Inhoud

• Stappen
• Tips
• Waarschuwingen

Voor de juiste organisatie van het werk op kantoor is het van groot belang om een ​​effectief systeem van boekhouding en opslag van documenten te hebben. Ongeacht het aantal mensen dat toegang heeft tot documenten, moet het systeem zo worden ingericht dat iedereen het vereiste document kan vinden. Als het systeem voor het vastleggen en opslaan van documenten moeilijk te gebruiken is, dan zul je alle documenten bij de hand gaan laten uit angst ze in de archiefkast te verliezen, waardoor je bureau bezaaid raakt met stapels papieren.

Stappen

1. 1 Kies een archiveringssysteem. Wat het ook is, het moet allereerst logisch zijn, zodat u de exacte locatie van elk document weet. Mogelijke oplossingen:
   • Alfabetisch. Dit systeem werkt het beste als de meeste van uw documenten de namen van cliënten, patiënten of klanten bevatten.
   • Onderwerp of categorieën: De meeste systemen zijn geordend op onderwerp of categorie, ze werken prima als ze correct zijn georganiseerd, maar erg verwarrend als ze niet goed zijn georganiseerd.
   • Genummerd / chronologisch. Dit systeem werkt het beste voor genummerde of gedateerde documenten zoals inkooporders of recepten.
2. 2 Gebruik hangmappen in archiefkasten. Hangmappen zijn niet verwijderbaar, ze fungeren als houders voor enveloppen die je uit de dozen haalt.
3. 3 Organiseer documenten in stapels in categorieën. Als de stapel meer dan 5 cm hoog is, verdeel deze dan in subcategorieën. Als de stapel te laag is, combineer deze dan met een andere stapel en hernoem hem. Aan de hand van de namen van de stapels kunt u gemakkelijk bepalen welke u een bepaald document wilt verzenden.
4. 4 Plaats elke stapel in een papieren envelop en label duidelijk. Het is het beste om gecentreerde mappen met tabbladen te gebruiken in plaats van verspringende mappen om uw documenten een schoner uiterlijk te geven.
5. 5 Plaats enveloppen in hangmappen. Voor de meeste documenten zullen gewone hangmappen werken, maar voor dikke of gesubcategoriseerde documenten, gebruik mappen met platte bodem. U kunt de mappen in willekeurige volgorde ordenen, maar meestal wordt hiervoor een alfabetisch systeem gebruikt.
6. 6 Label de hangmappen met dezelfde naam als de enveloppen. Plaats alle plastic lipjes aan de linkerkant van de map als u geen verticale archiefkast gebruikt. In het laatste geval, met de mappen van links naar rechts in een open lade in plaats van van voor naar achter, plaats je de tabs aan de rechterkant.
7. 7 Reservemappen en enveloppen dienen dicht bij de archiefkast te worden gevouwen, zodat u altijd snel een map kunt toevoegen als u een document in handen heeft dat niet tot de bestaande mappen behoort. Gebruik geen mappen die te dik of te dun zijn. Vergeet niet om mapnamen te wijzigen wanneer u documenten herschikt.
8. 8 Verwijder aan het einde van het jaar alle mappen, label de nieuwe papieren mappen met dezelfde categorienamen en plaats ze in de archiefkasten. Doorloop de oude mappen om enkele van de benodigde documenten over te zetten naar de huidige mappen en stuur de rest naar het archief.

Tips

• Misschien wilt u mappen met een kleurcodering door gekleurde tags op uw computer af te drukken om uw archiefkast er indrukwekkender uit te laten zien. Maar wanneer u wijzigingen moet aanbrengen, bijvoorbeeld één map toevoegen, kunt u gefrustreerd raken als u merkt dat u geen mappen van de juiste kleur meer heeft en de map handmatig moet ondertekenen. Eenvoud is het veiligste.

Waarschuwingen

• Maak nooit een stapel met de naam "Diversen", anders zult u deze documenten nooit categoriseren.
• Bewaar na het organiseren van een archiefsysteem de orde in de archiefkast. Neem elke dag de tijd om documenten te sorteren en van uw bureau te verwijderen. Weersta de verleiding om een ​​diepe documentenmand op je archiefkast te plaatsen, anders vul je hem en krijg je een rommelig pakhuis.