Inhoud

• Stappen
• Advies
• Waarschuwing

Moet u een professionele en beleefde jobbrief schrijven? De meeste werkberichten zijn vooraf opgemaakt en gemakkelijk te kopiëren, u hoeft alleen de inhoud van het bericht te wijzigen. Zakelijke post moet altijd de datum, informatie over de afzender, de ontvanger en enkele alinea's in de hoofdtekst van het bericht bevatten. Als u een foto wilt schrijven, volgt u de onderstaande stappen en corrigeert u de nodige punten zodat ze voldoen aan de normen van uw bedrijf.

Stappen

Deel 1 van 4: Openingsbericht

1. 

   Begrijp het formaat. Waar uw brief ook over gaat, er zijn enkele normen voor het uiterlijk van de brief die u moet volgen. Zakelijke brieven moeten worden getypt en geschreven in een populair lettertype zoals Arial of Times New Roman. U moet de alinea's in berichten handmatig markeren. Dat betekent dat u een nieuwe alinea begint door twee keer de "return" -toets in te typen. Gebruik de inspringopdracht niet om alinea's te markeren.
   • Laat aan alle randen de marge ongeveer 2 cm over.
   • E-mail moet ook in populaire lettertypen worden geschreven. Gebruik geen lettertypen die handschrift nabootsen of kleurrijk zijn, behalve zwart-wit in werkpost.

2. 

   
   
   Kies de juiste papiersoort. De werkbrief moet worden afgedrukt op het papierformaat 22 cm x 28 cm ("letter-formaat"). Als u niet in de VS bent, kunt u papier van A4-formaat gebruiken. Sommige lange contracten kunnen worden afgedrukt op papier van 22 cm x 36 cm ("legal-formaat").
   • Als u afdrukt voor verzending, moet u dit afdrukken op briefpapier van het bedrijf. Dit geeft de brief een professionelere uitstraling en geeft ook het logo en de contactgegevens van uw bedrijf weer.

3. 

   
   
   Geef informatie over uw bedrijf. Geef de bedrijfsnaam en het adres op, waarin elk deel van het adres op een andere regel is geschreven. Als u eigenaar of zelfstandige bent, vervang dan de bedrijfsnaam door uw eigen naam of schrijf uw naam erboven.
   • Als uw bedrijf een vooraf ontworpen briefhoofd heeft, kunt u dit gebruiken in plaats van de naam en het adres van het bedrijf te typen.
   • Als u het adres zelf typt, moet u bovenaan de pagina rechts of links uitlijnen, afhankelijk van de voorkeuren van u en uw bedrijf.
   • Als u internationaal post verstuurt, typ dan de naam van het land in hoofdletters.

4. 

   
   
   Voeg de datum toe. Het schrijven van een volledige datum is de meest professionele keuze. U kunt bijvoorbeeld "1 april 2012" of "1 april 2012" schrijven. De datum moet gerechtvaardigd worden gelaten, een paar regels onder het adres van de afzender.
   • Als je brief binnen een paar dagen is geschreven, laat dan de datum waarop je de brief hebt afgemaakt.

5. 

   Geef informatie over de ontvanger. Schrijf de volledige naam, titel (indien van toepassing), bedrijfsnaam en postadres van de ontvanger en verdeel deze informatie over aparte regels. Voeg indien nodig een referentienummer toe. De informatie van de ontvanger moet worden achtergelaten met een paar regels onder de datum.
   • U kunt het beste een brief sturen naar een geïdentificeerde persoon. Op deze manier kan de persoon naar wie u het bericht verzendt, uw bericht beantwoorden. Als u de naam niet weet van de persoon naar wie u moet mailen, controleer dan even. U kunt hun bedrijf bellen om de exacte naam en titel van de persoon te vragen.

6. 

