Inhoud

• Stappen
• Advies
• Waarschuwing

Het organiseren van evenementen lijkt een erg moeilijke taak, en het wordt nog ingewikkelder als je geen plan hebt en niet vooruit plant. Probeer dit dus te voorkomen - door maanden van tevoren voor te bereiden en kalm te blijven tijdens het evenement.

Stappen

Methode 1 van 4: Plan maanden voor het evenement

1. 

   Bepaal het doel van het evenement. Door het doel van uw organisatie te bepalen, kunt u uw evenement op koers houden. Plant u een evenement om de gemeenschap te informeren? Potentiële sponsors overtuigen? Een bepaald individu of groep prijzen? Geef dit doel zoveel mogelijk uit. Wat je ook doet (opvoeden, overtuigen, prijzen, etc.), waarom doe je dat nog een keer
   • Beschouw het als uw missie of premisse van uw succes. Als je eenmaal zeker weet wat je wilt, zul je het een stuk gemakkelijker vinden!

2. 

   
   
   Gestelde doelen.Precies Wat wil je bereiken? Niet het aantal mensen dat op het evenement verscheen, niet het feit dat het gebeurde - hoe wil je dat het evenement is? 5 nieuwe leden voor uw organisatie? 20 miljoen dong opgehaald? Verander de mentaliteit van andere mensen? Iedereen enthousiast maken?
   • Denk na over de 3 resultaten die u het meeste uit het evenement wilt halen en concentreer u erop om ze te realiseren. U kunt één financieel doel, één sociaal doel en één persoonlijk doel afwegen - het is aan u!

3. 

   
   
   Verzamel vrijwilligers. Je hebt goede en goede leden nodig op veel verschillende gebieden van het organiserend comité. Ze kunnen u helpen met alles, van plannen, budgetteren tot het versturen van uitnodigingen, het ontwerpen van posters, het verwelkomen van gasten en het opruimen na het evenement. Met andere woorden, ze zullen u helpen de klus te klaren. Zoek indien mogelijk vrijwilligers die u kunt vertrouwen!
   • Zorg ervoor dat zowel de organisatoren als de evenementmanagers werken volgens het schema dat u in het plan hebt uiteengezet. Samenwerking tussen de partijen maakt uw werk gemakkelijker. Als u iemand om hulp vraagt, wees dan vanaf het begin duidelijk over uw verwachtingen van hem en de mate van deelname aan het evenement.
   • Als je geen vrijwilliger kunt vinden, huur dan een evenemententeam in! Dit hangt volledig af van het type evenement dat u organiseert. Je kunt de locatie huren bij het evenemententeam, of huren bij een derde partij.

4. 

   
   
   Geschatte budget. Alle uitgaven, inkomsten, subsidies en andere buitengewone uitgaven moeten in de begroting worden opgenomen. Als je geen budget hebt, sluit je het evenement af met een dikke rekening en een lege portemonnee zonder te begrijpen wat je net hebt uitgegeven. Wees realistisch vanaf de eerste dag, zodat u later niet voor verrassingen komt te staan!
   • Vind manieren om de kosten laag te houden. Kun je vrijwilligers inhuren om gratis te werken? Overweeg locaties die goedkoper zijn om te huren (bijvoorbeeld iemands huis)? Bedenk dat een kleine, simpele maar succesvolle bijeenkomst veel beter is dan een luxe feest dat mislukt.

5. 

   Bepaal de tijd en locatie van het evenement. Dit is de factor meest belangrijk van het evenement. Wat moeten de tijd en plaats van uw evenement zijn zodat mensen kunnen zeggen: "Ja, ik zal er zijn!"? Je wilt het evenement hosten op een moment dat iedereen vrij is en op één handige locatie waar je genoeg huur hebt!
   • Bekijk de agenda van de gemeenschap waarin u woont en overweeg wie er aan het evenement deelneemt. Als u zich op huisvrouwen richt, is het organiseren van dag- en buurtevenementen de beste optie (u kunt extra babysitservices bieden). In het geval van een studentdeelnemer: houd het evenement op een doordeweekse avond in het stadscentrum. Ga indien mogelijk naar hun huis bijeenkomst.
   • Uiteraard zijn er veel evenementenlocaties die u van tevoren dient te reserveren. Neem contact op om deze locaties zo snel mogelijk te huren. Ze zijn misschien duurder dan u denkt!

