Hoe organiseer je een muziekevenement?

Video: Hoe organiseer je het grootste muziekevenement ter wereld?

Inhoud

Stappen
Methode 1 van 8: Contacten van mensen verzamelen
Methode 2 van 8: Een locatie vinden
Methode 3 van 8: Teams, extra personeel en uitrusting zoeken
Methode 4 van 8: Opstelling, timing en duur van uitvoeringen
Methode 5 van 8: Reclame en public relations
Methode 6 van 8: Bereken de kosten van je ticket
Methode 7 van 8: Ter plaatse
Methode 8 van 8: Na de show
Tips
Waarschuwingen
Wat heb je nodig

Ben je ooit naar een lokaal concert geweest en heb je het naar je zin gehad? Welnu, dit is je kans om je eigen evenement te organiseren, wat geld te verdienen en plezier te hebben! Dit alles vergt een beetje vastberadenheid en vertrouwen. Het organiseren van een live muziekevenement is lang niet zo moeilijk als je zou denken!

Stappen

Methode 1 van 8: Contacten van mensen verzamelen

1 Chat met groepen en organisatoren op lokale evenementen en houd contact met hen.
2 Bied aan om te helpen bij evenementen die ze organiseren, zoals het aanbieden van een technicus om te helpen bij het opzetten van apparatuur, of het ophangen van posters of het verkopen van tickets. Doe het gratis; hiermee kun je in ieder geval gratis naar het concert en de organisatoren zullen je dankbaar zijn.
3 Als je al een paar concerten hebt bijgewoond, dan ken je al minstens vijf bands of artiesten. Zorg ervoor dat je een goede relatie met hen onderhoudt.

Methode 2 van 8: Een locatie vinden

1 Zoek een locatie voor het evenement. Lokale theaters, bioscopen, scholen en auditoria zijn te huur. Als je echter een geschikte locatie hebt gevonden, neem dan contact op met de manager om ervoor te zorgen dat het hosten van het live-evenement niet in strijd is met hun regels. Het beste is om theater te gebruiken. Veel theaters hebben zit- of sta-opties en hebben een PA-systeem (public address) en podium geïnstalleerd, wat allemaal kostenbesparend is. Er is ook een groeiend aantal pubs gewijd aan livemuziek. Ze hebben meestal 100-300 mensen en hebben meestal ook hun eigen geluidstechnici en PA-systeem. Dit laatste punt is van vitaal belang als je voor het eerst een concert organiseert, omdat een PA-systeem niet alleen kosten bespaart, maar ook betekent dat a) dit een plek is waar mensen vaak genoeg komen b) het systeem is opgezet om het is gemakkelijker voor de geluidstechnicus en met ) dit zal de hoeveelheid tijd en zenuwen voor / na het concert aanzienlijk verminderen, omdat er minder dingen te begrijpen zijn en er slechts een minimale hoeveelheid apparatuur is.
2 Zorg ervoor dat je minimaal een maand van tevoren een locatie voor je evenement reserveert, maar zelfs eerder, zodat je beter kunt adverteren en op tijd voor het concert kunt zijn.
3 Ontdek de kosten van het huren van een locatie voor de nacht en voeg dit toe aan uw budget (soms willen locaties geld verdienen met de kaartverkoop, maar laat ze niet meer dan 40% hebben, want dit is al te veel als u bijkomende kosten).
4 Bepaal of het een zittende of staande oefening zal zijn. Als het rechtop staat, kun je meer mensen huisvesten. Ook geeft het publiek vaak de voorkeur aan staande evenementen, omdat ze kunnen dansen en springen, als het bijvoorbeeld een "metal" concert is.
5 Bepaal of er stoelen of een gedeelde ingang voor iedereen bij het concert worden toegewezen. Mensen geven meestal de voorkeur aan algemene toelating omdat iedereen de kans heeft om voor dezelfde prijs op de eerste rij te zitten. Een zittend concert met vaste stoelen vereist echter minder beveiliging en is voor u minder vervelend.
6 Organiseer een beveiligingssysteem. Theaters en concertzalen hebben vaak beveiligingspersoneel, maar het kan zijn dat u voor deze diensten extra moet betalen. Als dit een klein concert is met een klein publiek, kun je een paar van je sterke en zelfverzekerde vrienden vragen om je beveiligingssysteem te zijn. Wetten vereisen echter vaak dat u uzelf voorziet van een professionele beveiligingsdienst. Voeg dit toe aan je budget.
7 Stel een leeftijdsgrens in. Als de locatie een pub is, bepaal dan of deze alcohol zal verkopen of niet. Als dat zo is, moet de activiteit alleen voor volwassenen zijn. Het verkopen van alcohol zal waarschijnlijk uw verzekeringskosten verhogen.
8 Neem een verzekering. Een openbare verzekering kan bij de locatie worden inbegrepen, maar controleer dit altijd. $ 200 voor een nachtverzekering is beter dan duizenden dollars in een claim. Alle verzekeringsmaatschappijen bieden verzekeringen aan het burgerpubliek, maar zoeken naar goedkopere verzekeringsopties. Bovendien, met elk nieuw concert dat wordt gehouden, waar geen ongevallen hebben plaatsgevonden, zullen de kosten van uw verzekering dalen, omdat u hebt bewezen dat u verantwoordelijk bent en met minder risico. Voeg verzekeringsprijs toe aan uw budget.

