Schrijver:
Eugene Taylor
Datum Van Creatie:
9 Augustus 2021
Updatedatum:
1 Juli- 2024
Inhoud
Of het nu gaat om een onverwachte vertraging, reisproblemen of verwarring over de planning, het annuleren van plannen kan soms onvermijdelijk zijn. Hoe eng het ook voor je is om het nieuws te vertellen aan de persoon die je mist, het is het beste om eerlijk en beleefd te zijn en hem zo snel mogelijk te waarschuwen, en dan - hopelijk - zal hij begrip tonen. Verplaats de vergadering bovendien naar een andere dag of in de nabije toekomst en bied aan om dichter bij de plaats waar de persoon is af te spreken om hem minder ongemak te bezorgen.
Stappen
Deel 1 van 2: Annuleer de afspraak beleefd
1 Neem zo snel mogelijk contact op met degene met wie u een afspraak heeft. Hoe langer je wacht, hoe meer overlast je veroorzaakt. Door de persoon vroegtijdig te waarschuwen, laat u zien dat u zowel zichzelf als hun tijd respecteert. 
2 Bel om de afspraak persoonlijk af te zeggen als u deze op het laatste moment meldt. Als u minder dan een dag van tevoren opzegt, neem dan rechtstreeks contact op met de persoon met wie u een afspraak heeft. In deze situatie ziet een e-mail, sms of melding van de opzegging door een andere medewerker er onbeleefd uit. 
3 Gelieve oprechte excuses aan te bieden. Zelfs als u van tevoren op de hoogte stelt, betreurt u de annulering. De persoon kan andere plannen hebben laten varen om u te ontmoeten, of u heeft hen misschien overlast bezorgd. - Een korte, eenvoudige verontschuldiging is voldoende, bijvoorbeeld: "Het spijt me zeer dat het deze keer niet mogelijk was om u te ontmoeten."
- Gebruik geen vage taal en zeg niet dat je "misschien" niet naar de vergadering kunt komen. Het is beter om direct en eerlijk te spreken.
4 Licht kort de reden van de opzegging toe. Heb je een zwaarwegende reden, zoals reisproblemen of ziekte, laat ons dan even weten waarom je de afspraak moest annuleren. Als de reden niet zo valide is, bijvoorbeeld omdat je de vergadering gewoon bent vergeten of per ongeluk twee dingen tegelijk hebt geplaatst, geef dan een algemene uitleg, bijvoorbeeld: "Er is iets gebeurd waar ik niet uit kan komen." - Het is niet nodig om in details te treden over de reden waarom u de afspraak annuleert, zelfs als u eerlijk bent. Met te veel details kan iemand de indruk krijgen dat je het verzint.
- Zeg nooit "er is iets belangrijkers gebeurd" of iets dergelijks.
- Verzin geen excuses. Er is een groot risico dat de persoon uw leugens onthult, wat de situatie kan verergeren.
5 Laat de persoon weten dat je zijn tijd op prijs stelt. Vergeet niet te benadrukken dat u hem dankbaar bent voor het maken van de afspraak met u, en dat het u spijt dat u deze heeft moeten annuleren. Maak duidelijk dat je je realiseert dat zijn tijd niet onbeperkt is. - Dit is vooral belangrijk als de persoon een afspraak met u heeft gemaakt als een gunst, als professional met uitgebreide ervaring op het gebied van interesse.
Deel 2 van 2: Verplaats de afspraak =
1 Bied aan om de afspraak te verzetten bij afzegging. Dit bespaart u niet alleen de rompslomp van het organiseren later, maar laat ook zien dat u nog steeds geïnteresseerd bent in deze bijeenkomst. Wanneer u belt of mailt om de afspraak te annuleren, vermeld dan aan het einde dat u deze wilt verplaatsen naar een voor de persoon geschikt tijdstip. 
2 Maak een paar keer een lijst van wanneer je elkaar kunt ontmoeten. Doe je best om aan het schema van de ander te voldoen, maar geef hem of haar verschillende opties om uit te kiezen. Markeer 3-4 vrije plekken in je schema en vraag of het voor de persoon handig is om op dit moment af te spreken. - U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik ben vrij op vrijdag na 14:00 uur, op maandag of dinsdag tussen 13:00 en 15:00 uur. Werkt een van deze opties voor jou, of is het handiger om op een ander tijdstip af te spreken?"
3 Bied aan om ergens dichter bij deze persoon af te spreken. Om de annulering van de eerste vergadering te compenseren, zou het leuk zijn om de verplaatste vergadering handiger voor hem te maken. Bied aan om af te spreken op zijn kantoor of ergens in de buurt, waar hij op dit moment al zal zijn. - Je kunt ook aanbieden om contact op te nemen via Skype of Viber als de persoon met wie je een afspraak probeert te verzetten het erg druk heeft of ver weg is.
4 Kies de tijd die precies bij jou past. Na het afzeggen van de eerste afspraak kan de tweede afmelding voor nog meer ergernis en ongemak zorgen. Het kan ook je relatie met de persoon verpesten. Kijk goed naar je planning en zorg ervoor dat de tijd die je afspreekt goed voor je is en dat in deze periode de kans op onvoorziene omstandigheden minimaal is. - Als u bijvoorbeeld niets gepland heeft voor december, maar u weet dat dichter bij de feestdagen in de regel veel dingen worden toegevoegd, is het beter om de vergadering niet uit te stellen naar deze tijd.
5 Schrijf het tijdstip op waarop je afspreekt. Zodra je hebt besloten hoe lang je de afspraak wilt verzetten, voeg je deze toe aan je planner of je planning. U kunt ook een fysieke herinnering schrijven en deze prominent weergeven. 
6 Als je elkaar ontmoet, bedank de persoon dan voor zijn geduld. Begin de vergadering door de persoon (of personen) te bedanken voor de overdracht. Het is echter niet nodig om nogmaals je excuses aan te bieden, maar als je waardering uitspreekt voor het feit dat hij in jouw positie is gekomen, laat je zien dat je zijn tijd op prijs stelt.
Tips
- Doe je best om afspraken niet te annuleren, aangezien dit een negatief effect op je kan hebben en je zakelijke en persoonlijke connecties kan schaden.
- Als je uitgaat met iemand voor wie je betaalt (zoals een psycholoog), controleer dan of ze een annuleringsbeleid hebben.
