dat wordt besproken. Kunnen er tegenstrijdige opvattingen ontstaan ​​tussen u en uw lezers? Hoe kunt u dergelijke opvattingen op een formele manier presenteren?
   • Ontdek welke interesses uw lezer mogelijk heeft met uw onderwerp. Kunnen ze handelen? Worden ze rechtstreeks beïnvloed door dit onderwerp? Hoeveel tijd hebben ze nodig om ze te beoordelen?
   • Denk na over de soorten bewijs die u in uw essay zou moeten presenteren om de lezer te overtuigen.

4. 

   
   
   Onderzoek het onderwerp. Zeer overtuigende taal moet feitelijk bewijs en gerelateerde informatie bevatten. Zorg ervoor dat u vanuit een ander perspectief kijkt. Bestudeer het probleem niet alleen vanuit jouw standpunt, maar noem de tegengestelde opvattingen en hun feiten.
   • Gebruik feitelijke feiten, logische argumenten, statistieken en relevant bewijs om uw bewering te ondersteunen.
   • In plaats van alleen maar te benadrukken dat de positie van de tegenpartij verkeerd is, legt u uit waarom uw standpunt correct is en het verdient om in overweging te worden genomen.
   advertentie

Deel 2 van 4: Een brief opmaken

1. 

   Gebruik een blokformaat. Zakelijke brieven hebben een uniek formaat. Bij het lezen van een brief die in het juiste formaat is geschreven, wordt de lezer op de een of andere manier niet afgeleid. Omgekeerd, als u niet goed regelt, zal de brief een slechte indruk van u achterlaten in de ogen van de lezers en kunnen ze uw brief opzij gooien.
   • Begin met het gebruik van regeleinden en afzonderlijke alinea's.
   • Lijn elke alinea uit. Met andere woorden, laat de alinea niet inspringen zoals bij het schrijven van proza ​​of essays.
   • Een regel tussen alinea's.
   • Gebruik een standaardlettertype, meestal Times New Roman of Arial met een lettergrootte van 12.

2. 

   Het adres staat apart aan het begin van de brief. Begin met het typen van uw adres in de linkerbovenhoek van de brief. Geef niet uw naam op, maar alleen het adres van de straat, de stad, de provincie (gebruik "staat" voor landen met staten zoals de VS ...) en het netnummer. U kunt ook uw telefoonnummer en e-mailadres invoeren op de aparte regels hieronder. Als u in het VK woont, bevindt het adres zich aan de rechterkant. Dan een regel verder.
   • Voer de datum in. Maanden worden in briefvorm geschreven, gevolgd door respectievelijk datum en jaar. Opmerking: deze methode wordt gebruikt in Engelssprekende landen. In Vietnam, met de volgorde "Dag ... maand ... jaar ..."). Een lijn.
   • 4 juni 2013
   • Typ de naam en het adres van de ontvanger. Probeer de identiteit van de ontvanger te specificeren. Een lijn.

3. 

   Open de brief met een begroeting. "Beste" met de naam van de ontvanger is een geaccepteerde vertrouwde vorm van introductie. Zorg ervoor dat de naam van de ontvanger correct is getypt, zodat de naam in de begroeting overeenkomt met de naam van de ontvanger in de berichtkop.
   • Gebruik titels als Mr. (Mr.), Ms. (Ms.), Professor (Dr.) in combinatie met de voornaam van de ontvanger wanneer je naar de achternaam verwijst. Als je niet zeker weet hoe je een vrouw moet noemen, gebruik dan "Ms. (Ms.)"
   • Gebruik altijd een dubbele punt achter een titel.
   • Laat een regel tussen de begroeting en de eerste alinea
   • Beste professor Brown:

4. 

   
   
   Sluit de brief af met een conclusie. Denk na over de toon van de brief voordat u uw slotzin schrijft. "Dank u", is een van de basistypen van slotzinnen, terwijl zinnen als "Met vriendelijke groet" vriendelijker zijn. Bedenk of uw brief overeenkomt met een respectvol of vriendelijk einde. Het maakt niet uit wat voor soort conclusie u kiest, u moet de regel volgen dat het eerste woord met een hoofdletter moet worden geschreven en het volgende woord in kleine letters. Na de laatste zin staat een komma.
   • Kies "Met vriendelijke groet, (met respect voor jou)" voor het formele postformaat. "Met vriendelijke groeten", "Met vriendelijke groet", "Dank u, (dank u)" of "Met vriendelijke groet," zijn afsluitende formulieren. standaard voor zakelijke e-mail. "Vriendelijke groeten, (beste)", "Vriendelijke groeten" of "Een prettige dag verder" zijn intieme uitdrukkingen. en een minder afstandelijk gevoel.
   • Maak ruimte voor vier regels voor uw handtekening voordat u uw naam intypt.
   • Dank je,
   advertentie

Deel 3 van 4: Brieven schrijven

1. 

