Schrijver:
Monica Porter
Datum Van Creatie:
13 Maart 2021
Updatedatum:
1 Juli- 2024
Inhoud
Bedrijfsrapportage is tegenwoordig een van de meest effectieve middelen om bedrijfsactiviteiten te communiceren. Ondanks hun brede doelen worden ze over het algemeen gebruikt wanneer een bedrijf of individu belangrijke beslissingen moet nemen. Om effectieve zakelijke rapporten te schrijven, moet u eerst weten wat ze zijn en hoe ze kunnen worden gebruikt.
Stappen
Deel 1 van 2: Bepaal het type rapport dat u wilt schrijven
Presenteer ideeën. Dit is het type toelichtende rapporten / voorstellen. Deze rapporten kunnen worden gebruikt om aanbevelingen te doen aan sleutelmanagement of besluitvormers in een bedrijf, meestal samengesteld uit twee delen: samenvatting en inhoud. Samenvatting benadrukt uw suggestie. Het inhoudelijke (hoofd) gedeelte analyseert verder baten, kosten, risico's, etc. kom erbij.
- Stel dat u een 3D-printer voor uw afdeling wilt aanbieden. Om uw manager te overtuigen de aankoop van dit apparaat goed te keuren, moet u een toelichting / aanbevelingsrapport schrijven om formeel een verzoekschrift in te dienen bij het management.
Beschrijf de risico's die aan een bepaalde kans zijn verbonden.Onderzoeksrapport helpen bij het bepalen van de mate van risico verbonden aan een bepaalde handeling. Dit type rapportage is uitermate nuttig om een bedrijf te helpen bij het voorspellen van mogelijke gevolgen. Het bevat een inleiding, onderzoekende inhoud en conclusies. In de inleiding wordt de kwestie belicht. De inhoud van de enquête wordt gebruikt om feiten en resultaten van het onderzoek te bespreken. De conclusie wordt gebruikt om het probleem samen te vatten.- Stel dat Farmaceutisch Bedrijf X wil samenwerken met Farmaceutisch Bedrijf Y maar nog steeds zorgen maakt. Bedrijf X wil niet samenwerken met een bedrijf met huidige of vroegere financiële problemen. Dit bedrijf zal een onderzoek uitvoeren en het onderzoeksrapport gebruiken om de financiële informatie van bedrijf Y en haar bestuurders grondig te bespreken.
Geeft informatie over de naleving van een bepaalde regelgevende instantie. Dit is akkoordverklaring, wordt gebruikt om een bedrijf te helpen zijn verantwoordelijkheid te tonen. Het toont naleving van wet- en regelgeving en redelijke bedrijfsuitgaven aan ten overstaan van bestuursorganen (stad, provincie, overheid, enz.). Dit rapport bevat de inleiding, de inhoud van het rapport en de conclusie. De inleiding bevat meestal een overzicht van de belangrijkste inhoud van het rapport. Het inhoudsgedeelte vertegenwoordigt gegevens, gebeurtenissen, enz. Uitvoerende agentschappen moeten het weten. Conclusies worden gebruikt om samen te vatten.- Nestlé moet bijvoorbeeld de raad van bestuur laten zien dat ze door de jaren heen het beleid en de wettelijke richtlijnen van het gastland volgen. Als gevolg hiervan hebben ze hun jaarlijkse nalevingsrapporten gebruikt om transparant te zijn over hun activiteiten voor het jaar.
Beschrijf de haalbaarheid van het voorgestelde idee of project. Verkenningsrapporten die worden gebruikt om te bepalen of een idee praktisch is of niet, wordt aangeroepen mogelijk rapport. Dit rapport moet in twee delen zijn opgebouwd: de samenvatting en de inhoud van het rapport. De inhoud toont de voordelen, mogelijke problemen, kosten, enzovoort. van het voorgestelde idee. Een bedrijf kan een haalbaarheidsrapport gebruiken om vragen te onderzoeken die lijken op de volgende:- Kan dit project binnen budget worden gerealiseerd?