6. 

   Overweeg logistiek. U moet in elk opzicht aan logistiek denken. Hoe wordt de parkeerplaats? Het vermogen van mensen met een handicap om deel te nemen? Wat kun je doen met de evenementruimte? Welke uitrusting heb je nodig? Heeft u tegen betaling iets extra's nodig (bijv. Sprekersdrankjes, badges, publicaties)? Hoeveel mensen zijn er nodig voordat het evenement soepel verloopt?
   • Het is erg belangrijk om na te denken en te discussiëren met de leden van de organisatoren om alle aspecten van het evenement te overwegen. Zijn er obstakels die u kunt voorzien en vermijden? Hebben de gasten een plek nodig om te verblijven? Welke uitzonderingen zijn vereist?

7. 

   Denk aan marketing en reclame. Maak tijdens de voorbereiding van het evenement een concept van de poster. Deze poster moet informatie bevatten over de datum, tijd, locatie, belangrijkste gasten, de naam van het evenement en het thema of de slogan van het evenement. Aangezien de voorbereidingstijd te vroeg is, kunt u veel tijd besteden aan het zorgvuldig nadenken over deze dingen, maar u moet een eerste schets maken om te zien wat de secties allemaal samen zijn!
   • Denk na over andere manieren om het evenement te promoten. Stuur emails? Mail mail? Informatie verstrekken op Facebook, Twitter of een reeks online evenementensites (hierover later meer)? Wat heb je nodig voordat evenementen om mensen te betrekken en wat u nodig heeft in gebeurtenissen om ze tegen te houden?

8. 

   Werk herschikken. Misschien voel je je momenteel erg in de war. Haal diep adem en open de Excel-software. Maak een conceptschema van activiteiten op het evenement. Gebruik een paar Excel-spreadsheets om uw gedachten te ordenen. Het lijkt op dit moment misschien onnodig papierwerk, maar binnen de komende twee maanden zult u uzelf dankbaar zijn dat u voor uzelf zorgt.
   • Ontwikkel voor elke activiteit een werkschema (met deadlines). Schrijf alle leden van de organisatoren op, waar en wanneer je ze nodig hebt. Op deze manier kunt u uw werk plannen en later vragen vermijden.
   advertentie

Methode 2 van 4: Plan het werk 2 weken voor het evenement

1. 

   Zorg ervoor dat alles klaar is. Identificeer tijd, locatie, belangrijke gasten, evenementorganisator, evenementnaam en slogan. Zal er zijn iets Kunnen we afdwalen? Kunnen er op het laatste moment wijzigingen plaatsvinden? Op dit punt moet alles zo duidelijk zijn als op zwart-wit papier.

2. 

   Ontmoet leden van de organisatoren. Vraag goedkeuring aan voor budget, planning, etc. zowel van de organisatoren als van eventmanagers. Dit is het juiste moment om vragen te beantwoorden. Iedereen heeft zijn verplichtingen al begrepen? Voelen ze zich overal bij?
   • Ontmoet nogmaals de organisatoren en de vrijwilligers om na te denken over mogelijke problemen. Dit is ook het perfecte moment om uw actie te plannen.
   • Zorg ervoor dat de organisatoren geen interne problemen hebben. Blijf in contact met alle afdelingshoofden, organisatoren en vrijwilligers.

3. 

   Verdeel het werk over verschillende mensen en laat een persoon met ervaring alle activiteiten coördineren. Als dit een bijzonder grootschalig evenement is, wijs dan meerdere mensen toe om verschillende activiteiten te coördineren onder toezicht van één persoon. Deze leider moet worden vertrouwd door leden van de organisatoren.
   • U moet een of twee leden toewijzen om tijd te besteden aan het verwelkomen van gasten en chatten voorafgaand aan het evenement.In feite zijn zij de receptioniste, verantwoordelijk voor het opbeuren van alle gasten en het laten zien van deze gasten dat er voor hen gezorgd wordt.

4. 