   
   
   Kort en bondig. Overtuigende letters moeten kort en beleefd zijn. Ondernemers lezen zelden een brief die langer is dan een pagina of een brief met een irritante toon. Niet wandelen, verspreiden. Probeer duidelijke, samenhangende zinnen te gebruiken. Vermijd off-topic en geef onnodige, marginale of buitensporige informatie.
   • Gebruik geen overdreven uitgebreide zinnen. Moet zeer overtuigende verklarende zinnen gebruiken. De zinnen moeten kort, gemakkelijk te begrijpen en gemakkelijk te lezen zijn.
   • Schrijf niet te lange alinea's. Voeg niet te veel informatie in elke paragraaf toe, omdat dit de lezer een depressief gevoel zal geven bij het lezen van de brief, ga niet van het onderwerp af en probeer de kwestie nog verwarrender te maken. Blijf bij de informatie die in elke alinea nauw verwant is en ga verder met een andere terwijl u een nieuw idee begint te ontwikkelen.

2. 

   
   
   Noem het hoofdidee in de eerste twee zinnen. Begin met een lichte en duidelijke openingszin. Geef in de eerste twee zinnen uw wensen (dat wil zeggen het hoofdidee) aan.
   • De eerste alinea mag slechts uit twee tot vier zinnen bestaan.

3. 

   De tweede alinea moet het doel van de brief benadrukken. Beschrijf in deze paragraaf uw gedachten, vereisten of doelen. In plaats van specifieke redenen, informatie of inhoud te geven, moet u uw standpunt, uw punten, interesses of verzoeken volledig toelichten en het belang van de kwestie uitleggen. hoe invloedrijk het op jou is dat je tot actie dwingt.
   • Vergeet niet om uw inhoud op een redelijke, beleefde manier te ordenen met realistische zinnen. Gebruik geen overdreven emotionele taal, gebruik geen geforceerde woorden, gebruik geen onbeleefde zinnen met lezers (lezers kunnen hier individuen of organisaties zijn) en ook toont niet onbeschoftheid jegens de tegenpartij.

4. 

   Maak ondersteunende punten in de volgende paragrafen. De volgende paragrafen zullen uw punt rechtvaardigen door begeleidende informatie en aanvullende details te verstrekken. Zorg ervoor dat u logische, feitelijke, redelijke, praktische en juridische details verstrekt. Geef niet alleen meningen die emotioneel zijn, overtuigingen of gewoon persoonlijke verlangens. Laat de lezer geen lang verhaal lezen; punten moeten snel en nauwkeurig worden gemaakt. Hier zijn een paar kleine tactieken om u te helpen dit te bereiken:
   • Onder vermelding van actuele statistieken en gebeurtenissen om lezers te betrekken. Zorg ervoor dat de getoonde statistieken en feiten afkomstig zijn uit betrouwbare, legitieme bronnen en dat de statistieken en feiten eerlijk door u worden toegepast, in hun oorspronkelijke context. .
   • Noem de onderzoeksexperts om te laten zien dat ze een soortgelijk standpunt over u hebben over deze kwestie en zich verzetten tegen de standpunten van de tegenpartij. Deze experts moeten een betrouwbare positie hebben in het veld dat ze onderzoeken en in staat zijn om een ​​punt te maken over de kwestie in kwestie.
   • Geef de redenen op waarom uw verzoek moet worden goedgekeurd. De methode om te overtuigen door aan iemand uit te leggen waarom je vindt dat iets moet worden gedaan, zodat hij of zij effectiever van gedachten kan veranderen dan hem simpelweg te vragen iets te doen. . Leg de huidige situatie uit en waarom deze moet worden gewijzigd.
   • Geef uw details, specificaties en begrip van het probleem dat over de vereiste spreekt. Noem eerdere pogingen om problemen op te lossen of het uitblijven van enige actie.
   • Bewijs met betrekking tot de kwestie in kwestie moet vergezeld gaan van een voorbeeld. Presenteer bewijs dat de lezer de betekenis van het probleem doet inzien.
   • Vergeet niet om te beperken wat u in uw alinea moet vermelden. Geef op een eenvoudige manier uw geval en situatie aan. Niet te diep in de details, maar het is noodzakelijk om voldoende kerninhoud te geven. Kies alleen de meest relevante statistieken, experts en getuigenissen.