- Zal dit project winstgevend zijn?
- Kan dit project binnen het gestelde tijdsbestek worden voltooid?
Presentatie van onderzoeksresultaten.Onderzoeksrapport onderzoek presenteren over een probleem of probleem. Het is meestal een diepgaande blik op een bepaald onderwerp en moet secties bevatten: samenvatting, inleiding, onderzoeksmethodologie, verkregen resultaten, conclusies en aanbevelingen. Relevant onderzoek dient ook in dit rapport te worden opgenomen.- Een bedrijf kan bijvoorbeeld bedrijfsbreed onderzoek doen naar het al dan niet verbieden van roken in de werknemerslobby. De exploitant stelt een onderzoeksrapport op.
Help uw bedrijf om zijn beleid, product of bedrijfsproces te verbeteren door middel van continue monitoring. Geformuleerd met vaste tussenpozen, zoals weken, maanden, kwartalen, enz., Periodieke rapportages prestatie, winst en verlies of andere criteria kunnen in detail worden beoordeeld over een bepaalde periode.- Elke maand zal een farmaceutisch verkoopvertegenwoordiger bijvoorbeeld waarschijnlijk een tabel maken met een samenvatting van het aantal verkoopgesprekken.
Rapporteer over een specifieke situatie. In tegenstelling tot vaste periodes zijn er specifieke situaties nodig meld de situatie. De situatie kan hier zo eenvoudig zijn als informatie verkregen uit een seminar of zo complex als het rapporteren over een reactie op een natuurramp. Dit rapport bevat secties: inleiding, inhoud en conclusies. Gebruik de inleiding om de gebeurtenis te identificeren en door te nemen wat er in de inhoud van het rapport wordt behandeld. De conclusie wordt gebruikt om de inzet of actie te vermelden die in deze situatie nodig is.- Zo heeft het bestuursorgaan na een zware storm een situatierapport nodig.
Presenteer de oplossing voor het probleem of de situatie.Vergelijkingsrapport Overweeg verschillende mogelijke oplossingen voor een bepaalde situatie. Op basis van de resultaten stelt de schrijver een specifieke aanpak voor. Het bestaat meestal uit drie delen: inleiding, inhoud en conclusie. De inleiding schetst het doel van het rapport. Het middelste deel beschrijft de situatie of het probleem en mogelijke oplossingen / opties. De conclusie onthult de beste oplossing of alternatief.
- Denk aan autofabrikant ABC wil een fabriek openen in Azië. Op basis van wat het bedrijf nodig heeft, zou het rapport de selectie kunnen beperken tot drie landen. Het zal dan concluderen wat de beste fabrieksterrein is van de drie landen.
Deel 2 van 2: Zakelijk rapport schrijven
Definieer uw rapportdoelen en -indeling. Vraag uzelf af wat u met het rapport wilt bereiken. Selecteer op basis van uw gewenste doel het juiste rapporttype uit de bovenstaande lijst.
- Wat het antwoord ook is, u moet ervoor zorgen dat uw doel kort is. Als het doel niet duidelijk is, zal het rapport de lezers alleen maar in verwarring brengen en mogelijk de geloofwaardigheid ervan in gevaar brengen.
- Bijvoorbeeld als u een groter advertentiebudget voor uw afdeling wilt krijgen. Het rapport moet zich dan concentreren op uw huidige budget en hoe u uw grotere budget effectief kunt gebruiken.
Identificeer het publiek. Lezers kunnen buitenstaanders zijn (mensen die niet in uw bedrijf werken) of internals. Overweeg hun bestaande kennis of bekendheid met hun doelonderwerp en denk na over hoe ze de informatie in het rapport zullen gebruiken.
- Onthoud dat het niet uitmaakt wie uw publiek is, er is geen overtuigender conclusie dan het bedrag dat u aan uw bedrijf of klanten kunt brengen.