Methode 3 van 8: Teams, extra personeel en uitrusting zoeken

1 Bepaal welke groepen op het evenement zullen optreden; je moet 3 tot 6 optredens organiseren.
2 Kies een groep met de meeste fans en zet hun naam in hoofdletters als titel. Zij zullen uw headliners zijn en ervoor zorgen dat u voldoende publiek krijgt. Hoogstwaarschijnlijk treden ze op met hun eigen drums en meerdere versterkers.Zo niet, vraag dan aan een van de andere groepen om de benodigde apparatuur mee te nemen. Het is beter en goedkoper dan gereedschap huren.
3 Selecteer andere groepen. Het wordt aanbevolen om ten minste één onbekende groep uit te nodigen; zij kunnen de nacht openen en het wordt een advertentie voor hen, en voor jou een nieuw contact.
4 Bereken uw bandkosten. Verschillende bands kunnen gratis spelen, hoewel vaak lokale onbekende bands ermee instemmen om gratis te spelen als je wat gratis kaartjes voor hun vrienden geeft. Maak echter geen gebruik van hun vrijgevigheid en zet altijd wat geld opzij van uw budget om elke groep te bedanken. Al is het maar $ 40 of $ 50 per groep, ze zullen het waarderen. Voeg een beetje cu toe. bovendien aan de band die hun drums, enz. voor slijtage en net als dankbaarheid. Voeg deze kosten toe aan uw budget.
5 Huur een geluidstechnicus in. Als de locatie een lokale geluidstechnicus heeft en een PA-systeem heeft, gebruik deze dan. Zo niet, dan kan de geluidstechnicus voor PA zorgen en alles instellen voor een bepaald bedrag. Ben je goed met techniek, versterkers en meer, regel dan alles zelf, al is dit wel een extra gedoe. Misschien kan een van je vrienden/nieuw contact dit gratis doen. Voeg in ieder geval de geschatte kosten voor deze taak toe.
6 Huur een MC. Deze stelt de groep voor aan het publiek en sluit de avond af. Probeer iemand in te huren die lokaal bekend is in het veld, of wees zelf een MC. Het kost maar een beetje vertrouwen en een paar minuten om je voor te bereiden. Een waardeloze excentrieke / dronken / impopulaire MC kan de nacht verpesten en onnodige problemen veroorzaken. Beter de afwezigheid van een MC dan degene die problemen veroorzaakt.