5. 

   Weerleg de mening van de andere partij. De sleutel om iemand effectief te kunnen overtuigen, is door de tegengestelde meningen te betwisten. Als je aanstootgevende argumenten of vragen van lezers wilt voorspellen, kun je die in de brief vermelden. Zoek raakvlakken met de tegenpartij of bedenk overtuigende opvattingen om uw mening te staven.
   • Zorg ervoor dat u het verschil tussen uw standpunt en de andere kant openlijk erkent. Als u ze probeert te verbergen, wordt uw argument alleen maar verzwakt. Benadruk in plaats daarvan de waarden, ervaringen en kwesties die je gemeen hebt met de andere kant.
   • Gebruik geen oordelende taal. Te veel emotie onder woorden brengen, vermindert de eerlijkheid van uw argumenten. Een brief met te veel negativiteit en oordeel kan de instemming van uw lezers met uw mening belemmeren.

6. 

   Sluit de brief door uw verzoek te herhalen. Herhaal uw verzoek of mening aan het einde van het bericht. In deze paragraaf kunt u een oplossing voorstellen of actie ondernemen om het probleem op te lossen. Vermeld in de brief dat u deze brief telefonisch, per e-mail of door middel van zelfcontrole opvolgt.
   • Door te eindigen met een vaststaande zin, zal de lezer worden overgehaald om naar u toe te leunen, of in ieder geval hen helpen het probleem duidelijker vanuit uw oogpunt te zien.
   • Breng uw eigen oplossingen of methoden mee. Ga akkoord om een ​​compromis te sluiten of beide partijen doen een stap terug. Laat de lezer zien wat je hebt gedaan en wat je aan het voorbereiden bent om de situatie aan te pakken.
   advertentie

Deel 4 van 4: Laatste stappen

1. 

   Controleer op fouten. Spelfouten en slechte grammaticale structuren zijn het eerste dat lezers een slechte indruk van u geeft. Alleen als het artikel geen fouten bevat, kan de lezer zich concentreren op de inhoud en het idee dat het artikel wil overbrengen. Lees de brief verschillende keren opnieuw voordat u op de verzendknop drukt. Lees de brief hardop om te horen of het goed gaat.
   • Laat indien nodig iemand de spelfouten in uw brief controleren (of u kunt software voor spellingcontrole gebruiken).

2. 

   Teken met uw echte handtekening. Onderteken de brief rechtstreeks als u deze verstuurt in plaats van per e-mail. Dit helpt om de brief persoonlijker te maken en te verifiëren dat de brief door jou is geschreven.

3. 

   Kopieer andere belangrijke mensen. Als andere mensen in het bedrijf of bij een andere organisatie uw brief moeten lezen, stuur ze dan een kopie. Dit betekent dat het equivalent aantal te verzenden personen wordt afgedrukt, de kopieën worden ondertekend en verzonden.

4. 

   Afzenders dienen een kopie te bewaren. Noteer altijd uw dossier met informatie over wanneer het is verzonden en de informatie van de ontvanger. Noteer wat u vervolgens moet doen om het probleem op te lossen totdat het probleem is opgelost. advertentie

Advies

• Moet in formele vorm schrijven. De ontvanger van de brief zal u niet vertrouwen als u informele of informele spreektaal gebruikt.Het gebruik van formele taal helpt ook om een ​​brief beleefder te maken dan het gebruik van zinloos jargon!
• Gebruik zachte taal. Mensen hebben de neiging om degenen die aardig voor hen zijn, te helpen.
• Niet buiten het onderwerp. Zorg ervoor dat u geen extra informatie toevoegt die niet relevant is voor het onderwerp waarover u praat. Blijf in plaats daarvan bij de relevante inhoud en maak de zaken niet ingewikkelder. Gebruik echte feiten om ze te laten opvallen.
• Gebruik alleen opsommingstekens in de middelste alinea als sommige stappen, acties of suggesties duidelijk moeten worden weergegeven.
• Gebruik standaard Engels om brieven te schrijven (voor Engelssprekende landen). Dit is geen tekst of social media; Dit is een formele brief. Afkortingen, jargon en emoji's kunnen uw boodschap overbrengen.
• Pas focuspunten aan volgens de percepties van bedrijven of agenten. Een non-profitorganisatie en een groot bedrijf denken misschien anders.
• Behandel uw lezers niet alsof ze u iets verschuldigd zijn en iets van u vragen. Overtuig ze in plaats daarvan in vriendelijke en professionele taal.