- Stel dat u een programma voor het delen van banen op uw afdeling wilt uitvoeren en dat het publiek hier de chief human resources officer, de chief executive officer en de algemeen manager is. Overweeg hun huidige interesse in dit programma. Het antwoord bepaalt de toon van het rapport. Als het bedrijf nog nooit aan een dergelijk programma heeft gedacht, is dit rapport zowel strategisch als informatief. In het tegenovergestelde geval moet het rapport minder informatief en overtuigender zijn.
Bepaal wat u wilt leren. Het moeilijkste deel zit hem niet in het schrijven, maar in het trekken van de conclusie en het verzamelen van de gegevens die nodig zijn om dit te ondersteunen. Er zijn veel vaardigheden voor nodig, waaronder gegevensverzameling en marktanalyse. Wat moeten u en vervolgens het management weten om een weloverwogen beslissing te nemen over het onderwerp dat wordt gegeven?
Verkrijg de juiste gegevens voor het rapport. Het is belangrijk dat uw gegevens goed worden onderzocht. Anders kan het rapport aan geloofwaardigheid ontbreken. De gegevensverzameling zelf is afhankelijk van het type rapport dat u schrijft. Zorg ervoor dat de geselecteerde gegevensparameters beknopt zijn en consistent met het punt van het rapport.
- Gegevens kunnen voorkennis zijn, wat betekent dat u deze snel kunt verzamelen. U kunt bijvoorbeeld met één telefoontje verkoopcijfers van de verkoopafdeling krijgen. Met andere woorden, u kunt de gegevens ophalen en deze snel in het rapport krijgen.
- Externe gegevens kunnen ook intern worden opgeslagen. Als bepaalde afdelingen klantanalysegegevens hebben verzameld, vraag het dan bij hen. U hoeft dat onderzoek niet zelf te doen. Hoewel het in verschillende bedrijfstypes inconsistent is, hoeft de bedrijfsverslaggever vaak geen rechtstreeks onderzoek te doen.
- Stel dat u een toelichting / voorstelrapport schrijft. Vervolgens moet u alle voordelen van uw suggesties bestuderen en deze onderzoeken in uw rapport opnemen.
Organiseer en schrijf rapporten. Hoe u een lay-out kiest en een rapport schrijft, hangt af van uw doelen. Zo zal de lay-out van het nalevingsrapport verschillen van de lay-out van het haalbaarheidsrapport. Als u eenmaal een idee heeft hoe het rapport moet worden georganiseerd, kunt u beginnen met uw inhoud.
- Splits gerelateerde gegevens op in afzonderlijke delen. Zakelijke rapporten kunnen niet worden verknoeid met heel veel gegevens en informatie. Gegevens in afzonderlijke stukjes ordenen is de sleutel tot een succesvol bedrijfsrapport. U kunt bijvoorbeeld verkoopgegevens scheiden van klantanalysegegevens en er aparte koppen voor instellen.
- Regel het rapport met relevante rubrieken, die snel als een onafhankelijke studie kunnen worden opgedoken, maar tegelijkertijd het onderliggende doel van het rapport ondersteunen.
- Aangezien sommige secties afhankelijk kunnen zijn van de analyse of de input van andere, is het vaak mogelijk om aan elk onderdeel afzonderlijk te werken in afwachting van de resultaten van de analyse.
Trek conclusies met concrete voorstellen. De getrokken conclusie moet duidelijk zijn en moet een redelijk resultaat zijn van een zorgvuldig onderzoek van de gegevens die in het rapport worden gepresenteerd. Stel op basis van die conclusies zo nodig duidelijk de beste manier van handelen voor.
- Elk doel moet specifieke en meetbare acties bevatten. Noteer eventuele wijzigingen in de functieomschrijving, planning of uitgaven die nodig zijn om het nieuwe plan te voltooien. Elke claim moet directe nieuwe benaderingen presenteren - die zullen helpen bij het bereiken van het doel / de oplossing die in het rapport wordt beschreven.
