Een gebeurtenisverslag schrijven

Video: Schrijven les 4&5 - gespreksverslag en verslag van een gebeurtenis

Inhoud

Stappen
Deel 1 van 3: Structureer uw evenementrapport
Deel 2 van 3: Vind het juiste materiaal voor uw rapport
Deel 3 van 3: Laatste hand voor het schrijven van een gebeurtenisverslag
Tips
Wat heb je nodig

Misschien moet je een verslag schrijven over het evenement en bepalen hoe succesvol het was en de resultaten vergelijken met de doelen. Dit is belangrijk, zodat de mensen of bedrijven die het evenement organiseren, begrijpen of ze iets moeten veranderen. Er zijn manieren waarop u uw evenementrapport succesvoller kunt maken. Dit is belangrijk als je een ander evenement gaat houden!

Stappen

Deel 1 van 3: Structureer uw evenementrapport

1 Bepaal de stijl en het formaat van uw presentatie voor een specifiek publiek. Gebeurtenisrapporten kunnen worden samengevoegd, geniet, per e-mail worden verzonden in PDF-indeling, worden uitgevoerd met een PowerPoint-presentatie en meer.
- Zorg ervoor dat u uw evenementrapport per sectie structureert. Je moet de resultaten van het evenement vergelijken met de doelen die je stelt. Vat de belangrijkste resultaten van het evenement samen.
- Stem het evenementverslag af op de behoeften en interesses van elke sponsor en elk publiek. Denk aan de doelen van de sponsors. Tot op zekere hoogte zijn sponsors de belangrijkste doelgroep voor je evenementverslag. Ze willen weten of het de moeite waard was om uw evenement te sponsoren. Vergeet dus niet na te denken over wat ze willen weten en welke aspecten voor hen echt belangrijk zijn.
- Bereid ook het evenementrapport voor om te voldoen aan de specifieke vereisten van het evenement en de uniciteit van de sponsor. Je moet geen standaard, typisch rapport schrijven.Het is de moeite waard om te overwegen dat uw melding ook onder de aandacht wordt gebracht van het management en de financiële managers van de onderneming.
2 Organiseer het proces zodat je de informatie die je nodig hebt tijdens het evenement vastlegt. Vertrouw niet alleen op je geheugen.
- Door informatie voor, tijdens en na het evenement op te schrijven, kunt u een gedetailleerder en dus effectiever rapport maken. Het helpt u ook om informatie in chronologische volgorde te presenteren.
- Zorg voor continue dataverzameling, rekruteer hiervoor indien nodig meer mensen (inclusief potentiële stagiaires). Het belangrijkste is dat je niet hoeft te wachten tot het einde van het evenement om een rapport te maken.
3 Breng het rapport terug tot kernpunten. Het probleem met sommige evenementrapporten is dat ze simpelweg de volgorde van het evenement vermelden of zich richten op promotionele aanbiedingen. Doe dat niet. Benadruk in plaats daarvan de belangrijkste punten duidelijk en analytisch.
- Selecteer enkele van de evenementen van het evenement voor een gedetailleerd overzicht. Bedenk welke drie gebeurtenissen het beste gingen en welke drie het meest onverwacht waren.
- Overlaad je verslag niet met onnodige details zoals een lunchmenu of een uitgebreide presentatie van de hoofdspreker. Je moet benadrukken wat er echt toe doet.

