Inhoud

• Stappen
• Methode 1 van 2: Hoe schrijf je een organisatieveranderingsmanagementplan?
• Methode 2 van 2: Wijzigingen in een project volgen?
• Aanbevelingen

Er zijn twee soorten verandermanagementplannen. Een daarvan houdt rekening met de impact van verandering op de organisatie en heeft als doel de transitieperiode te ondersteunen. Een ander type plan stelt u in staat om de voortgang van een enkel project te volgen, afwijkingen of veranderingen in het verloop en de omvang van het project vast te leggen. Het doel van beide plannen is om duidelijk en duidelijk te verwoorden wat er precies moet gebeuren.

Stappen

Methode 1 van 2: Hoe schrijf je een organisatieveranderingsmanagementplan?

1. 1 Geef de redenen voor de wijziging. Maak een lijst van de factoren die van invloed waren op de beslissing om de verandering door te voeren, zoals lage productiviteit, nieuwe technologie of een verandering in de missie van de organisatie.
   • Een benadering is om de huidige situatie in de organisatie te beschrijven en tot welke staat deze in de toekomst zal leiden het geschetste plan.
2. 2 Geef het type en de omvang van de wijzigingen op. Beschrijf kort de aard van de verwachte veranderingen binnen het project. Geef precies aan wat de verandering gaat betekenen: functieverantwoordelijkheden, processen, beleid en/of organisatiestructuur. Maak een lijst van de afdelingen, teams, systemen en andere onderdelen van de organisatie die door de komende wijzigingen worden beïnvloed.
3. 3 Geef aan welke stakeholder dit project ondersteunt. Maak een lijst van alle belanghebbenden die worden beïnvloed door de implementatie van dit plan, zoals senior management, projectmanager, projectsponsor, eindgebruikers en/of medewerkers van het bedrijf. Geef per categorie aan of deze stakeholders achter het verandertraject staan.
   • Probeer deze informatie in de tabel weer te geven voor meer duidelijkheid en duidelijkheid. Metrieken zoals bekendheid, ondersteuning en invloed kunnen bijvoorbeeld als een handig sjabloon worden gebruikt en voor elke stakeholdergroep worden gerangschikt als hoog / gemiddeld / laag.
   • Voer indien mogelijk persoonlijke interviews uit om de steun van belanghebbenden op te bouwen.
4. 4 Creëer een verandermanagementteam. Dit team is verantwoordelijk voor het communiceren van informatie aan alle belanghebbenden, het luisteren naar hun zorgen en ervoor zorgen dat wijzigingen zo soepel mogelijk worden doorgevoerd. Kies mensen die door de organisatie worden vertrouwd en gerespecteerd en die over goede communicatieve vaardigheden beschikken.
   • Dit geldt ook voor het senior managementniveau. Benadruk de aandacht van leiders dat ze niet alleen overeenstemming moeten bereiken over het plan, maar ook actief verandering moeten bevorderen.
5. 5 Ontwikkel een conceptuele benadering voor het managen van de organisatie. De volledige ondersteuning van influencers in de organisatie is van cruciaal belang voor de succesvolle implementatie van verandering. Laat elke leider zijn zegje doen over verandering en moedig iedereen aan om een ​​actieve rol te spelen bij het tot stand brengen van succesvolle verandering.
6. 6 Maak voor elke stakeholdergroep een plan. Evalueer de risico's en zorgen van elke stakeholdergroep, inclusief die welke verandering ondersteunen. Verdeel de taken over de leden van het verandermanagementteam om deze problemen op te lossen.
7. 7 Maak een communicatieplan. Communicatie is het belangrijkste onderdeel van verandermanagement. Communiceer zo vaak mogelijk met iedereen die betrokken is bij het veranderingsproces. Benadruk meedogenloos de redenen voor de verandering en de voordelen die het met zich mee zal brengen.
   • Geïnteresseerde partijen moeten persoonlijk kunnen communiceren om wederzijdse communicatie te garanderen. Face-to-face ontmoetingen zijn essentieel.
   • De informatiebron moet de sponsor van het senior management zijn, de lijnmanager van elke werknemer en elke andere vertegenwoordiger van het bedrijf die door de belanghebbenden wordt vertrouwd. Alle informatie moet op een uniforme manier worden uitgevoerd.
8. 8 Weerstand volgen. Wijzigingen worden altijd vijandig ontvangen. Dit gebeurt op individueel niveau, dus praat persoonlijk met belanghebbenden om de oorzaak van weerstand te achterhalen. Volg grieven en klachten zodat het verandermanagementteam problemen tijdig kan oplossen. De meest voorkomende problemen van deze aard zijn:
   • Gebrek aan motivatie om te veranderen of gebrek aan een gevoel van urgentie.
   • Gebrek aan inzicht in het grote geheel of de redenen waarom veranderingen nodig zijn.
   • Gebrek aan input voor het proces.
   • Onzekerheid over de toekomst, toekomstige verantwoordelijkheden of vereisten voor toekomstige verantwoordelijkheden.
   • Het falen van het management om te voldoen aan de verwachtingen met betrekking tot het doorvoeren van wijzigingen of communicatie.
9. 9 Obstakels weghalen. Het antwoord op de meeste grieven moet aanvullende informatie of wijzigingen in de communicatiestrategie over specifieke kwesties zijn. In andere gevallen zijn mogelijk aanvullende stappen vereist die in uw plan moeten worden opgenomen of aan het wijzigingsbeheerteam moeten worden overgelaten om indien nodig te implementeren. Overweeg welke van de volgende zaken relevant kunnen zijn voor uw organisatie:
   • Bij veranderingen in functieverantwoordelijkheden of werkprocessen is het noodzakelijk om aandacht te besteden aan de opleiding van het personeel.
   • Als u een daling van het moreel van het team of een te stressvolle overgang naar een nieuwe omgeving verwacht, verzacht u de sfeer met een bedrijfsevenement of een werknemersbeloning.
   • Als belanghebbenden niet gemotiveerd zijn om te veranderen, ontwikkel dan een stimuleringssysteem.
   • Als belanghebbenden zich overboord voelen, houd dan een vergadering om hun feedback te krijgen en pas uw plan dienovereenkomstig aan.