   Kies een begroeting. Een begroeting is een punt van respect voor de ontvanger van de brief en welke begroeting wordt gebruikt, hangt af van of u de persoon naar wie u het bericht verzendt kent, hoeveel u hem kent en hoe plechtig de brief is. . U kunt de volgende opties overwegen:
   • 'Aan wie het aangaat' (voor de betrokkenen) alleen wanneer Je weet niet naar wie, vooral niet naar wie je het bericht wilt sturen.
   • Als u de ontvanger van uw e-mail niet kent, is het een veilige optie om te beginnen met "Geachte heer / mevrouw" (Geachte heer / mevrouw ").
   • U kunt ook de titel en naam van de ontvanger gebruiken, bijvoorbeeld "Beste Dr. Smith" (Beste Professor Smith).
   • Als je de ontvanger van de mail goed kent en een nauwe band met hem hebt, kun je hem bij naam noemen, bijvoorbeeld "Beste Susan".
   • Als je het geslacht van de ontvanger van het bericht niet zeker weet, typ dan gewoon de volledige naam in, bijvoorbeeld "Beste Kris Smith" (Hallo Kris Smith).
   • Vergeet niet een komma te typen na de begroeting of een dubbele punt na "Aan wie het aangaat".
   advertentie

Deel 2 van 4: Berichtinhoud opstellen

1. 

   Direct naar het probleem. Tijd is geld, zoals de stelregel zegt, de meeste ondernemers hebben een hekel aan tijdverspilling. Daarom moet de inhoud van de brief kort en professioneel worden gepresenteerd. Schrijf een brief waarin de ontvanger deze snel kan lezen door direct ter zake te komen en uw mening in de eerste alinea samen te vatten. U kunt bijvoorbeeld altijd beginnen met "Ik schrijf u over ..." (ik schrijf u over ...) en van daaruit beginnen.
   • Gebruik geen gestructureerde taal, grote prikken of lange en omslachtige zinnen - communiceer wat u moet zeggen zo beknopt en duidelijk mogelijk.
   • Druk het overtuigend uit. Het lijkt erop dat het meeste doel van het schrijven van een brief is om de lezer ervan te overtuigen iets te doen: van gedachten veranderen, een fout rechtzetten, geld sturen of actie ondernemen. Probeer de ontvanger van het bericht te overtuigen om te doen wat u wilt.

2. 

   Gebruik het persoonlijk voornaamwoord. Idealiter zou je de voornaamwoorden van de persoon "ik" (ik), "wij" (wij) en "jij" (jij) in je brief moeten gebruiken. Beschrijf het als "ik" (ik) en noem de lezer "jij" (vriend / grootvader / grootmoeder / broer / zus).
   • Let op of u namens een organisatie schrijft. Als u de groeivooruitzichten van uw bedrijf geeft, moet u "wij" (ons) gebruiken om de lezers te laten weten dat u namens het bedrijf spreekt. Als je over je persoonlijke mening schrijft, gebruik dan "ik" (ik).

3. 

   
   
   Schrijf duidelijk, beknopt en beknopt. Laat uw lezers precies weten wat u wilt zeggen. Lezers reageren alleen snel op uw bericht als de inhoud van uw bericht duidelijk is. In het bijzonder, als u wilt dat lezers besluiten of actie ondernemen naar aanleiding van uw brief, vertel het hen dan. Leg je scriptie zo kort mogelijk uit.

4. 

   
   
   Gebruik actieve zinnen. Gebruik actief in plaats van passief bij het beschrijven van een situatie of het doen van een verzoek. Passieve zinnen kunnen uw brief onduidelijk maken of de betrokken persoon niet specificeren. Bovendien is de actieve zin gestroomlijnd en eenvoudiger. Bijvoorbeeld:
   • Passieve zin: zonnebrillen zijn niet ontworpen of vervaardigd met het oog op hun duurzaamheid.
   • Proactieve verklaring: uw bedrijf ontwerpt en vervaardigt zonnebrillen zonder rekening te houden met hun duurzaamheid.

5. 

   
   
   Wees gepast ruimdenkend. Brieven worden door mensen geschreven en aan mensen geadresseerd, dus vermijd indien mogelijk rigide letters. Je kunt geen nieuwe relatie opbouwen met een niet-persoonlijke brief en gebrek aan openheid. Gebruik echter geen spreektaal of straattaal, zoals de zinnen 'weet je' (weet je), 'ik bedoel' (ik bedoel) of 'wil' (wil ik doen - een afkorting voor 'willen') groot'). Houd uw toon serieus maar vriendelijk en enthousiast.
   • Als je de ontvanger goed kent, zou je informeel een reeks leuke wensen voor hem moeten hebben.
   • Gebruik uw eigen oordeel wanneer u beslist in welke mate u zich wilt uiten. Soms kan een beetje humor je helpen een succesvolle deal te sluiten, maar wees voorzichtig met plagen, het kan een vergissing zijn.

