Een fax verzenden

Video: How to Send a Fax from a Fax Machine

Inhoud

Stappen
Methode 1 van 2: Voordat u een fax verzendt
Methode 2 van 2: Een fax verzenden
Tips
Waarschuwingen
Wat heb je nodig

Als u een van die onwetende mensen bent die nog nooit van faxen hebben gehoord, of ooit wisten maar vergeten zijn, dan is het tijd om uw geheugen op te frissen en meer te leren over nieuwe technologieën. Houd er rekening mee dat er een groot aantal soorten faxapparaten zijn, dus u moet eerst de handleiding van dit apparaat bestuderen die bij de kit wordt geleverd. Bij de meeste faxapparaten moet u eerst een begeleidende brief sturen, vervolgens het nummer kiezen en de fax rechtstreeks verzenden.

Stappen

Methode 1 van 2: Voordat u een fax verzendt

1 Maak een sollicitatiebrief. Faxapparaten worden vaak door iedereen in een kantoor of door een specifieke groep mensen gebruikt. Aangezien iedereen in de buurt de fax kan lezen, kan het een goed idee zijn om een begeleidende brief te sturen. Het zorgt ervoor dat de juiste persoon uw fax ontvangt.
- De begeleidende brief bevat de naam van de ontvanger, de inhoud van de fax en het aantal pagina's. Het moet ook informatie over de afzender bevatten, zoals naam en faxnummer, zodat de ontvanger indien nodig een antwoord kan sturen.
2 Kies het faxnummer. Vervolgens moet u het faxnummer kiezen, net zoals u gewoonlijk een telefoonnummer kiest. De meeste nieuwe faxapparaten hoeven geen code in te voeren om een document binnen een stad te verzenden, maar het is nog steeds nodig voor verzending over lange afstand. Bij sommige faxapparaten moet u een netnummer invoeren, ongeacht uw locatie. Ontdek het zelf of vraag iemand naar uw machine.
- De landcode (Rusland komt bijvoorbeeld overeen met het cijfer "7" aan het begin van telefoon- en faxnummers) is soms ook van toepassing op lokale gesprekken, maar alleen in combinatie met het netnummer. Het gebruik van de landcode is bijna altijd vereist bij het gebruik van internationale gesprekken.
- Voor interlokale communicatie binnen een land moet u ook vaak "8" bellen. Lees de instructies of vraag iemand naar de functies van uw specifieke faxapparaat.
- Zorg ervoor dat u het faxnummer gebruikt en niet het telefoonnummer van de persoon met wie u contact wilt opnemen. Vaak staan deze nummers naast elkaar op een visitekaartje en is het heel gemakkelijk om ze te verwarren door naar de verkeerde regel te kijken.
3 Bepaal de papierinvoermethode. U moet ervoor zorgen dat u het vel met de te verzenden materialen op de juiste zijde van de fax hebt geplaatst. Het is alleen mogelijk om de inhoud van een document te scannen wanneer het papier op een bepaalde manier is geplaatst, en u verzendt een blanco fax als u het vel ondersteboven invoert. Zorg ervoor dat het papier zich in de juiste positie bevindt voordat u een fax verzendt.
- De papierinvoermethode verschilt van faxapparaat tot faxapparaat. Gelukkig hebben alle faxen markeringen om de juiste papierpositie aan te geven. Zoek naar het gevouwen vel papiersymbool in de buurt van het papierinvoergebied. Je zult zien dat een van de zijkanten van dit vel schoon is en dat er lijnen aan de andere kant zijn.
  - Als de lijnen zich op de gevouwen kant bevinden, plaats het papier dan met de blanco kant naar u toe gericht.
  - Als de gevouwen hoek leeg is, moet het vel met de voorkant naar u toe in het faxapparaat worden geplaatst.
4 Fax in het juiste formaat. Faxapparaten zijn ontworpen om te werken met vellen van standaardformaat. Als u een document met een afwijkend formaat probeert te verzenden, kunt u dit niet doen.Bovendien kan het papier vastlopen of zelfs het faxapparaat beschadigen.Als het toch nodig is om een document met een afwijkend formaat op te sturen, moet u een kopie van een geschikt formaat maken met een kopieerapparaat en deze al opsturen, niet het origineel.
- De meest voorkomende papierformaten voor faxen en printers zijn A4 en briefhoofd.

Methode 2 van 2: Een fax verzenden

1 Gebruik uw faxapparaat om het document te verzenden. Nadat u alle bovenstaande stappen hebt voltooid, kunt u beginnen met het verzenden van de fax. Plaats nu het papier met de juiste kant, kies het nummer dat u nodig hebt en klik vervolgens op de knop "verzenden". Dit is meestal een grote en zichtbare knop. Gefeliciteerd! U heeft een fax verzonden!
- Je zult merken hoe, na het indrukken van de verzendknop, het apparaat meerdere keren piept en een beetje zoemt. Dit is goed. Dit is hoe faxen met elkaar communiceren. Na een paar minuten nadat de fax succesvol is verzonden, hoort u een duidelijk signaal om dit te bevestigen. Als er problemen zijn tijdens het verzenden en de fax is niet doorgekomen, hoort u een kenmerkend onaangenaam geluid. U moet nu uw faxapparaat controleren om het probleem dat u ondervindt vast te stellen.
2 Gebruik internet om een fax te verzenden. Fax-naar-faxmaterialen kunnen ook via internet worden verzonden. Er zijn een aantal bedrijven die dit soort hulp bieden, waarvan de diensten in de meeste gevallen geld kosten. Dit kan een verstandige investering zijn, maar alleen als u zelden faxt en daarom geen faxapparaat wilt kopen of hiervoor gebruik wilt maken van koeriersdiensten.
- PamFax is een uitstekende Skype-faxservice. In dit geval moet u echter een beetje betalen.
- HelloFax is een service die zeer goed integreert met Google Drive en het gemakkelijk maakt om Google Docs-documenten te faxen. U krijgt als testservice de mogelijkheid om gratis een aantal faxen te versturen, maar daar worden later kosten voor in rekening gebracht.
3 Gebruik e-mail om een fax te verzenden. Afhankelijk van het faxnummer van de ontvanger kunt u het document mogelijk gratis verzenden. Maar hier is het de moeite waard om te overwegen dat deze functie van toepassing is op een beperkt aantal faxnummers en u in staat stelt informatie in beperkte hoeveelheden te verzenden.
- U kunt de beschikbaarheid van deze optie voor een specifiek faxnummer op internet controleren.
- Gebruik deze sjabloon om het adres te maken waarnaar u een e-mail wilt sturen: "[email protected]"
- Verwijder de aanhalingstekens en wijzig het faxnummer (inclusief land- en regiocodes) en voor- en achternaam ("voor" en "achternaam") naar de persoon naar wie u de fax verzendt.
- Houd er rekening mee dat alleen tekst op deze manier kan worden verzonden. U kunt geen pdf-bestand of ander materiaal bij de brief voegen.

Tips

Voer altijd het volledige nummer in, inclusief de landcode en het netnummer.
De meeste faxapparaten worden geleverd met een gebruiksaanwijzing. Bestudeer het grondig voordat u actie onderneemt.

Waarschuwingen

Wanneer u vertrouwelijke informatie verzendt, moet u er rekening mee houden dat IEDEREEN de fax kan lezen die op de ontvangende zijde is afgedrukt. Controleer vóór het verzenden het nummer om er zeker van te zijn dat de ontvanger zich in de buurt van de fax bevindt.