Inhoud

• Stappen
• Methode 1 van 2: alfabetisch sorteren
• Methode 2 van 2: Documenten indexeren
• Tips
• Waarschuwingen

Het ordenen van uw afgedrukte documenten - zowel voor werk als voor persoonlijke doeleinden - kan zonder veel gedoe worden gedaan door ze alfabetisch te sorteren. Deze organisatie van documenten stelt u en elke andere persoon in staat om snel de informatie te vinden die u nodig hebt, en zorgt ook voor de bescherming van documenten. Niet alles is echter zo eenvoudig en er zijn verschillende subtiliteiten bij het alfabetisch sorteren van documenten, waarover we u nu zullen vertellen.

Stappen

Methode 1 van 2: alfabetisch sorteren

1. 1 Orden documenten alfabetisch op basis van hun titel. Gebruik hiervoor de zogenaamde alfabetische index.
2. 2 Leg de documenten in een of andere brievenmap, afhankelijk van met welke letter ze beginnen. Het sorteren van documenten die met dezelfde letter beginnen, dient te gebeuren op basis van de tweede letter van de naam. Als de tweede letter hetzelfde is, dan de derde. Of de vierde. Of vijfde. Er zijn hier geen afwijkingen van dit algoritme en dat kan ook niet, maar het zal je honderdvoudig belonen - deze sortering zal alle witte vlekken in de documentatie wissen.
3. 3 Beschrijf hoe je de documenten hebt gesorteerd. U wilt dat iedereen die toegang heeft tot de door u bestelde documenten weet hoe deze zijn geregeld.
4. 4 Leg documenten in een lade of waar ze op volgorde moeten worden bewaard. Wanneer u iets nieuws aan documenten toevoegt, vergeet dan het alfabet niet!

Methode 2 van 2: Documenten indexeren

1. 1 Gebruik labels met letters van het alfabet. Het indexeren (met andere woorden, ondertekenen) van documenten is de basis van de basis voor het ordenen van documenten. Het is in dit stadium dat de documenten worden overgebracht naar de juiste secties en secties van uw catalogus. Eigenlijk worden de namen van de secties gebruikt om hun inhoud te beschrijven, en dan wordt de naam van de sectie ook de naam van het document. Rangschik de secties alfabetisch met behulp van de onderstaande tips.
2. 2 Eigennamen kunnen in de volgende volgorde worden geïndexeerd: achternaam, dan voornaam, dan patroniem of tweede naam. Interpunctie kan worden genegeerd.
   • Als voorvoegsels worden gebruikt, voegt u het voorvoegsel samen met het deel van de naam dat eraan voorafgaat en plaatst u dit eerst. Er zijn geen leestekens nodig.
   • Koppeltekens kunnen worden genegeerd en delen van de naam voor en na het koppelteken moeten eerst worden geplaatst.
   • Afkortingen en woorden van één letter worden geïndexeerd zoals ze zijn. De initialen zijn opgesplitst in afzonderlijke delen.
   • Posities en nominale achtervoegsels worden als laatste vermeld, met eerst de positie en vervolgens het achtervoegsel.
3. 3 Documenten met betrekking tot organisaties kunnen worden gesorteerd op naam van deze ondernemingen. In dit geval wordt elk woord van de naam van de organisatie als een afzonderlijk element beschouwd. De boekhouding is in dezelfde volgorde als de woorden in de titel.
   • Afkortingen en woorden van één letter worden geïndexeerd zoals ze zijn. In dit geval moeten de letters worden gescheiden door spaties en als afzonderlijke elementen van elkaar worden beschouwd.
   • Leestekens worden in dit geval weggelaten, woorden voor en na leestekens worden in het eerste element aangegeven.
   • Cijfers en cijfers zijn geschreven in letterformaat en geïndexeerd zoals ze zouden zijn als het oorspronkelijk woorden waren. Leestekens zijn weer weggelaten. Documenten waarvan de naam begint met Romeinse cijfers, bevinden zich eerder dan vergelijkbare documenten, waarvan de naam begint met Arabische cijfers, terwijl de cijfers worden aangegeven van de kleinste tot de grootste. Alleen dan kunt u documenten plaatsen die beginnen met woorden.
   • Alle karakters zijn geschreven in woorden, alle getallen die direct aan een karakter zijn gekoppeld, moeten in het eerste element worden gespecificeerd.
4. 4 De namen van overheidsorganisaties worden in de eerste plaats geïndexeerd met het land en de regio van jurisdictie van een bepaalde organisatie. De naam van de organisatie wordt aangegeven in het volgende element en de woorden "management", "bureau", "vertegenwoordiger" en dergelijke worden helemaal aan het einde aangegeven.
5. 5 Als de namen hetzelfde zijn, gebruik dan het adres voor het catalogiseren van documenten. Gebruik de volgende volgorde: naam> regio> plaats> straatnaam> huisnummer.

Tips

• Leg uw documenten altijd terug waar u ze vandaan heeft gehaald.
• Bij het indexeren is het allereerst belangrijk om de standaardregels te volgen, en pas daarna - voor de bedrijfsregels.
• Ontwikkel een systeem om aan te geven wanneer en door wie het document is ontvangen.

Waarschuwingen

• Hoe meer mensen toegang hebben tot de documentencatalogus, hoe meer rommel er zal zijn.