6. 

   Beleefd en hoffelijk. Zelfs als u een brief schrijft om te klagen of uw zorgen kenbaar te maken, kunt u nog steeds beleefd zijn. Verplaats jezelf in de schoenen van de ontvanger en bedenk welke ideeën je ook bedenkt, op een verstandige manier zodat de lezers kunnen zien dat je altijd enthousiast en bereid bent om te helpen.
   • U kunt bijvoorbeeld een harde klacht als deze indienen: "Ik denk dat uw zonnebril slecht is en ik zal ze nooit meer kopen." U kunt echter op een beleefdere manier schrijven: " Ik ben teleurgesteld over het zonnebrillenproduct van uw bedrijf en ik ben van plan om in de toekomst een bril te kopen.

7. 

   Gebruik de koptekstsjabloon "tweede pagina" voor extra pagina's. De meeste zakelijke brieven moeten op één pagina kort zijn. Maar als de kwestie waarover u praat langer is, zoals een contract of een juridische kwestie, heeft u wellicht nog een paar pagina's nodig. Gebruik het briefhoofdsjabloon "tweede pagina", dat meestal een verkort adres heeft en hetzelfde papiertype als het briefhoofdpapier van de eerste pagina.
   • Paginanummering bovenaan de pagina met de tweede en volgende pagina's. U kunt ook namen en datums van ontvangers toevoegen.

8. 

   Inhoudsoverzicht. Vat in de laatste alinea de belangrijkste punten samen en vermeld duidelijk de stappen in uw actieplan of wat u van de ontvanger van het bericht kunt verwachten. Houd er rekening mee dat de ontvanger contact met u kan opnemen om te vragen of te praten, en hem kan bedanken voor zijn interesse in de brief en uw probleem. advertentie

Deel 3 van 4: Ending Letters

1. 

   Kies de eindzin. De conclusie toont, net als een begroeting, het respect van de ontvanger en de mate van plechtigheid van de brief. "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groet" is meestal een veilige keuze; u zou andere opties kunnen overwegen, zoals "Hartelijk", "Met respect" (Met vriendelijke groet), "Met vriendelijke groet" en "Met vriendelijke groet". Je kunt ook een iets minder formeel maar professioneel einde kiezen, zoals "Het beste", "De beste wensen". , "Hartelijke groeten" en "Dank u" en "Dank u". Gebruik komma's na de zin.

2. 

   Teken. Laat ongeveer vier regels leeg en onderteken het. Onderteken uw handtekening na het afdrukken van de brief of, als u deze e-mailt, scan dan uw handtekeningafbeelding en plak deze in dit deel van het bericht. U moet blauwe of zwarte inkt kiezen voor de handtekening.
   • Als u namens iemand een brief ondertekent, schrijft u "pp:" voor uw handtekening. "Pp" staat voor "per procurationem" (zoals "door bureau" of "namens").

3. 

   Typ uw naam en contactgegevens. Typ onder uw handtekening uw volledige naam, titel, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele contactmethoden. Elke informatie wordt op een aparte regel geschreven.

4. 

   Voeg de afkorting van de typist toe. Als iemand anders dan u de brief heeft getypt, moet u de initialen van deze persoon onder de handtekening plaatsen. Soms waren de initialen van de persoon die de brief schreef, opgenomen. Daarom is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de persoon die de brief heeft geschreven en degene die de brief heeft getypt.
   • Als u bijvoorbeeld alleen de initialen van de typist toevoegt, schrijft u deze in kleine letters: mj
   • Als u de afkortingen van de schrijver toevoegt, schrijft u deze in hoofdletters en de afkorting van de typist in kleine letters: RW: mj. U kunt ook een schuine streep gebruiken tussen de twee afkortingen: RW / mj.

5. 

   Let op bijgevoegde documenten. Als u een document bijvoegt dat de ontvanger kan zien, annoteer dit dan een paar regels onder uw contactgegevens door het nummer en type van het document te noteren. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Bijlagen (2): cv, brochure" ("Bijlage (2): cv, brochure").
   • U kunt "Enclosures" ook afkorten als "Enclosures". of "Enc.".

6. 