Schrijf een projectsamenvatting. De samenvatting van het project moet de eerste pagina van uw rapport zijn, maar ook het laatste dat u schrijft. Deze samenvatting geeft de onderzoeksresultaten en conclusies weer, evenals een zeer beknopt overzicht van wat er zal worden gepresenteerd als de lezer ervoor kiest om het volledige rapport verder te lezen. Het is als een filmtrailer of een abstractie van een wetenschappelijk artikel.
- De Executive Summary is hierboven genoemd omdat het bijna het enige is dat een druk bestuurslid zal lezen. Presenteer hier alles wat belangrijk is aan je baas, maximaal 200-300 woorden. De rest kan nader worden bekeken als ze meer willen weten.
Gebruik indien nodig een infographic voor de te gebruiken gegevens. In sommige gevallen kan het handig zijn om kwantitatieve gegevens te presenteren via een diagram of grafiek. Gebruik kleuren in uw presentatie, omdat deze meer aandacht trekken en informatie helpen onderscheiden. Gebruik waar mogelijk opsommingstekens, cijfers of framegegevens om ze gemakkelijker leesbaar te maken. Op deze manier scheid je de gegevens van de rest van het rapport en laat je zien wat het betekent.
- Over het algemeen spelen visuele effecten een grote rol, waardoor zakelijke verslaglegging interessanter wordt, aangezien de tekst en afbeeldingen zelf relatief stug kunnen zijn. Maar ga niet te ver, gebruik alleen wanneer nodig en passend.
- Een pagina die vol staat met tekst en geen tabellen of figuren bevat, kan vermoeiend zijn. Kader de inhoud daar in. De informatiebox kan ook een effectieve samenvatting van uw presentatie zijn.
Citeer indien nodig bronnen. Afhankelijk van het soort onderzoek dat wordt uitgevoerd, moet u wellicht uw informatiebron uitleggen. Het doel van de documentpagina of referentiebron in het bedrijfsrapport is om een informatiebron te bieden, zodat anderen desgewenst meer kunnen leren of gegevens kunnen vinden.
- Gebruik het juiste formaat voor het rapporteren van citaten, afhankelijk van uw branche.
Lees het nog eens twee keer. Spelfouten of grammaticale fouten kunnen ervoor zorgen dat lezers het gevoel krijgen dat u niet genoeg moeite in het rapport steekt en vraagtekens zetten bij de betrouwbaarheid van onderzoeksresultaten. Zorg er daarnaast voor dat u de informatie op een duidelijke, beknopte manier heeft gepresenteerd.
- Overdrijf bijvoorbeeld geen mooie woorden en gebruik niet te lange zinnen.
- Gebruik geen jargon.
- Als zowel het rapport als de lezer nauw verwant zijn aan een bepaalde branche, kunt u technisch jargon of terminologie gebruiken. Maar wees voorzichtig, overdrijf ze niet.
- Over het algemeen worden zakelijke rapporten in de passieve vorm geschreven en zijn een van de weinige gevallen waarin passiever beter is.
- U kunt fouten vaak missen bij het herlezen van uw werk door u vertrouwd te voelen vanaf het moment dat u schrijft. Overweeg om iemand anders in de kamer te hebben, die ook succes wil melden, door te lezen. Sta open voor de ontvangen feedback. Het is beter wanneer collega's op de fout wijzen in plaats van superieuren. Bekijk elke opmerking en herschrijf het rapport.
Maak een inhoudsopgave. Formatteer zakelijke rapporten zo formeel mogelijk en maak een inhoudsopgave die u gemakkelijk kunt opvolgen en snel kunt lezen. Neem alle belangrijke secties op, vooral de samenvatting en conclusie van het bestuur.
Maak de omslag van uw bedrijfsrapport. De beste manier om een goed, grondig onderzoeksrapport af te ronden, is door het op de juiste manier te behandelen. Je kunt de map, manchetten of goed papier gebruiken. Waar het hier om gaat, is dat het bedrijfsrapport opvallend moet zijn, prettig voor de ogen, genoeg om de belangstelling van de lezers te wekken.
- Dit geldt ook voor alle tabellen en grafieken die in het rapport zijn opgenomen.