Methode 4 van 8: Opstelling, timing en duur van uitvoeringen

1 Zet de meest populaire groep aan het einde en de meest impopulaire eerst.
2 Geef elke startersgroep evenveel tijd, en de laatste twee hebben ook wat extra tijd.
3 Vertel de groepen hoeveel tijd ze hebben om te presteren, maar verminder het met 5 minuten dan in werkelijkheid. Dat wil zeggen, als de groep 30 minuten de tijd heeft om op te treden, zeg dan 25 minuten zodat alles soepel verloopt.
4 Voldoen aan de eisen aan apparatuur, apparatuur delen met groepen, tijd voor een soundcheck - het zijn allemaal delicate momenten. Het zal constante communicatie vergen. Het heeft geen zin voor alle 5 groepen om 5 drumkits en 5 versterkerkits mee te nemen, aangezien er in feite maar één kit nodig is, en de overige vier zullen buiten stof verzamelen in busjes met kans op diefstal. Meestal is het de taak van de headliners om de drumkit te leveren, en andere drummers zullen fragiele onderdelen moeten leveren (strikken, cimbalen, basdrumpedaal). Sommige drummers zijn hier echter niet blij mee en willen dat andere bands een andere kit gebruiken. Als elke groep een eigen kit gebruikt, duurt de pauze tussen de groepen 15 tot 25 minuten en duurt de soundcheck minstens 5 minuten langer. Bij een evenement met drie groepen geen probleem, maar met 5 groepen heb je serieuze problemen. Zoals bekend is bij gitaristen is het meestal oké om andermans versterkers (speakers voor versterkers) te gebruiken, maar niet de versterkers zelf, tenzij de bands elkaar kennen en/of ze definitief terugplaatsen. Dit wordt moeilijker als de headliners comboversterkers hebben of niet genoeg versterkers hebben om rond te lopen. Vervolgens heb je het extra gedoe van het spelen van bands die niet alleen drums / bas / gitaren / zang bevatten. Synthesizers, akoestische gitaren, mandoline, banjo, kazoo, blazerssecties, harpen, enz. kunnen grote stress veroorzaken bij de technicus als ze vlak voor het concert worden gepresenteerd zonder voorafgaande waarschuwing.Begin met de headliners: wat brengen ze mee, wat hebben ze nodig, wat gaan ze delen. Vertel de volgende groep onderaan de lijst wat ze kunnen gebruiken en stel ze dezelfde drie vragen. Tegen de tijd dat je bij het onderste paar groepen op de lijst komt, zou je alles moeten hebben dat voorheen ontbrak. Je kunt dus drumkits van de ene groep hebben, versterkers van een andere, rekening houdend met het gebruik ervan alleen door bepaalde groepen, enz. Maar als je alles eenmaal hebt opgenomen, wordt alles veel gemakkelijker te volgen. Op basis hiervan zou je met de hulp van je geluidstechnicus moeten kunnen begrijpen hoeveel tijd de bands nodig hebben om een soundcheck te maken en of iedereen een soundcheck nodig heeft, en vervolgens de tijd kunnen regelen en alle groepen op de hoogte kunnen stellen. Dit klinkt allemaal als een enorm werk, maar zo bescherm je jezelf 's nachts tegen een hoop stress.
5 Laat bands hun cd's verkopen en, indien mogelijk, merchandising doen tijdens pauzes en na shows. Vraag hiervoor niet uw percentage.
6 Blijf op strakke tijdlijnen voor evenementen.
7 Laat in het algemeen 15 minuten tussen elke groep om op te zetten. Het is echter beter om contact op te nemen met de geluidstechnicus, aangezien sommige groepen mogelijk meer tijd nodig hebben om alles af te stemmen / tweaken, afhankelijk van de technische details van elke groep.
8 Speel muziek af tijdens pauzes. Muzikale stijlen vergelijkbaar met de muziek die die avond wordt gespeeld, maar niet de muziek van de muzikanten. De geluidstechnicus doet het voor u, u hoeft hem alleen van tevoren te vertellen dat hij de apparatuur voor uw mp3-speler meeneemt.

Methode 5 van 8: Reclame en public relations

1 Affiches maken. Een goedkope maar geweldige manier is om één simpele poster te maken met witte letters op een zwarte achtergrond en iemand op kantoor te vragen zoveel mogelijk kopieën te maken. Anders heb je extra printkosten. Zet de volgende informatie op je poster:
- Headliner-groep
- Groep voor hen
- De groep voor hen, enz.
- Groepsopening van de avond
- Plaats
- de datum
- Ticket prijs
- Elke site met betrekking tot groepen, locatie, tickets, u, enz.
2 Hang overal posters op, maar vraag altijd toestemming voordat je ze ophangt. Neem ze mee naar platenzaken, lokale jongerencafés, internetcafés, scholen/hogescholen (indien toegestaan) en moderne kledingwinkels.
3 Bel uw lokale krant/radiostation/etc.en vertel ze dat je een concert geeft. Geef ze alle informatie die je op de poster hebt of stuur ze zelfs een kopie van de poster. Schrijf een persbericht en stuur het een paar weken voor het concert naar de lokale kranten. Probeer een fotograaf uit de krant te krijgen als ze een speciale sectie hebben die is gewijd aan verschillende activiteiten en amusement.
4 Vertel alle groepen om hun optreden tijdens uw evenement op hun Myspace / Bebo / Blogger-pagina's of een andere bron te plaatsen. Probeer je eigen account aan te maken voor je concertorganisatie als je het echt serieus wilt doen.