   Voeg ontvangers toe. Als u een kopie van de brief naar een andere persoon stuurt, dient u de naam van deze persoon in de brief te vermelden. U kunt aantekeningen maken door "cc:" te typen onder de regel "Enclosures", "cc" staat voor "beleefdheidsexemplaar", met de naam en titel van de persoon ("cc" voor "Carbon copy" (carbon copy) wanneer de brief op carbonpapier wordt getypt).
   • Schrijf bijvoorbeeld: "cc: Mary Smith, Vice President Marketing" ("Beste: Mary Smith, Deputy Marketing Manager").
   • Als je nog een ontvanger wilt toevoegen, typ dan de naam van een tweede persoon direct onder de naam van de eerste persoon en heb "cc:" niet nodig.
   advertentie

Deel 4 van 4: Klaar

1. 

   Je bericht aanpassen. Uiterlijk is het belangrijkste element voor een professionele briefschrijver. De lezer zal ongetwijfeld gemakkelijk zien dat u competent en verantwoordelijk bent door de kleinste tekortkomingen in de brief te corrigeren. U kunt de spellingopdracht uitvoeren om de spelling van een woord te controleren, maar u kunt dit ook controleren door de brief zorgvuldig te lezen voordat u deze verzendt.
   • Vraagt ​​u zich af of de brief duidelijk en beknopt was. Is er een alinea met meer dan drie of vier zinnen lang? Zo ja, kunt u overbodige alinea's verwijderen.
   • Als de brief echt belangrijk is, kunt u een vriend of collega vragen deze snel te controleren. Soms kan het lezen van een paar seconden u helpen om fouten of onhandig woordgebruik op te sporen die u misschien niet hebt gezien.

2. 

   Post niet nieten. Als het bericht veel pagina's heeft, moet u het niet nieten. Als u zeker wilt zijn dat de pagina's correct zijn gerangschikt, gebruikt u de paperclip linksboven.

3. 

   Mailing. Gebruik een zakelijke envelop als je mailt. Als er een envelop met uw bedrijfslogo beschikbaar is, gebruik deze dan. Druk duidelijk het retouradres en het adres van de ontvanger af. Vouw de brief in drie delen, zodat wanneer de ontvanger het bericht opent, het eerste deel van het bericht naar boven vouwt en vervolgens naar beneden vouwt. Zorg ervoor dat je genoeg stempels hebt en stuur het op.
   • Als u vindt dat het handgeschreven adres vlekkerig is en niet overeenkomt met uw professionele stijl, typ dan het adres in woord, plaats de envelop in de printer en druk het adres op de envelop af.
   • Als de brief buitengewoon belangrijk en / of dringend is, moet u deze per koerier verzenden.
   • Als u het bericht via e-mail wilt verzenden, converteert u het naar HTML-indeling of slaat u het bericht op als pdf om de indeling te behouden. Papieren mailing is echter beter.
   advertentie

Advies

• Gebruik een goede pen om letters te ondertekenen.
• Snel. Als u niet binnen een week op het verzoek van de afzender kunt reageren, vertel hem of haar dan en laat ze weten wanneer ze een antwoord van u kunnen krijgen.
• Focus op de positieve punten. Praat over de dingen die u kunt doen, niet over de dingen die u niet kunt. Als u bijvoorbeeld een artikel niet op voorraad heeft, vertel de klant dan niet dat u zijn bestelling niet kunt uitvoeren, maar zeg dat het product populair is, zodat uw kant niet op voorraad is. . Vertel ze dan wanneer je ze het product kunt aanbieden.
• Als je een brief met veel inhoud schrijft, moet je die dingen eerst opsommen.
  • Maak een lijst van alle dingen die u wilt behandelen. Maak je geen zorgen over de bestelling.
  • Noem voor elke inhoud de sleutelwoorden, voorbeelden, argumenten en feiten.
  • Bekijk de inhoud van uw overzicht zodat deze geschikt is voor uw doel en uw publiek.
  • Verwijder alle niet-gerelateerde problemen.
  • Rangschik de informatie in de volgorde die het beste is voor de lezer.

Waarschuwing

• Schrijf geen brieven met vleiende zinnen. Een echt compliment is acceptabel, maar als je het te veel doet, zal de lezer voelen dat je werkt door te vleien, niet door je bekwaamheid.
• Gebruik geen te harde en imposante toon. Onthoud dat u een professionele relatie probeert te versterken of op gang te brengen met een zakelijke brief.