Inhoud

• Stappen
• Advies

Het doel van nieuwsbrieven is om een ​​groep mensen te informeren over een bepaald onderwerp, zoals een evenement, beleid of hulpmiddel, en hen aan te moedigen dit te doen. Hieronder vindt u richtlijnen voor het schrijven van effectieve en gemakkelijk te lezen nieuwsbrieven.

Stappen

Deel 1 van 4: Onderwerp van nieuwsbrief schrijven

1. 

   Typ het woord "KENNISGEVING" rechts bovenaan de pagina. Direct buiten de tekst stond de nieuwsbrief. Schrijf het woord "KENNISGEVING" ongeveer 4 cm vanaf de bovenkant van de pagina, vetgedrukt, gecentreerd of links uitgelijnd. U kunt voor dit woord ook een grotere lettergrootte kiezen.
   • Dubbele afstand tussen regels in de titel.

2. 

   
   
   Op de juiste manier benoemen. Nieuwsbrieven zijn een formele vorm van zakelijke communicatie, dus u moet ze op de juiste manier behandelen. Schrijf de volledige naam en titel op van de persoon aan wie u rapporteert.
   • Als u een brief naar alle medewerkers stuurt, kunt u schrijven: “ONTVANGER: alle medewerkers”.

3. 

   Voeg ontvangers toe in de CC-serie. De regel "CC" verwijst naar degenen die de kennisgeving ontvangen in de vorm van "Dear Co". Dit is niet het beoogde nieuwsbriefobject. Dit is de persoon die informatie nodig heeft over de polis of kwestie die u in de brief behandelt.

4. 

   
   
   Schrijf uw naam in de regel "Afzender". Het onderwerp van de brief moet de naam van de schrijver en de afzender bevatten. Uw volledige naam en titel staan ​​op deze regel.

5. 

   Voeg datums toe. Schrijf de volledige datum, inclusief dag, maand en jaar. Schrijf bijvoorbeeld: "DATUM: 5 januari 2015" of "DATUM: 01.05. 2015. "

6. 

   
   
   Kies een specifieke alinea voor uw onderwerp. De onderwerpregel moet de lezer vertellen waar de nieuwsbrief over gaat. Wees specifiek en beknopt.
   • In plaats van het onderwerp bijvoorbeeld te schrijven als: "Inkt", schrijft u specifieker als: "Probleem met inktgebruik op kantoor".

7. 

   Pas het titelformaat dienovereenkomstig aan. De titel moet bovenaan de pagina staan, links uitgelijnd. Gebruik een hoofdletter voor de woorden "RECEIVER:", "SENDER:", "DATE:" en "ABOUT JOB:".
   • Een voorbeeldtitel zou er als volgt uitzien:
     Ontvanger: naam en titel van de ontvanger
     AFZENDER: Uw naam en titel
     DATUM: Datum, maand, jaar waarop de kennisgeving is geschreven
     OVER HET: (of GERELATEERD AAN :) Probleem genoemd in de nieuwsbrief (op een of andere manier benadrukt).
   • Zorg er bij het samenstellen van een titel voor dat u de items dubbel lijnt en de tekst uitlijnt.
   • U kunt een regel onder de koptekst toevoegen die over de breedte van de pagina loopt om de koptekst en de hoofdtekst van de nieuwsbrief te scheiden.
   advertentie

Deel 2 van 4: Nieuwsbriefinhoud schrijven

1. 

   Bedenk wie de ontvanger is. Om ervoor te zorgen dat iedereen de nieuwsbrief leest en erop reageert, is het belangrijk om de formulering, de lengte en de plechtigheid van het bericht af te stemmen op wie het zal lezen. Om dit goed te laten werken, moet u een goed idee hebben van wie het bericht ontvangt.
   • Denk na over de voorkeuren en zorgen van uw lezers.
   • Probeer te anticiperen op de vragen die uw lezer zou kunnen stellen. Denk aan een deel van de inhoud van de nieuwsbrief, zoals voorbeelden, bewijsmateriaal of andere informatie om hen te overtuigen.
   • Kijk of uw lezers uw vermelding van ongepaste informatie of gevoelens accepteren.

2. 

   Sla de rituele begroetingen over. De nieuwsbrief begon niet met een begroeting als "Beste meneer Edwards". Ga in plaats daarvan direct in op het probleem dat vanaf het begin in het bericht wordt besproken.

3. 

   Noem het probleem in de eerste alinea. Schrijf op waarom u wilt dat de lezer de actie onderneemt. Dit lijkt een beetje op de inleiding van het essay, dwz de introductie van het probleem en de reden voor het probleem.U kunt de inleiding ook zien als een samenvatting van de volledige inhoud van de nieuwsbrief.
   • Gewoonlijk beslaat de inleiding ongeveer een alinea.

4. 