   Zorg ervoor dat u alle evenementgerelateerde online pagina's up-to-date houdt. Je kent Facebook en Twitter waarschijnlijk al, maar er zijn veel andere online sites die je kunt gebruiken om te promoten, zoals Eventbrite, Evite en Meetup. Als je nog nooit van deze pagina's hebt gehoord, zoek dan nu! Als je evenement in het buitenland is en je online tickets wilt verkopen, is Ticketbud een heel nuttige site.
   • En werk natuurlijk de online pagina, blog of Facebook-pagina van het evenement bij, indien beschikbaar. U kunt herinneringen voor gebeurtenissen verzenden, foto's plaatsen en reacties op gebeurtenissen beheren. Hoe actiever u online bent, hoe bekender het evenement wordt. Als je een evenement organiseert dat te maken heeft met tuinieren, woondecoratie of andere creatieve gebieden, kun je ook Pinterest gebruiken.

5. 

   Verzamel sponsoring en andere geldbronnen van gasten. Er zijn veel soorten uitgaven die de komende weken zullen ontstaan ​​en u wilt dit niet allemaal zelf betalen! Een beetje klauteren voor de opstartkosten - of het nu gaat om de verhuur van een evenementenlocatie, apparatuur of een banketfeest? Mogelijk moet u ook enkele van de bovenstaande bedragen betalen voordat u zich op het evenement voorbereidt.
   • Zorg ervoor dat u een systeem heeft gebouwd voor het verwerken van documenten, certificeringen, facturen en andere papieren. U moet alle documenten bewaren voor toekomstig gebruik, dus hoe eerder u georganiseerd bent, hoe handiger de toekomst zal zijn, vooral wanneer uw partner onprofessioneel werkt.

6. 

   Evenement promotie. Bereid publicaties voor, lanceer advertenties, publiceer naar de pers, stuur uitnodigingen, telefoongesprekken, e-mail contactgroepen, ontmoet potentiële bezoekers of sponsors. Hoe zullen mensen uw evenement kennen en eraan deelnemen? Zorg ervoor dat de informatie die je geeft volledig is, behalve enkele vragen die je stellen - ook de nieuwsgierigheid van de gast moet geprikkeld worden!
   • Denk na over uw doelgroep. Als je de ouderlingen wilt uitnodigen, verspil je geen tijd met het verzenden van berichten via Snapchat-software. Ga naar plaatsen waar ze naartoe gaan of gebruik de tools die uw publiek gebruikt.

7. 

   Verzamel de benodigde items voor het evenement. Deze items kunnen een medaille, spel, souvenir, beloning of certificaat zijn. Er zijn veel kleine en onbeduidende dingen waar onervaren mensen geen aandacht aan kunnen besteden, maar je moet wel de kleinste factoren kennen. Vergeet meubels, geluidsapparatuur, tafels, tafelkleden en andere grote, belangrijke items niet!
   • Dit is nog een ding waar je de tijd voor moet nemen om over na te denken. Stop niet voordat u 5 items hebt gevonden die u bent vergeten voor te bereiden - alles van balpennen en EHBO-koffers tot batterijen, ijsblokjes en verlengsnoeren. U wilt op elke situatie voorbereid zijn.

8. 

   Soort alles. Regel een video-opname. Organiseer vervoer voor gasten. Zorg voor eten voor het schoonmaakteam. De lijst kan eindeloos doorgaan, maar zonder te sorteren kun je het evenement niet organiseren!
   • Bereid eten en drinken voor. Dit is ook een goed moment om speciale accommodatie te regelen, zoals accommodatie voor mensen met een handicap. Controleer of gasten vegetarisch zijn of andere specifieke eetwensen hebben. Veel sites voor online ticketverkoop voor evenementen hebben een gedeelte "zelf-gestelde vragen", waarmee u de speciale verzoeken van uw gasten kunt beoordelen.
   • Bereid bureaus en stoelen, achtergronden, microfoons, luidsprekers, computers, projectoren, podia voor - alles wat nodig is op de evenementenlocatie.

9. 

