Inhoud

• Stappen
• Deel 1 van 3: De stijl en taal van het memorandum kiezen
• Deel 2 van 3: Voorbereiden om een ​​memo te schrijven
• Deel 3 van 3: Een memo schrijven

Een memo is een wereldwijd geaccepteerde manier om informatie binnen een bedrijf te communiceren. Servicenota's kunnen ook worden gebruikt in correspondentie tussen twee bedrijven. De memo moet professioneel zijn en informatie duidelijk overbrengen. Maak je geen zorgen als je nog nooit memo's hebt geschreven - dit artikel leert je hoe.

Stappen

Deel 1 van 3: De stijl en taal van het memorandum kiezen

1. 1 Gebruik geen informele taal. De taal van de memo moet eenvoudig maar formeel zijn.
   • Schrijf geen briefje als 'Hallo! Eindelijk is het vrijdag! Ik wil je over één belangrijke zaak vertellen."
   • Schrijf in plaats daarvan dit: "Deze notitie houdt u op de hoogte van de voortgang van Project 319."
2. 2 Houd in je memo een neutrale toon - wees niet overdreven emotioneel en subjectief. Doe uw best om te vertrouwen op feiten en bewijzen wanneer u een claim indient.
   • Je moet bijvoorbeeld niet zo schrijven: "Ik denk dat we allemaal veel gelukkiger zullen zijn als we op vrijdag komen werken in wat we maar willen."
   • Onderzoek in plaats daarvan of alle medewerkers zich op vrijdag in vrijetijdskleding willen kleden en hoe dit van invloed is op de bedrijfsethiek.
3. 3 Gebruik signaalzinnen. Wanneer u bewijsmateriaal gaat leveren of een bron citeert, zorg er dan voor dat u de juiste zinnen gebruikt.
   • Bijvoorbeeld: "Volgens onze gegevens, ..." of "Uit de uitgevoerde onderzoeken blijkt dat ...".
4. 4 Kies een geschikt lettertype en grootte. De memo moet gemakkelijk te lezen zijn, dus vermijd het gebruik van al te kleine lettertjes; 11 of 12 is de standaard lettergrootte.
   • U moet ook een eenvoudige tekenstijl kiezen, zoals Times New Roman. Schrijf je notitie niet in een grappig of fancy lettertype zoals Comic Sans (ze zullen je uitlachen als je dat doet!).
5. 5 Gebruik standaardvelden. Marges van 2,5 cm zijn de standaard voor memo's, hoewel sommige teksteditors memosjablonen met grote marges kunnen bevatten (bijvoorbeeld 3 cm).
6. 6 Servicenotities zijn geschreven met enkele regelafstand. Laat een lege regel tussen alinea's en secties.
   • Laat alinea's niet inspringen.

Deel 2 van 3: Voorbereiden om een ​​memo te schrijven

1. 1 Als je meerdere mensen moet informeren over iets belangrijks (op het werk), stuur ze dan een memo. U kunt het zelfs naar één persoon sturen als het feit dat u informatie heeft verzonden, moet worden gedocumenteerd.
   • In sommige gevallen is het echter beter om gewoon met de mensen te praten die je wilt.
   • Bovendien kan bepaalde informatie niet schriftelijk worden doorgegeven.
2. 2 Afhankelijk van de verzonden informatie kunnen de inhoud en het formaat van de notitie variëren. De meeste memo's bevatten de volgende informatie:
   • Een nieuw idee of oplossing voor een probleem.Als je bijvoorbeeld weet hoe je een probleem met het plannen van overwerkkosten kunt oplossen, schrijf er dan over in een memo en stuur het naar je baas.
   • Bestellingen. Het verzenden van een memo is bijvoorbeeld een effectieve manier om verantwoordelijkheden te verdelen tijdens een aanstaande conferentie die wordt georganiseerd door uw afdeling.
   • Rapport. U kunt ook een notitie sturen om collega's te informeren over een recente gebeurtenis, of om hen op de hoogte te brengen van nieuwe informatie over het project, of om een ​​rapport in te dienen over de resultaten van een onderzoek.
3. 3 Misschien werkt u aan veel projecten en wilt u deze delen in een memo. Zou dat niet moeten doen. Servicenotities bevatten informatie over één specifiek probleem (onderwerp, project, enzovoort).
   • De memo moet kort, informatief en gemakkelijk te lezen zijn. Door je dus op slechts één onderwerp te concentreren, zorg je ervoor dat de informatie wordt gelezen en in aanmerking wordt genomen.
4. 4 De inhoud en stijl van uw notitie is afhankelijk van de doelgroep, dus denk na over wie uw notitie zal lezen.
   • De stijl van de memo voor uw collega's over het plannen van een belangrijke datum en de stijl van de notitie voor uw baas met het voortgangsrapport zal bijvoorbeeld heel anders zijn.