Deel 2 van 3: Vind het juiste materiaal voor uw rapport

1 Schrijf een samenvatting van het project. Het activiteitenverslag moet een samenvatting van het project bevatten, dat een verkorte versie is van het meer gedetailleerde volledige verslag. Beschouw dit cv als een introductie.
- U kunt twee rapporten maken: een projectsamenvatting ontworpen voor mensen die geïnteresseerd zijn in de resultaten van het evenement, en een meer gedetailleerd volledig rapport voor degenen die een evenement willen sponsoren of organiseren.
- In de projectsamenvatting moet u zich concentreren op de belangrijkste punten en resultaten. De samenvatting van het project moet kort zijn - één of twee pagina's. Het moet de belangrijkste details van het evenement samenvatten en een korte interpretatie van de gegevens bevatten.
2 Voeg illustratief materiaal toe aan je evenementverslag. Het is veel effectiever om het publiek een grafiek te presenteren die statistische informatie weergeeft, in plaats van het publiek te vervelen met talloze cijfers en datums.
- Als het evenement een nieuw product betrof, kunt u hiervan een foto bijvoegen. Foto's van het evenement zelf zullen helpen bij het illustreren van het evenementverslag. Probeer sponsoradvertenties op uw site te plaatsen om uw rapport te ondersteunen. Nogmaals, niets van dit alles kan wachten tot het einde van het evenement.
- Het is goed om voorbeelden, reproducties en andere voorbeelden voor de site op te nemen. Rapporteer het aantal mensen dat coupons heeft ontvangen van sponsors, enzovoort. Bied verslaggeving van het evenement zowel on-site als off-site in de pers, voor het publiek, voor sponsors.
3 Documenteer alle berichtgeving in de pers of publiciteit. U moet evalueren wat er in de pers is behandeld tegen de doelen die u stelt.
- Focus op gedrukte advertenties en artikelen met sponsornamen en advertenties, naast het verzamelen van cijfers en advertentierangschikkingen.
- Documenteer tv-advertenties, openbare aankondigingen, beoordelingen en nieuwsvermeldingen.
- Vergeet niet te letten op informatie op de radio, aankondiging van prijslijsten, de waarde van reclame en promotie, auditrapporten en meer.
4 Zorg ervoor dat u het doel van het evenement in uw verslag vermeldt. Het is erg belangrijk om de doelen van het evenement te correleren met het resultaat, dus vergeet niet te vermelden wat de missie en doelen van het project waren.
- U kunt ook het programma van het evenement opnemen. Vermeld ook de belangrijkste deelnemers aan het evenement. Vergeet de beknoptheid niet.
- Besteed het grootste deel van uw tijd aan het noteren en bespreken van de belangrijkste resultaten van het evenement en deze te vergelijken met de vermelde doelen.Wees realistisch en vermijd het verdoezelen van aspecten die niet erg succesvol zijn geweest.
5 Vermeld financieringsinformatie in je evenementverslag. Het is belangrijk om een gedetailleerde bespreking te geven van het budget voor het evenement en hoeveel er daadwerkelijk is uitgegeven (of mogelijk is geïnvesteerd). Zorg ervoor dat u de potentiële kosten vergelijkt met de werkelijke kosten en laat zien wat goed ging en waaraan nog moet worden gewerkt.
- U dient alle kosten te dekken, inclusief marketing- en promotieactiviteiten, personeelsbeloningen en sponsoringskosten. Het is belangrijk om een gedetailleerde begroting op te stellen. Finance managers en senior management zullen de feiten willen zien die de resultaten ondersteunen.
- Voeg netto-inkomensberekeningen toe, zoals commissies, sponsoring en voorbeelden. Maar vergeet niet dat u inkomsten vergelijkt met verwachte inkomsten. In vergelijking met wat? Goede vraag.
6 Voeg statistieken toe die zinvol zijn voor de lezer. Maak geen rapport met alleen informatie waar u zich goed bij voelt. Ook het aantal bezoekers dient vermeld te worden. Het is een goed idee om meetbare gegevens te verstrekken.
- Andere relevante statistieken zijn de totale omzet en bezoekers. Dit soort gegevens voegt geloofwaardigheid toe aan je evenementrapport. Vul uw bezoekersgegevens in. Neem demografische gegevens, bezoekaantallen en openbaar onderzoek (zoals winkelgewoonten) op.
- Meld het aantal mensen dat heeft gereageerd op sponsoracties en donaties aan goede doelen. Documenteer de economische impact en medezeggenschap.
7 Ondersteun de data met een kwaliteitselement. Uw rapport moet statistische informatie bevatten, maar u hebt ook de input van mensen nodig om kwaliteitsfeedback te geven.
- Verzamel feedback van deelnemers en teamleden, zodat succes- en mislukkingsgegevens van evenementen niet uitsluitend afkomstig zijn van de auteur van het rapport. Op deze manier komt uw rapport geloofwaardiger over.
- Overweeg om onafhankelijk onderzoek op te nemen. Persberichtbeoordeling is een voorbeeld van waar onafhankelijk onderzoek kan worden gedaan.
- Beoordeel de locatie en de setting. Neem de tijd om de locatie en omgeving te evalueren vanuit het perspectief van anderen. Bespreek hoe goed de ruimte werd gebruikt tijdens de conferentie, het evenement, enzovoort.

Deel 3 van 3: Laatste hand voor het schrijven van een gebeurtenisverslag

1 Stel je rapport op tijd op. Probeer direct na het evenement een verslag te maken en te publiceren. Vergeet dit evenement niet in je agenda te noteren. Sommige mensen vinden dat het rapport binnen een maand na de gebeurtenis moet worden gepubliceerd, maar anderen beweren dat het beter is om het in een paar dagen te doen.
- Wanneer er een deadline is, moet u uw rapport op tijd maken. Misschien schrijft u een rapport voor een bureau dat een klant heeft besteld. Let op alle vereisten.
- Waar het om gaat, is dat uw publiek een diepgaand en tijdig rapport verwacht. Neem dus de tijd om het goed te doen, maar stel het proces niet uit.
2 Corrigeer uw rapport. Zorg ervoor dat je evenementverslag goed geschreven is en vrij is van spel- of interpunctiefouten.
- Zorg ervoor dat uw rapport diep genoeg is. Let op een goede vuistregel: "show, not speak." Dit betekent dat het een goed idee is om specifieke voorbeelden te geven ter ondersteuning van de meer algemene punten die in het rapport worden uiteengezet.
- Vergeet je publiek niet en zorg ervoor dat wat je schrijft formeel en professioneel klinkt. Een gebeurtenisrapport is geen routinedocument; het is een belangrijk document om te bepalen of de activiteit de middelen die eraan zijn besteed waard was, dus het rapport moet overtuigend klinken.

Tips

Maak meer foto's dan u denkt nodig te hebben.Terwijl u uw rapport schrijft, zult u het nut van dit advies waarderen.
Als je feedback verzamelt van hosts en mensen die het evenement hebben gepland, moet je dit niet meteen doen. Ze blijven ook na het einde van het evenement op hun plaats, vraag het eerst aan mensen uit de menigte; zij zullen de eersten zijn die het evenement verlaten. Val de presentator ook niet lastig als hij met iets anders bezig is, je vindt hem later en kan van alles vragen.
Bij het verzamelen van feedback, het voeren van een gesprek en het stellen van vragen op een natuurlijke manier, dan zal uw gesprekspartner oprecht vertellen wat hij van het evenement vindt.
Verzamel meer beoordelingen dan u denkt nodig te hebben. Daar word je later blij van.
Goede foto's laten zien wat er tijdens het evenement gebeurde en hoe de mensen reageerden.
Probeer foto's te maken van het hele plaatje, inclusief de mensen en de presentator op één foto, om de lezer duidelijk te maken hoe groot het evenement was.