   Bereid uw contactenlijst voor. U heeft telefoonnummers, adressen en e-mailadressen van de organisatoren nodig. Maak een soortgelijke lijst met VIP's (vooral belangrijke gasten) en leveranciers van goederen of diensten. Als iemand niet komt opdagen of te laat is, is dit een lijst die u kunt gebruiken.
   • Laten we zeggen dat het banketteam te laat is. Wat ga je doen? Haal meteen hun contactenlijst op en bel ze. Oh, ze denken van wel naar de plek om het te halen 90 pond versnipperd varkensvlees? Wat dan ook. U geeft de lijst aan meneer A, hij neemt de vrachtwagen en gaat naar het vleesafhaaladres op het papier. Je hebt een ramp afgewend. Nu weet u dat u dit serviceteam niet moet inhuren of duidelijker richting moet geven!

10. 

    Ga naar de evenementenlocatie met organisatoren. Kijk rond en beoordeel de parkeerplaats, toiletten, kamers en deuren. Zoek naar plaatsen in de buurt waar u fotokopieën kunt maken, kunt bellen en basisbenodigdheden kunt kopen. Houd in het algemeen de locatie van het evenement in de hand.
    • Praat met de persoon met wie je contact hebt opgenomen om de ruimte te huren. Ze zouden de locatie beter moeten begrijpen dan wie dan ook. Is er een probleem dat u moet weten? Beperkte tijd? Is de deur op bepaalde tijden vergrendeld? Hopelijk gebeurt dat niet, maar u moet ook informatie krijgen over de controleschema's voor brandalarmen.
    advertentie

Methode 3 van 4: Bereid je voor in de 24 uur voor het evenement

1. 

   Blijf rustig. Je kunt het. Het is vooral belangrijk dat u kalm blijft en niet in de war of angstig raakt. Je bent al maanden aan het voorbereiden! Alles komt goed. Hoe rustiger je bent, hoe rustiger je teamgenoten zullen zijn, hoe beter het evenement zal zijn. Trouwens, alles zal binnenkort eindigen!
   • Serieus, je kunt het. Je hebt er alles aan gedaan, denkend aan alle mogelijke problemen - als er iets misgaat, weet je hoe je het probleem kunt oplossen. En onthoud: niemand kan het je kwalijk nemen. Een luidruchtige gast, het eten is niet goed - mensen zullen begrijpen dat je het niet allemaal kunt beheersen. Kom tot rust. Je komt wel goed.

2. 

   Laatste check met leden van de organisatoren. Zorg ervoor dat je met iedereen praat over manieren om bij de evenementenlocatie te komen en wanneer je aankomt. Wat je het liefst niet wilt, is wanneer de hele organisatoren je bellen op de dag van het evenement omdat je niet weet waar de achteringang is.
   • Zelfs als niemand iets zegt of je een vraag stelt, doe je best om de houding van anderen te peilen. Zijn ze allemaal tevreden met hun werk? Kunnen ze goed met elkaar opschieten? Als dit niet het geval is, praat dan met iedereen en probeer de knoop te verwijderen. Misschien past iemand op een andere afdeling of werkt hij samen met anderen.

3. 

   Bekijk alle uitnodigingen en reacties. Maak een lijst van gasten in een Excel-spreadsheet en tel het aantal mensen bij. Voor de meeste evenementen is het aantal bevestigde deelnemers zijn niet toont het aantal mensen dat daadwerkelijk aan het evenement deelneemt. Je kunt 50 validators hebben, maar uiteindelijk zijn het er maar 5 of er doen maximaal 500 mensen mee. Hoewel u het aantal validators moet weten, moet u voorbereid zijn op de situatie wanneer er te weinig of te veel bezoekers zijn!
   • Herinner VIP-gasten aan het evenement. Je zult verrast zijn door het aantal mensen dat zegt: "Oh, toch. Morgen niet?" Met een simpele oproep of sms kun je dit voorkomen.

4. 

   Ga naar de evenementenlocatie en controleer of ze allemaal klaar zijn. Is de kamer netjes en klaar? Zijn elektronische apparaten geïnstalleerd en werken ze? Kunt u, indien nodig, elk apparaat vooraf installeren? Heeft het personeel zich volledig voorbereid op het evenement?
   • Kijk of het evenement voldoende supporters heeft. Het is natuurlijk het beste als je meer supporters hebt dan je nodig hebt. Mogelijk moet u iemand om een ​​noodgeval vragen, iemand nodig hebben die op een gast let of een probleem oplossen dat u niet kunt voorzien. Of misschien heb je iemand nodig om je meer koffie in te schenken.

