Hoe schrijf je een aanbevelingsbrief?

Inhoud

Stappen
Methode 1 van 2: Voordat u begint
Methode 2 van 2: Een brief opstellen
Tips
Waarschuwingen
Bronnen en links

Als je nog nooit een aanbevelingsbrief hebt geschreven, kan het proces een beetje ontmoedigend lijken. Gelukkig bevatten alle aanbevelingsbrieven gemeenschappelijke elementen die u zich gemakkelijk eigen kunt maken. Lees het artikel en beheers de basis.

Stappen

Methode 1 van 2: Voordat u begint

1 Het doel van de aanbeveling. Bepaal het type aanbeveling - is het voor een onderwijsinstelling, werk, vrijwilligersfunctie, kenmerken of persoonlijk? De brief moet op deze doelen zijn gericht.
- Als een brief bijvoorbeeld bedoeld is om te solliciteren, dan moet deze de werknemer karakteriseren en zich richten op zijn zakelijke kwaliteiten.
2 Bekijk de stand. Neem indien mogelijk een kopie van de functiebeschrijving en praat met de persoon die u gaat aanbevelen. Als u de ontvanger van de brief kent, kunt u ook met hem praten.
- Hoe meer je weet over de functie, hoe nauwkeuriger je een brief kunt opstellen en aan de behoeften van beide partijen kunt voldoen.
3 Vraag het aan de persoon die je aanbeveelt. Bespreek met hem zijn doelen en de functie waarvoor hij claimt. Verzamel een cv, aantekeningen die je mogelijk over deze persoon hebt en alle andere informatie die je kan helpen bij het opstellen van je brief. De beste aanbevelingen zijn grondig en specifiek, dus deze informatie zal u veel helpen.
- Door een aanbevelingsbrief te schrijven, brengt u uw reputatie in gevaar. Als u de persoon niet goed kent of u hem niet kunt aanbevelen, weiger dan zijn verzoek.