Deel 3 van 3: Een memo schrijven

1. 1 Geef de notitie een titel. In zakelijke correspondentie is het gebruikelijk om documenten een titel te geven.
   • Schrijf bijvoorbeeld bovenaan de pagina "Memo" of "Memo".
   • U kunt de titel in het midden plaatsen of links op de pagina drukken. Het is het beste om de memo's die u eerder hebt ontvangen te bekijken en hun formaat te kopiëren.
2. 2 Schrijf een titel voor uw notitie. Het moet de volgende informatie bevatten:
   • AAN: Schrijf de namen en titels van de mensen naar wie u het bericht stuurt.
   • OT: schrijf je naam en titel.
   • DATUM: Schrijf de exacte datum inclusief het jaar.
   • ONDERWERP: Geef een korte maar nauwkeurige beschrijving van waar de notitie over zal gaan.
   • Houd er rekening mee dat u in plaats van "Onderwerp" ook "Ref." kunt schrijven.
3. 3 Zorg ervoor dat u in de lijst met ontvangers van de notitie alle mensen opneemt naar wie u deze gaat verzenden. Beperk de ontvangers van de notitie tot de mensen die worden beïnvloed door de informatie erin.
   • Stuur niet naar iedereen in je afdeling of bedrijf een briefje als het probleem maar een paar mensen betreft.
   • Als u notities in één keer naar alle medewerkers van het bedrijf stuurt, worden ze gebombardeerd met notities en lezen ze ze ofwel niet zorgvuldig, ofwel helemaal niet.
4. 4 Neem in de lijst met ontvangers van de notitie de volledige namen en titels op. Ook als je met je baas op een laag pitje staat, kun je in zakelijke correspondentie beter een formele toon aanhouden. Je kunt hem bijvoorbeeld "Vladimir" noemen als je naar zijn kantoor gaat, maar in je memo noem je hem "Mr. Dmitriev" of "Vladimir Nikolajevitsj".
   • Houd hier rekening mee bij het vermelden van de ontvangers van de notitie - vermeld de volledige naam en titel.
5. 5 Als u een notitie naar iemand van een ander bedrijf stuurt, is het erg belangrijk om de juiste manier te bepalen om contact met hen op te nemen. Neem de tijd om informatie over deze persoon te zoeken; hoogstwaarschijnlijk kan dit op de website van zijn bedrijf.
   • Als de persoon bijvoorbeeld een doctoraat heeft, moet u dit vermelden.
   • Zorg er ook voor dat u de functie van deze persoon vindt en deze in uw notitie opneemt.
6. 6 Denk na over het onderwerp van uw notitie. Het moet beknopt en duidelijk zijn.
   • "Nieuwe klanten" is bijvoorbeeld een nogal vaag onderwerp, en als iemand uw notitie over een paar dagen of weken wil vinden, zal hij of zij er moeite mee hebben.
   • Het beste onderwerp is: "Klantuitbreidingsrapport".
7. 7 In servicememo's worden in de regel geen begroetingen geschreven. Maar als u wilt, kunt u de tekst van de notitie beginnen met "Geachte heer Dmitriev" of "Geachte collega's".
   • De notitie moet kort en informatief zijn, zodat de begroeting kan worden weggelaten.
8. 8 Schrijf het inleidende gedeelte van de notitie. Vermeld daarin duidelijk het doel van het schrijven en verzenden van de memo.
   • Bijvoorbeeld: "Ik schrijf naar ...". Het inleidende deel van de nota moet een kort overzicht bevatten van de informatie die erin wordt gepresenteerd.
9. 9 Het inleidende gedeelte moet kort zijn. Het is niet nodig om details en andere details daarin te verstrekken.
   • Maak het inleidende gedeelte van een aantal korte zinnen (korte alinea).
10. 10 Bepaal de stijl van presentatie van de belangrijkste informatie. Het moet worden ingesloten in 2-4 alinea's. De stijl van presenteren hangt af van de informatie zelf.
    • U kunt bijvoorbeeld informatie presenteren in volgorde van belangrijkheid of volgens de processen waarin uw project is onderverdeeld.