5. 

   Bereid kits voor voor deelnemers aan het evenement. Deze kit kan een waterfles, een reep, een notitie, een balpen, een brochure en alle andere informatie bevatten die ze nodig hebben. Het is ook een goed idee als u kleine souvenirs wilt toevoegen.Dit is een geweldig hoogtepunt dat aantoont dat het evenement goed georganiseerd was en dat de gasten zich tegelijkertijd gewaardeerd voelen.
   • Deze kit kan voor gasten of organisatoren zijn, of beide! Wie houdt er niet van een mueslireep en een balpen?

6. 

   Plan gebeurtenisinformatie (loopblad of uitvoeringsblad). Hier is een lijst met alle benodigde informatie onderverdeeld naar tijd en / of afdeling. Bereid binnen enkele minuten een taakprogramma voor met belangrijke activiteiten. Het sjabloon van het looplaken is geheel aan jou om te beslissen. Probeer de informatie tot een minimum te beperken zodat u deze gemakkelijk kunt lezen.
   • Als je het echt moeilijk hebt, bouw deze dan soorten een ander looplaken kan handig zijn. Sprekers willen eerder de lijst met andere gasten weten die waar en wanneer zullen zijn. De organisatoren willen een lijst met apparatuur, tijdlijnen en schoonmaakplannen. Als je genoeg tijd hebt om het looplaken op te bouwen, zul je dit erg handig vinden.

7. 

   Maak een lijst met items om mee te nemen naar de evenementenlocatie. Hoe erg zal het zijn als je naar het evenement gaat, alles is klaar, iedereen zijn jullie er allemaal, en realiseer je je dat je thuis 12.000 kopjes bent vergeten? Dit is slecht. Je hebt het allemaal verpest. Dus maak een lijst, check hem nog een keer en neem alle ingrediënten mee om voor te bereiden!
   • Als de items op verschillende plaatsen zijn verspreid, wijs dan aan elke persoon een specifieke taak toe. Daarbij hoef je geen 8 uur rond te rennen en deze items in paniek te verzamelen. "Eén boom maakt een jonge niet, drie bomen clusteren samen, dus de berg is hoog" - zeiden de oude mensen.
   advertentie

Methode 4 van 4: Beheer de datum van het evenement

1. 

   Kom vroeg naar de evenementenlocatie met organisatoren en vrijwilligers. Zorg ervoor dat iedereen aanwezig is en dat de elektronica naar behoren werkt. Last minute vragen? Als er tijd is, laten we dan frisdrank drinken, delen, iedereen aanmoedigen en rusten! Je kunt het. Je bent klaar.
   • Zorg ervoor dat de organisator een speciale badge draagt ​​of een aantal herkenbare items bij de hand heeft, zodat deelnemers aan het evenement indien nodig om hulp kunnen vragen. Soms zijn kaki pakken niet genoeg.

2. 

   Van binnen van alles en buiten. Ballonnen op de brievenbus nodig? Posters in de hoek van de kamer? Hoe zit het met de deur en langs de gang? Als uw gasten door een chaotisch doolhof moeten gaan om de evenementenlocatie te bereiken, moet u veel borden plaatsen om u te begeleiden.
   • Welkomstborden en andere informatieborden voor het gebouw zullen bijzonder nuttig zijn. Je wilt dat mensen de evenementenlocatie direct vanaf de straat kunnen herkennen. Hier is niets aan te merken!
   • Er is een receptie en er zijn geregistreerde gasten bij het evenement. Wanneer de gasten de deur binnenkomen, moeten ze precies zien wat ze moeten doen. Anders zullen ze rondzweven in een staat van onzekerheid en ongemak. Herinner je je het hierboven genoemde receptiegedeelte nog? Wijs iemand toe om bij de deur te staan ​​om alle vragen van de gast te verwelkomen en te beantwoorden.
   • Zwevende muziek! Muziek zal de verlegen sfeer op het evenement uitwissen.