Methode 2 van 2: Wijzigingen in een project volgen?

1. 1 Definieer rollen in verandermanagement. Maak een lijst van alle rollen die vereist zijn voor dit project. Beschrijf de verantwoordelijkheden en vaardigheden die vereist zijn voor elke rol. Neem ten minste een projectmanager op, die dagelijks wijzigingen moet doorvoeren, en een projectsponsor, die de algehele voortgang moet volgen en beslissingen moet nemen over verandermanagement op managementniveau.
   • Voor grotere projecten in een grote organisatie moet je de projectmanagementrol verdelen over meerdere mensen met verschillende achtergronden.
2. 2 Gebruik het wijzigingspaneel. Projecten in software hebben doorgaans een dashboard voor wijzigingsbeheer dat toegankelijk is voor leden van elke stakeholdergroep. Dergelijke software maakt automatische afstemming van wijzigingsverzoeken mogelijk, waardoor deze verantwoordelijkheid van de projectmanager wordt geëlimineerd en belanghebbenden worden geïnformeerd over beslissingen. Deze aanpak werkt goed in projecten met een groot aantal belanghebbenden, maar ook in die projecten die regelmatige herziening van de reikwijdte en doelstellingen van het project vereisen.
3. 3 Ontwikkel een proces voor het implementeren van wijzigingsverzoeken. Overweeg hoe het idee wordt omgezet in realiteit wanneer iemand in het team de volgende stap identificeert die nodig is. Beschrijf dit proces en stem dit vooraf af met het hele team. Hier is een voorbeeld:
   • Een teamlid vult een wijzigingsformulier in en stuurt dit verzoek door naar de projectmanager.
   • De projectmanager registreert dit verzoek in de algemene lijst van verzoeken en noteert de status van het verzoek wanneer wordt besloten om een ​​idee uit te voeren of af te zien.
   • De manager geeft de opdracht aan een teamlid om een ​​meer specifiek plan op te stellen, rekening houdend met de benodigde middelen.
   • De projectmanager stuurt het plan ter goedkeuring naar de projectsponsor.
   • De wijziging wordt doorgevoerd. Geïnteresseerden worden regelmatig geïnformeerd over de actuele situatie.
4. 4 Maak een wijzigingsformulier aan. Elk wijzigingsverzoek moet worden geregistreerd in de algemene lijst met verzoeken en moet het volgende bevatten:
   • de datum van het wijzigingsverzoek;
   • Wijzig verzoeknummer toegewezen door de projectmanager
   • naam en beschrijving;
   • naam, e-mailadres en telefoonnummer van de aanvrager;
   • prioriteit (hoog, gemiddeld, laag). Onmiddellijke verandermanagementplannen vereisen een duidelijke tijdlijn;
   • product- en versienummer (voor softwareontwikkelingsprojecten).
5. 5 Noteer aanvullende informatie in het aanvraaglogboek. Het verzoeklogboek moet ook de huidige besluit- en uitvoeringsmaatregelen weergeven. Naast de informatie die in het aanvraagformulier wordt vermeld, moeten hier ook de volgende gegevens worden opgenomen:
   • een markering op de resultaten van de goedkeuring (goedgekeurd of geannuleerd);
   • de handtekening van degene die het verzoek heeft goedgekeurd;
   • de uitvoeringstermijn van de wijziging;
   • de einddatum van het verandertraject.
6. 6 Volg grote veranderingen. Naast het dagelijks bijhouden van de projectstatus, is het handig om alle belangrijke beslissingen voor een bepaald project bij te houden. Dergelijke records maken het gemakkelijker om langetermijnprojecten of projecten in de loop waarvan leiderschapsveranderingen plaatsvinden, te volgen. Deze informatie wordt ook gebruikt om klanten en senior management te informeren. Houd rekening met de volgende informatie voor eventuele wijzigingen in de timing, reikwijdte of vereisten van een project, prioriteiten of strategie:
   • Wie heeft de beslissing genomen.
   • Toen de beslissing werd genomen.
   • Een korte beschrijving van de redenen voor het besluit en het uitvoeringsproces. Voeg alle documenten toe die met dit proces te maken hebben.

Aanbevelingen

• Bouw vertrouwen en betrokkenheid op bij zowel uw medewerkers als klanten. Veranderingen zorgen ervoor dat mensen zich ongemakkelijk voelen. Door aan mensen te laten zien dat u zich inzet om in hun belang te handelen, kunt u hun steun krijgen.