Inhoud

• Stappen

De nauwkeurigheid van voorraadboekhouding is van invloed op verschillende aspecten van de activiteiten van een onderneming. De inkoopafdeling vertrouwt op voorraadgegevens om reguliere inkoop van materialen te initiëren. Productie- en planningsafdelingen hebben nauwkeurige voorraadgegevens nodig om het productieproces te plannen. Onnauwkeurige voorraadgegevens kunnen leiden tot tekorten aan bepaalde materialen, wat zal leiden tot vertragingen in de levering van producten aan klanten en mogelijk tot verstoring van de bedrijfsvoering. Bedrijven kunnen de nauwkeurigheid van hun voorraaddatabases verbeteren door specifieke boekhoudprocedures te ontwikkelen en de naleving door werknemers te controleren.

Stappen

1. 1 Ontwikkel procedures voor het omgaan met materialen in de organisatie. Ze moeten een gedetailleerde beschrijving bevatten van de stappen die werknemers moeten volgen wanneer materialen bij de onderneming aankomen en ze in productie worden genomen.
   • De procedures moeten ook de acties van werknemers beschrijven in het geval dat ze beschadigde voorraden, defecten en tekorten constateren.
2. 2 Train medewerkers om volgens procedures te werken. Het personeel van het bedrijf moet alle procedures grondig kennen.
   • Elke werknemer moet het belang van nauwkeurig voorraadbeheer en de impact ervan op het bedrijf als geheel begrijpen.
   • Voor individuele groepen personeel kunnen aparte trainingen worden georganiseerd, specifiek gericht op hun werkgebied. Productiepersoneel zal bijvoorbeeld hun eigen procedures hebben voor het omgaan met materialen die verschillen van die op de inkoopafdeling.
3. 3 Bewaak de prestaties van het personeel en voer audits uit. Inventarisatieprocedures zijn alleen waardevol als ze worden gevolgd door werknemers. Zorg ervoor dat medewerkers de vastgestelde procedures volgen.
   • Een audit van primaire records en facturen kan verifiëren dat medewerkers de procedures voor voorraadbeheer volgen.
4. 4 Breng een cyclus van tussentijdse voorraadcontroles tot stand. Hun frequentie hangt af van de omloopsnelheid of de waarde van de respectievelijke voorraadgroepen.
   • Om een ​​schema voor voorraden te ontwikkelen, kunnen voorraden worden onderverdeeld in groepen met verschillende herberekeningsfrequenties. Een bedrijf kan bijvoorbeeld besluiten om maandelijks de beschikbaarheid van onderdelen met een hoge omzet te inventariseren, maar twee keer per jaar onderdelen met een lage omzet te inventariseren.
   • Het bedrijf moet medewerkers opleiden om een ​​continue voorraadvoorraad bij te houden. In dit geval zijn voorraadaccountants goed op de hoogte van de voorraadlijst, de daarmee uitgevoerde handelingen en acties bij tekorten.
   • Continue voorraadadministratie houdt ook in dat de redenen voor tekorten worden geïdentificeerd wanneer ze worden ontdekt. Dit kan een licht werpen op bestaande problemen in procedures voor voorraadboekhouding.
5. 5 Ontwikkel een procedure voor het omgaan met tekorten. In sommige organisaties moet het afboeken van de tekorten worden gecertificeerd door het management. Als er een tekort wordt geconstateerd, moet de voorraadaccountant de boekhoudkundige gegevens in overeenstemming brengen met de daadwerkelijke beschikbaarheid van de voorraden.
6. 6 Plan de totale jaarlijkse voorraden. Jaarlijkse inventarisaties kunnen 1-2 keer per jaar worden uitgevoerd om alle voorraden op te tellen en boekhoudkundige gegevens in overeenstemming te brengen met de actuele stand van zaken.
   • Discrepanties tussen de werkelijke hoeveelheid voorraden en boekhoudgegevens die tijdens de inventarisatie worden gevonden, maken het ook mogelijk om de effectiviteit van de organisatie van de voorraadadministratie en de boekhoudprocedures zelf te beoordelen.