3. 

   Zorg ervoor dat deelnemers aan het evenement weten wat er aan de hand is. Als een spreker te laat is, moet u een melding voor de vertraging van het evenement geven. Als de maaltijd langer duurt dan verwacht, dienen gasten op het evenement op de hoogte te zijn van eventuele wijzigingen in het schema. Het komt zelden voor dat evenementen verlopen zoals gepland, dus als de schema's niet nauwlettend worden gevolgd, zorg er dan voor dat de partijen blijven praten.

4. 

   Maak een foto! Wellicht wilt u hiervan een notitie maken. Tegelijkertijd zullen mensen opgewonden zijn om te zien dat iemand een camera vasthoudt om de momenten van het evenement vast te leggen. Maak een foto van het spandoek van uw sponsor, uw spandoek, de welkomstpoort, de receptie, etc. U kunt deze foto's ook voor volgend jaar gebruiken!
   • Laat indien mogelijk een vriend of professionele fotograaf het werk doen. Je hebt genoeg werk te doen! Je moet met de gasten praten en eten, dus iemand anders moet voor de fotoshoot zorgen.

5. 

   Documenten neerleggen na het evenement. Je moet een idee hebben geplant in de perceptie van de gasten, en je wilt dat ze het evenement verlaten met specifieke gedachten, reflectie of vastberadenheid om te handelen. Dus maak een brochure of iets anders dat ze mee kunnen nemen na evenement.
   • U kunt overwegen om te pollen naar de recente gebeurtenis voor deze sectie. Geef ze een middel om hun mening te geven, wat ze kunnen verbeteren en wat ze willen bij het volgende evenement. En natuurlijk hoe ze kunnen meedoen!

6. 

   Ruim evenementenlocaties op! Controleer uw power-counter, verwijder banners, maak meubels schoon en meer. U wilt dat de site weer in de oorspronkelijke staat terugkeert, vooral wanneer u de huur betaalt en terug wilt gaan. U kunt ook de extra kosten vermijden die door uw locatieprovider worden opgelegd. Verdeel het werk gelijkmatig zodat het reinigingsproces zo snel en voorzichtig mogelijk verloopt.
   • Controleer nogmaals of er geen waardevolle spullen zijn achtergelaten. Maak dan een claimformulier voor verloren voorwerpen klaar.
   • Als je iets beschadigt, meld dit dan aan de persoon met wie je contact hebt opgenomen om de plek te huren. Eerlijkheid en oprechtheid is altijd de beste houding.
   • Verwijder zoveel mogelijk afval. Daarna neemt de onderhoudsafdeling het over.

7. 

   Zorg voor alle missies na het evenement. Afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert, heb je misschien niets te doen na het evenement, of zal er een lange lijst met mensen zijn om te bedanken en in afwachting van ontvangstbewijzen. Hier zijn enkele ideeën om aan de slag te gaan:
   • Dank aan alle leden van de organisatoren, vooral de sponsors en vrijwilligers. Zonder hen kun je geen evenement organiseren!
   • Geldzaken afhandelen en afhandelen. Dit moet zo snel mogelijk gebeuren, hoe minder gebreken, hoe beter.
   • Organiseer een dankfeest voor degenen die u hebben geholpen. Je wilt dat je teamgenoten dankbaar zijn, en tegelijkertijd wil je dat je sponsors zien dat ze verandering en een goed doel hebben gebracht.
   • Deel souvenirs of andere publicaties uit aan geïnteresseerde partijen.
   • Maak facturen over aan sponsors en anderen.
   • Plaats foto's op de online pagina van het evenement.

8. 