Methode 6 van 8: Bereken de kosten van je ticket

1 Tel alle kosten bij elkaar op om uw budget te krijgen.
2 Deel dit bedrag door het aantal tickets dat u te koop heeft, exclusief de tickets die u gratis wilt weggeven. Het ontvangen bedrag is het minimum dat u kunt instellen om uw investering net terug te verdienen. Misschien wil je je eerste non-profit evenement voor jezelf organiseren en contacten krijgen van mensen in je omgeving die geïnteresseerd zijn in lokale activiteiten.
- Wil je winst maken, tel dan 20% bij dit cijfer op, maar gebruik altijd de afgeronde ticketprijs. Het moet onzichtbaar zijn voor anderen, zoals 2 of 5. 11 is bijvoorbeeld niet erg goed, maar 12 of 10 is normaal.
3 Vraag de beheerders van je locatie om je tickets uit te printen totdat je voldoende ervaring hebt met het organiseren van concerten; dit is waarschijnlijk bij de huur inbegrepen. Als ze geen tickets printen, verkoop dan tickets aan de ingang; er zullen dus geen papieren en/of valse tickets zijn. Zet gewoon een zegel op de handen van de mensen die komen. Gebruik de originele stempel, maar onthoud dat als deze niet met de hand is gemaakt, de stempel kan worden vervalst. Gebruik daarom een stempelkussen van de originele kleur en verander de kleur en print voor elk optreden dat je host.
4 Probeer het evenement te houden zonder vaste locaties, tenzij het sitemanagement erop aandringt - wie het eerst komt, het eerst maalt - het ziet er allemaal veel aantrekkelijker uit voor het jonge publiek, en je weet zeker dat iedereen vanaf het begin op tijd zal komen.

Methode 7 van 8: Ter plaatse

1 Zorg ervoor dat je alle groepen vroeg bij elkaar brengt, want het ontbreken van een show bederft de avond. Het zal goed zijn - twee of drie uur voor de start van het evenement.
2 Soundcheck is een tussenperiode; zorg ervoor dat de hoofdgroep van de avond als eerste arriveert, want zij zullen eerst het geluid moeten controleren. Dan moet je beslissen of elke groep een soundcheck krijgt, dit met je geluidstechnicus bespreken, luisteren naar wat ze te zeggen hebben; als je 5 groepen hebt en twee uur voor de start, heeft het geen zin om alle instrumenten (gitaar, bas, drums, enz.) van elke groep grondig te controleren en het zal niet erg goed zijn als mensen de kamer binnengaan waar het geluid blijft controleren.
3 Je eerste groep speelt ongeveer een half uur nadat de deuren zijn geopend.
4 Organiseer een pauzeruimte. Het is gewoon een backstageruimte met wat drankjes, groot genoeg voor alle bands die niet op het podium staan.
5 Wees in het zicht bij de ingang en in de menigte en vraag mensen of ze alles leuk vinden. tijd.
6 Zorg samen met de geluidstechnicus, ingangen en groepen dat alles op rolletjes loopt.

Methode 8 van 8: Na de show

1 Betaal groepen en andere werknemers meteen.
2 Als de eigenaren van de locatie je steunen, organiseer dan een minifeestje in de pauzeruimte, of zo niet, ga naar een lokale bar of wat dan ook om je onder de groepen te mengen.
3 Accepteer kritiek en probeer de punten te verbeteren waarover je werd verteld. Vergeet niet dat de meeste van deze jongens naar veel evenementen zijn geweest.
4 Ontspan en bereid u voor op uw volgende succesvolle evenement.

Tips

Je hebt vastberadenheid en verantwoordelijkheid nodig; soms zullen er missers zijn, blijf gewoon werken. Je zult gaandeweg verbeteren.
Wees strikt met veiligheid bij je eerste evenementen totdat je het gevoel hebt dat alles onder controle is.
Probeer zo aangenaam mogelijk te zijn, ongeacht de acties van anderen.
Wees nauwkeurig met betalingen om een goede reputatie te behouden.

Waarschuwingen

Je bent 's nachts volledig verantwoordelijk, dus als er zich een calamiteit voordoet, handel dienovereenkomstig en als je het zelf niet kunt, roep dan om hulp!