   U kunt bijvoorbeeld schrijven: “Op 1 juli 2015 zal XYZ Company een nieuwe polis inzake ziektekostenverzekeringen invoeren. De werknemers krijgen een ziektekostenverzekering en ontvangen een minimumloon van 6 miljoen / maand ”.

5. 

   Geef informatie over kwesties die worden besproken. De lezer heeft wellicht wat algemene informatie nodig over het probleem dat u aanpakt. Geef wat informatie, maar het is beknopt, en vermeld alleen wat nodig is.
   • Zet de melding eventueel voort door de reden te vermelden waarom het beleid is geïmplementeerd. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "De lokale overheid heeft ervoor gestemd om van alle werknemers in het gebied een minimumsalaris van 6 miljoen VND / maand te eisen".

6. 

   Ondersteun de argumenten in de discussie. Vat de uit te voeren acties samen. Bewijs en argumenten over de oplossing die u voorstelt. Begin met de belangrijkste informatie en behandel vervolgens de specifieke of ondersteunende feiten. Laat uw lezers zien dat het nuttig is om te doen wat u suggereert of dat het schadelijk is om het niet te gebruiken.
   • Voel je vrij om afbeeldingen, lijsten of grafieken toe te voegen, vooral bij langere berichten. Zorg ervoor dat deze informatie echt relevant en overtuigend is.
   • Overweeg voor langere berichten een kortere kop te schrijven om elke sectie duidelijk te maken. Schrijf bijvoorbeeld in plaats van "Beleid" te schrijven "Nieuw seizoenspersoneelsbeleid". Wees specifiek en beknopt in elke kop, zodat de lezer de basisprincipes van de nieuwsbrief duidelijk ziet.

7. 

   Stel actie voor die de lezer moet ondernemen. Een nieuwsbrief is een oproep tot actie over een bepaald probleem, of het nu gaat om een ​​aankondiging van een nieuw product van het bedrijf, een nieuw beleid voor onkostendeclaratie of een presentatie van hoe het bedrijf eraan werkt. onderwerpen. Herinner je de actie die de lezer moet uitvoeren in het einde of de zin.
   • U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Alle werknemers moeten het nieuwe boekhoudsysteem gebruiken vanaf 1 juni 2015".
   • U kunt wat bewijs toevoegen om uw suggesties te ondersteunen.

8. 

   Sluit de brief af met een positieve en bemoedigende samenvatting. In de laatste alinea van de nieuwsbrief moeten de volgende stappen worden herhaald om het probleem op te lossen. Dit omvat een herinnering aan organisatorische solidariteit.
   • U kunt schrijven: "Ik zou deze graag later met u bespreken en zal uw beslissing verder bespreken."
   • U kunt afsluiten door te zeggen: “We zijn enthousiast over deze categorie-uitbreiding. We geloven dat het het bedrijf zal helpen groeien en dat het bedrijf duurzamer zal opereren ”.
   • Deze paragraaf is gewoonlijk ongeveer 1-2 zinnen lang.
   advertentie

Deel 3 van 4: Complete nieuwsbrief

1. 

   Formatteer nieuwsbrieven correct. Gebruik een standaardformaat om berichten gemakkelijk leesbaar te maken. Gebruik een lettertype van Times New Roman of Arial in grootte 12. De linker-, rechter- en ondermarges zijn 2,5 cm.
   • Alinea's uitlijnen. Alinea's splitsen, dubbele regelafstand en marges of niet.

2. 

   Review nieuwsbrief. Bekijk en bewerk het bericht om het duidelijk, beknopt, overtuigend en vrij van typefouten te maken. Controleer of de bewoordingen consistent zijn. Soorten academische woorden of professionele woorden.
   • Controleer op spelling-, grammatica- en inhoudsfouten. Besteed speciale aandacht aan namen, datums of nummers.
   • Controleer of het bericht te lang is en verwijder onnodige inhoud.

3. 

   Handtekeningen. De nieuwsbrief had geen handtekeningregel. U moet echter de koptekst en naast uw naam plaatsen. Dat bewijst dat u de nieuwsbrief heeft bevestigd.

4. 

   Gebruik briefpapier. U kunt speciaal voor nieuwsbrieven speciaal briefhoofdpapier maken of u kunt gewoon briefpapier voor bedrijven gebruiken.
   • Als u elektronische documenten opstelt (bijvoorbeeld voor e-mailen), moet u een apart briefhoofd in Word maken met uw bedrijfslogo en basiscontactinformatie. Gebruik die titel als sjabloon voor nieuwsbrieven die u verstuurt.

5. 

   Kies hoe u uw e-mail wilt verzenden. Bepaal de beste manier om nieuwsbrieven te verzenden. U kunt het uitprinten en aan iedereen verspreiden. U kunt ook per e-mail verzenden.
   • Als u het bericht per e-mail verstuurt, kunt u de HTML voor de e-mail opmaken. Als dit niet het geval is, kunt u het bericht als pdf opslaan en als e-mail bijvoegen.
   advertentie

Deel 4 van 4: Het nieuwsbriefsjabloon gebruiken

1. 