   Houd een bijeenkomst om te leren van ervaringen en de volgende keer beter te doen. Als alles voorbij is, wat zou je willen dat je anders zou doen? Wat werkt en wat niet? Wilt u een dergelijk evenement organiseren? Wat heb je geleerd?
   • Als je van iedereen een reactie krijgt, lees ze dan allemaal. Ook als je geen reactie van gasten krijgt, vraag het dan aan de organisatoren van het evenement! Hoe denken ze? Hebben ze genoten van die tijd? Waarschijnlijk alleen omdat de mueslireep en de pen gratis waren, toch?
   advertentie

Advies

• Lijst met documenten die moeten worden voorbereid:
  • Voorlopig budget
  • Schema van evenementen (tijd van elk programma in het evenement)
  • Uitnodiging
  • Gastenlijst
  • Actieplan
  • Werkschema (voltooiingsschema)
  • Documentatie voor persberichten
  • Toespraak
  • Lijst met aanwezigen
  • Toespraken van de partijen (cv van spreker bijvoegen)
  • Werk programma
  • Het rooster is opgedeeld in minuten
  • Contactnetwerklijst (telefoonnummer van de organisator)
  • Lijst met items om mee te nemen
  • Lijst met uit te voeren taken
  • Gebeurtenisrapporten (voor pers en anderen)
• Wijs voorafgaand aan het evenement personen / afdelingen toe die verantwoordelijk zijn voor de volgende gebieden:
  • Donoren
  • De aanwezigen
  • Belangrijke gast, spreker
  • Ontwerp, print, verzamel artikelen en evalueer die producten
  • Beloningen, souvenirs, geschenken, spandoeken, certificaten
  • Voertuigen, catering, evenementenlocatie, decoratie, achtergronden, parkeren
  • Media, PR (externe relaties), Marketing
• Factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een locatie en het onderhandelen over prijzen:
  • Capaciteit van de site (aantal deelnemers, behalve degenen die niet officieel worden bezocht)
  • Beschikbaarheid van voedsel (in het geval dat er maaltijden beschikbaar zijn op die locatie)
  • Tijd (begin- en eindtijd van het evenement)
  • Verlichting (voor het geval het evenement 's nachts plaatsvindt)
  • Er is airconditioning of niet
  • Vereiste apparatuur is aanwezig (microfoon, luidsprekers, etc.)
  • Meubels (meubels, tafellakens, etc.)
  • Kunnen er muziek- en entertainmentevenementen worden gehouden op de locatie (met minder formele shows)
  • Generator
  • Gemakkelijke toegang tot de locatie - of het nu in het stadscentrum is of niet (of afgevaardigden zonder problemen kunnen deelnemen)
  • Speciale ruimte voor de organisatoren, kleedkamers, etc.
  • totale prijs
• Wijs op de dag van het evenement de persoon / afdeling toe die verantwoordelijk is voor het volgende:
  • Algemene coördinatie
  • Toilet
  • Eten
  • Werkt op het veld
  • Gastheer (MC)
  • Computers, projectoren
  • Fotograaf
  • Receptioniste
  • Crowd control en PR met de massa
  • Parkeerplaats
  • Beschermen
  • Verspreid documenten en benodigdheden (geschenken en certificaten aan specifieke personen en alle deelnemers aan het evenement)
• Factoren waarmee u rekening moet houden bij het bepalen van de datum van het evenement:
  • Zullen de hoofdgast en andere VIP-gasten die dag beschikbaar zijn?
  • Welke dag past het beste bij uw doelgroep?
• U mag te allen tijde uw werk en verantwoordelijkheden niet aan iemand anders overdragen.
• Werk is verantwoordelijk.
• Op tijd. Als u vertraging heeft, meldt u het werk dan volledig en onmiddellijk aan de persoon die u moet melden.
• Als er zich problemen voordoen, geef anderen dan niet de schuld, denk niet te veel na en veroorzaak meer stress, zoek manieren om het probleem op te lossen.
• Zorg ervoor dat u een evacuatieplan heeft voor noodgevallen. Als uw evenement grootschalig is, zorg er dan voor dat politie en doktoren aanwezig zijn.

Waarschuwing

• Geen paniek of stress. Een rustige houding leidt tot betere resultaten.
• Wees voorbereid op elke situatie. Soms zijn er dingen waar u geen controle over heeft. Als je lid bent van de organisatoren, word dan niet boos als iemand tegen je schreeuwt, die persoon is misschien gewoon gespannen. Als u een coördinator bent, geen stress of paniek. Doe alsjeblieft alles rustig. Probeer na te denken over mogelijke situaties en wat u in die situaties zou doen.