11. 11 De dienstnota moet in secties (paragrafen) worden verdeeld, zodat de lezers de informatie gemakkelijk kunnen verwerken; bovendien zullen secties hen helpen belangrijke punten in de notitie te identificeren.
12. 12 Geef elke sectie een titel; de titel van de alinea moet duidelijk aangeven welke informatie deze bevat.
    • U kunt uw aanstaande kantoorverhuizing bijvoorbeeld opsplitsen in de volgende secties: Nieuwe kantoorlocatie, Instructies voor het inpakken van apparatuur en documenten en Verhuisschema.
13. 13 De eerste zin van elke sectie moet de lezers vertellen waar deze paragraaf over gaat.
    • Individuele paragrafen of secties van uw notitie moeten gericht zijn op een specifiek punt over het onderwerp dat wordt overwogen.
14. 14 Maak een lijst of lijst om belangrijke punten te markeren. Hierdoor kunnen lezers zich concentreren op belangrijke punten en informatie sneller lezen en opnemen.
15. 15 De grootte van een memo mag niet groter zijn dan 1-2 pagina's.
    • Dit is een standaard memoformaat met enkele regelafstand en een lege regel tussen alinea's.
16. 16 Overweeg een paragraaf op te nemen waarin de gepresenteerde informatie wordt samengevat. In de meeste gevallen is dit niet nodig, zeker niet als je een kort briefje hebt geschreven.
    • Maar als de gepresenteerde informatie erg complex is of als de memo groter is dan standaard, dan is het beter om een ​​kleine paragraaf op te nemen met een samenvatting van de gepresenteerde informatie (namelijk de belangrijkste punten).
17. 17 Zorg ervoor dat je een afsluitende alinea opneemt, zelfs als je denkt dat je die niet nodig hebt. Stel je de volgende situatie voor:
    • Wat zijn de doelen van de memo? Lezers aanmoedigen om iets te doen? Moeten medewerkers zich op tijd melden? Zo ja, vermeld dit dan duidelijk in de laatste alinea.
    • Als er geen verdere actie nodig is, schrijf dan de volgende conclusie: "Ik zal deze kwestie graag bespreken" of "Als u vragen of opmerkingen heeft over dit onderwerp, zal ik ze graag beantwoorden."
18. 18 Zet desgewenst uw naam of handtekening aan het einde van de notitie (maar dit is niet verplicht). Kijk in dat geval naar de memo's die u van andere medewerkers heeft ontvangen.
    • Als ze notities ondertekenen (bijvoorbeeld 'Met vriendelijke groet, Ivanov AA), doe dan hetzelfde.
    • Als u de notitie niet wilt ondertekenen, kunt u uw initialen aan het einde van het document zetten.
19. 19 Maak een herinnering over eventuele bijlagen als tabellen, grafieken of rapporten aan de notitie zijn toegevoegd. Om dit te doen, schrijft u aan het einde van het document bijvoorbeeld "Bijlage: Tabel 1".
    • De bijlagen moeten in de hoofdtekst van de nota worden vermeld.
    • Als u bijvoorbeeld schrijft over een aanstaande verhuizing naar een nieuw kantoor, zou u iets kunnen schrijven als: "We zijn van plan de verhuizing tegen het einde van het kwartaal af te ronden. Zie bijgevoegde tabel 1 voor een gedetailleerd verhuisschema."
20. 20 Zorg ervoor dat u deze controleert voordat u uw notitie indient. Zorg ervoor dat de zinnen grammaticaal correct zijn, dat er geen spel- of syntaxisfouten in de notitie staan ​​en dat de informatie zinvol is.
    • Verstuur de notitie niet nadat deze voor het eerst is gecontroleerd (tenzij het natuurlijk een dringende notitie is). Leg het document opzij en controleer het over een uur opnieuw. Misschien vindt u nieuwe fouten en onnauwkeurigheden die u eerder over het hoofd had gezien.
    • Als de notitie vertrouwelijke informatie bevat, controleer dan het privacybeleid van uw bedrijf en ontdek de naam van de persoon die uw notitie zal beoordelen en zijn mening zal geven over de naleving van de vastgestelde regels.