   Vind beschikbare briefsjablonen. Overweeg of u in de eerste plaats voorbeeldbrieven wilt gebruiken in plaats van te schrijven. Dan is de eerste stap om online goede mailsjablonen te vinden. Microsoft Word heeft ook briefsjablonen. De sjablonen gebruiken vaak hetzelfde basisformaat, maar verschillende lettertypen, lettergroottes en lay-out.
   • Download de juiste sjabloon voor uw behoeften.
   • Zorg ervoor dat u de gebruiksvoorwaarden leest voordat u een sjabloon online gebruikt.

2. 

   Open het berichtsjabloon dat naar uw computer is gedownload. Nadat u op de downloadtoets hebt gedrukt, wordt het briefsjabloon automatisch naar uw computer gedownload, of u kunt een paar stappen ondernemen voordat het downloaden begint. Het briefsjabloon wordt gedownload als een zip-bestand, u moet het uitpakken en openen in Microsoft Word.
   • Het wordt aanbevolen om de nieuwste versie van Microsoft Word te gebruiken om ervoor te zorgen dat u geen onvoorziene softwareproblemen ondervindt en dat de berichtsjabloon mogelijk niet naar behoren werkt. Als u een eerdere versie van Microsoft Word heeft, werkt u de software bij voordat u de briefsjablonen downloadt.

3. 

   Maak een koptekst (koptekst). Onthoud dat de hoofdtekst van het voorbeeldbericht kan worden gewijzigd. U kunt delen van het voorbeeldbericht naar wens aanpassen. U kunt bijvoorbeeld logo's en copyright-symbolen toevoegen in de koptekst van briefsjablonen. Klik op de kop en voer uw bedrijfsgegevens in.

4. 

   Vul de secties in de kop van het briefformulier in. Vergeet niet om de velden "TO" en "FROM" in te vullen, evenals "CC" en "SUBJECT". Wees voorzichtig bij het invullen van deze velden om te voorkomen dat u ze weglaat en laat ze leeg, maken vaak fouten tijdens het typen.

5. 

   Voer de berichttekst in. Schrijf de inleiding, reden, discussie en samenvatting in de hoofdtekst van de nieuwsbrief. Als u wilt, kunt u opsommingstekens gebruiken of lijsten maken om uw informatie te ordenen.
   • Bewaar het formaat van het briefsjabloon. Dit zorgt ervoor dat alinea's worden uitgelijnd met de juiste marges en lettergrootte.
   • Indien nodig kunt u de nieuwsbrief zelfs aanpassen aan de tafel. Soms is het een goed idee, vooral als het gebruik van lijsten met opsommingstekens of soortgelijke berichten berichten verwarrend of moeilijk leesbaar maakt.
   • Zorg ervoor dat u alle tekst uit de sjabloon verwijdert. Controleer tegelijkertijd uw e-mail zorgvuldig voordat u deze verzendt.

6. 

   Vergeet niet de voettekst te controleren. De voettekst is het lege gebied onder aan de pagina voor aanvullende informatie. U kunt zakelijke of persoonlijke contactgegevens aan deze site toevoegen. De tijd nemen om de juistheid van de informatie te controleren is erg belangrijk. Het laatste dat u niet wilt, is wanneer het bericht perfect is geschreven, maar de verkeerde contactgegevens bevat of informatie ontbreekt.

7. 

   Pas het uiterlijk van het bericht aan. Een van de meest aantrekkelijke aspecten van voorbeeldberichten is dat u de kleur van de tekst kunt wijzigen. Dit helpt je om wat persoonlijkheid te tonen en zorgt ervoor dat de tekst meer opvalt. U kunt ook de juiste kleur kiezen voor de situatie om ervoor te zorgen dat uw nieuwsbrief er uitstekend uitziet, niet alleen professioneel.

8. 

   Bewaar nieuwsbrieven als consistente tekst. Zorg ervoor dat u een kopie opslaat. U beschikt over elektronische back-updocumenten om de uitwisseling van informatie te vergemakkelijken.

9. 

   Bewaar de sjabloon voor later gebruik. Wanneer u een voorbeeldbericht met een onderwerp van verandering wilt gebruiken, hoeft u alleen de items aan te passen aan het specifieke onderwerp van het bericht. Dit bespaart tijd en helpt je bij het maken van een consistente, professionele nieuwsbrief die ieders aandacht trekt, zodat het bericht direct wordt gelezen. advertentie

Advies

• Geef niet te veel redenen. Uitleggen waarom je iets gedaan wilt hebben, is belangrijk, maar schrijf niet te veel.
• De nieuwsbrief moet kort zijn.