Inhoud

• Stappen
• Methode 1 van 9: Een agenda ontwikkelen
• Methode 2 van 9: Uitnodigingen versturen
• Methode 3 van 9: Bereid de vergaderlocatie voor
• Methode 4 van 9: Zorg voor de nodige hulpmiddelen voor de vergadering
• Methode 5 van 9: Stel een vragenlijst of vragenlijst op
• Methode 6 van 9: Stuur een herinnering voor een vergadering
• Methode 7 van 9: Start de vergadering precies op schema
• Methode 8 van 9: Blijf bij het onderwerp van de vergadering
• Methode 9 van 9: Beantwoord zoveel mogelijk vragen

Iedereen die bemiddelt of een bijeenkomst organiseert, heeft baat bij deze tips. De verantwoordelijkheden van de organisator zijn onder meer het uitnodigen van deelnemers en hen alles geven wat ze nodig hebben om zo efficiënt mogelijk te werken.De gastheer is ook verantwoordelijk voor het verloop van de vergadering zelf. Hij moet zorgen voor maximale concentratie op het onderwerp van de vergadering, voorkomen dat deelnemers persoonlijk worden en de regels van de vergadering bespreken. Dit materiaal zal de organisatie en het verloop van de bijeenkomst vergemakkelijken, zodat het een succes wordt.

Stappen

Methode 1 van 9: Een agenda ontwikkelen

1. 1 Specificeer de begin- en eindtijden van de vergadering en de tijdslimieten voor de bespreking van elk onderwerp. De deelnemers aan de vergadering zullen dit als beleefdheid van uw kant opvatten.
2. 2 Vraag mensen in uw organisatie of de persoon die de vergadering bijeenroept welke onderwerpen op de agenda moeten worden opgenomen en vraag ook om een ​​korte beschrijving van elk onderwerp.

Methode 2 van 9: Uitnodigingen versturen

1. 1 De beste manier om uitnodigingen te versturen is per e-mail, zeker als uw medewerkers een programma hebben dat e-mailfuncties combineert met een kalender en herinneringen.
2. 2 Geef een deadline op voor het reserveren van stoelen. Dit stelt u in staat om de benodigde hoeveelheid middelen voor te bereiden, zodat u de vergadering niet hoeft te onderbreken om ontbrekende materialen voor te bereiden.

Methode 3 van 9: Bereid de vergaderlocatie voor

1. 1 Voor een vlotte vergadering moet je de ruimte goed voorbereiden. Bij het huren van een ruimte die vaak wordt gebruikt voor vergaderingen (bijvoorbeeld in een hotelkamer of toegewijde service), kunt u erop rekenen dat het lokale personeel deskundig is en vertrouwd met de nuances van het voorbereiden van de ruimte.
   • Collegeplaatsing - de stoelen zijn zo opgesteld dat de docent centraal staat. Een dergelijke plaatsing is vooral effectief als het hoofddoel is om bepaalde informatie te communiceren.
   • Theateropstelling - voor in de zaal is een presidium geïnstalleerd (een tafel waaraan sprekers en experts zitten). De opstelling van de stoelen van de andere deelnemers lijkt op een collegezaal.
   • Schoolindeling - Tafels worden voor de rijen stoelen geplaatst zodat deelnemers aan de vergadering aantekeningen kunnen maken terwijl ze spreken. De focus ligt op de spreker.
   • Ronde Tafel. Kies voor deze regeling als deelnemers als aparte teams moeten optreden en de uitwisseling van ideeën tussen groepen of individuele deelnemers willen stimuleren.
   • Zet een U-vormige tafel neer Dit is een bestuurskamerstijl waarin deelnemers elkaar kunnen zien en waar nodig kunnen communiceren.
   • Als u een open vergadering plant waarbij er met het publiek wordt gecommuniceerd, plaats de stoelen dan in een kring met de spreker in het midden.

Methode 4 van 9: Zorg voor de nodige hulpmiddelen voor de vergadering

1. 1 Een complete vergadervoorbereiding omvat een set pennen, notitieboekjes, werkhulpmiddelen, hand-outs en al het andere dat u tijdens de vergadering nodig heeft.
2. 2 Maak ruimte voor vragen. Dit kan een poster of bord zijn waarop deelnemers hun vragen kunnen opschrijven of met zelfklevende papieren stickers kunnen plakken. De deelnemers aan de vergadering weten dat ze op een bepaald moment antwoord op hun vragen zullen krijgen en de vergadering zal vlotter verlopen.
3. 3 Bereid drankjes en snacks voor de lange deelnemers aan de vergadering. Voor korte vergaderingen is het voldoende om flessen water en een schaal met snoep op elke tafel te zetten.

Methode 5 van 9: Stel een vragenlijst of vragenlijst op

1. 1 Deelnemers aan de vergadering kunnen de kwaliteit direct na de vergadering beoordelen, of een vragenlijst invullen en binnen 1-2 dagen per e-mail verzenden.
2. 2 Evaluatiebladen en vragenlijsten stellen u in staat om te bepalen hoe de vergadering door de deelnemers werd ervaren.

Methode 6 van 9: Stuur een herinnering voor een vergadering

1. 1 Herinneringen worden verstuurd op de laatste dag van inschrijving van deelnemers of 1-2 dagen daarvoor.
2. 2 Vraag om te melden als iemand van plan is veranderd en ze zich moeten terugtrekken uit deelname.

Methode 7 van 9: Start de vergadering precies op schema

1. 1 Laatkomers op een vergadering zijn in staat om "in te halen", maar anderen laten wachten wordt als onbeleefd beschouwd.
2. 2 Maak aan het begin van de vergadering organisatorische mededelingen, waaronder pauze- en lunchtijden, toiletlocaties en waar en hoe deelnemers aan de vergadering vragen kunnen stellen.

Methode 8 van 9: Blijf bij het onderwerp van de vergadering

1. 1 De organisator van de vergadering moet de deelnemers naar het onderwerp van de vergadering leiden. Als u uitgaat over gerelateerde onderwerpen, loopt u het risico dat uw werkschema wordt verstoord.
2. 2 Houd u aan de aangegeven pauze- en lunchtijden.

Methode 9 van 9: Beantwoord zoveel mogelijk vragen

1. 1 Verzamel vragen van deelnemers aan de vergadering. Geef voldoende tijd voor reacties om de interesse van zoveel mogelijk mensen te bevredigen.
2. 2 Blijf na de vergadering binnen handbereik zodat u benaderd kunt worden door deelnemers te ontmoeten die zich schamen om voor andere mensen te spreken, of die specifieke problemen hebben die een persoonlijk gesprek vereisen.
3. 3 Herinner de deelnemers aan de vergadering eraan om de vragenlijst of checklist in te vullen en bedank hen voor het bijwonen van de vergadering.