Methode 2 van 2: Een brief opstellen

1 Gebruik een standaard letterformaat. De referentiebrief maakt deel uit van de zakelijke correspondentie en volgt dezelfde algemene regels en richtlijnen.
- Schrijf in de rechterbovenhoek uw adres en datum in woorden.
- Vul hieronder aan de linkerkant de naam en het adres van de ontvanger in (indien bekend).
- Begin uw brief met een formele zakelijke boodschap. Bijvoorbeeld:
- Geachte heer Smirnov
- Geachte heren (als u de naam van de ontvanger niet weet)
2 Schrijf een aanbevelingsbrief. Schrijf eerst een samenvatting van je aanbeveling, hoe je elkaar hebt ontmoet en hoe goed je de persoon kent. Vermeld ook uw eigen kwalificaties. Als de ontvanger van de brief weet dat u het hoofd van de afdeling bent en geen vriend van de kandidaat, zal de aanbeveling zwaarder wegen.
- Bijvoorbeeld: "Ik ben blij om Mikhail aan te bevelen voor de functie van Director of Development bij ABV. Als Vice President van de Development Department was Mikhail in mijn ondergeschiktheid van 2009 tot 2012. We werkten samen aan verschillende projecten en gedurende deze tijd heb ik heb hem goed genoeg leren kennen."
3 Beschrijf specifiek de kwalificaties van de kandidaat, met voorbeelden.
- Schrijf bijvoorbeeld niet: "Mikhail doet geweldig werk en maakt het leven voor iedereen gemakkelijker." Schrijf dit beter: "Mikhail heeft de architectuur van de database verbeterd en gecombineerd met het nieuwe systeem. Zijn persoonlijke benadering van het uitgevoerde werk en innovatieve oplossingen hebben de productiviteit van onze afdeling aanzienlijk verbeterd. Zijn houding ten opzichte van de uitvoering van taken was altijd professioneel, en hij verdiende terecht het respect van het team en onze klanten. ".
4 Vergelijken. Vergelijkingen stellen de ontvanger in staat te begrijpen waarom u een persoon aanbeveelt.
- Bijvoorbeeld: "Mikhail behaalde de beste resultaten op het technische project dat ik in 8 jaar werk bij ABC heb gezien."
5 Je moet niet overdrijven. Zet een kandidaat niet op een voetstuk. Dit ziet er niet alleen niet geloofwaardig uit, maar er worden ook onmogelijke dingen verwacht van de kandidaat. Als een kandidaat een achilleshiel heeft, overdrijf dan niet, maar verberg die ook niet.
- Als het bijvoorbeeld moeilijk was voor Mikhail om commentaar te geven op de code, schrijf dan niet: "Mikhails grootste zwakte was dat het onmogelijk was hem te dwingen iets te schrijven." Schrijf in plaats daarvan: "Michael deed veel moeite om commentaar te geven op de codes, wat het voor andere medewerkers en gebruikers gemakkelijker maakte." Schrijf alleen zo als het waar is!
6 Maak de aanbeveling niet vaag. Het schrijven moet helder en duidelijk zijn, wat de authenticiteit van uw aanbeveling zal aantonen en de brief veel effectiever zal maken.
- Zeg bijvoorbeeld niet: "Michael is goed gekwalificeerd voor uw bedrijf of functie en zal een waardig onderdeel van het team zijn." Dit soort bewoordingen kunnen tegen een kandidaat werken. Zeg in plaats daarvan: "Mikhail heeft de vaardigheden en prestaties die WCC zullen helpen zijn doelen te bereiken."
7 Wees niet te kort. Als de ontvanger van de brief een kleine aantekening van een of twee alinea's ziet, zal hij het beschouwen als een teken dat u de kandidaat niet goed kent, of dat u niets over hem te zeggen heeft. Maak de aanbeveling ook niet te uitgebreid, probeer in één pagina te passen.
8 De brief moet actief zijn. Begin elke paragraaf met een boeiende beschrijving van de kwaliteiten of persoonlijkheid van de kandidaat.
- Zeg bijvoorbeeld niet: "In de afgelopen twee jaar heb ik met veel plezier de ontwikkeling van Mikhails talent gezien." Zeg in plaats daarvan: "Michaels vaardigheden zijn de afgelopen twee jaar snel gegroeid."
9 Sluit de brief bevestigend af. Bevestig uw aanbeveling en nodig indien nodig de ontvanger uit om contact met u op te nemen.
- Zeg bijvoorbeeld: "Ik denk dat dit de reden is waarom Michael een geweldige aanvulling op je team zal zijn. Als je vragen hebt, kun je contact met mij opnemen via bovenstaande contacten."
10 Maak de brief af en schrijf je in.
- Eerlijk,
- Beste wensen,
11 Feedback krijgen. Als u niet zeker bent van de schrijfvaardigheid van uw aanbevelingsbrief of als uw brief van bijzonder belang is voor de kandidaat, vraag dan een collega die de kandidaat kent om commentaar op uw brief te geven. Een aanbevelingsbrief maakt deel uit van uw reputatie, dus u moet ervoor zorgen dat deze op de best mogelijke manier is.

Tips

Als je een kandidaat vraagt om zelf een aanbevelingsbrief te schrijven, houd er dan rekening mee dat niet iedereen dit kan. Lees de brief goed door voordat u hem ondertekent.
Typ de brief op uw computer.Het ziet er formeler uit en de ontvanger hoeft uw handschrift niet te ontcijferen.
Wanneer u een kandidaat voor het eerst in een e-mail vermeldt, vermeldt u zijn volledige naam. Dan kunt u naar eigen goeddunken alleen de voornaam of de achternaam gebruiken. Het belangrijkste is om consequent te zijn.
De toon van de brief moet zakelijk en specifiek zijn.
Gebruik complimenten en positieve reviews, maar wees eerlijk.
Als u uw eigen aanbeveling moet schrijven, wees dan eerlijk en specifiek. Schrijf alsof je een aanbevelingsbrief schrijft voor iemand anders met jouw kwaliteiten. Vraag een vriend of collega om hulp en advies.

Waarschuwingen

Een aanbevelingsbrief moet gericht zijn op de belangrijkste kennis, vaardigheden en capaciteiten van de persoon. Verspil geen tijd aan het maken van een bijzonder positieve brief, omdat dit meestal over het hoofd wordt gezien.
Overweeg of u een kopie van de brief aan de kandidaat wilt geven, vooral als deze berispingen bevat. Een aanbeveling weegt zwaarder als de ontvanger weet dat deze openhartig is en niet is geschreven om de kandidaat te prijzen.