Inhoud

• Stappen
• Advies
• Waarschuwing

Soms moeten we om vele redenen in het leven om verlenging vragen. Misschien studeer je en heb je meer tijd nodig om je essay af te maken, misschien heb je moeite om een ​​project op je werk af te maken.Een efficiënte en correcte verlengingsbrief is altijd belangrijk. U moet de tijd nemen om precies na te denken over uw behoeften: hoe lang moet u verlenging aanvragen en waarom? Schrijf daarna een formele brief, verstuur het en volg voor gemoedsrust.

Stappen

Methode 1 van 3: Volg de conventie voor het schrijven van een formele brief

1. 

   Geeft de paginakop weer. De inleverdatum staat in de rechterbovenhoek van de pagina. Laat een regel hieronder leeg en schrijf uw adres, ook rechts uitgelijnd. Maak vervolgens een rij leeg en schrijf het volledige adres van de ontvanger aan de linkerkant van de pagina.
   • Als u een e-mailbericht verzendt, kunt u de datum en het adres weglaten, te beginnen met begroetingen. U moet er echter voor zorgen dat uw kop duidelijk en effectief is. Als u bijvoorbeeld een brief naar uw professor stuurt, kunt u de onderwerpregel schrijven: "Verlengingsbrief - Nguyen Hoang Minh - B2 K34".

2. 

   
   
   Schrijf volledige en formele begroetingen. Begin met het woord "Beste", gevolgd door de titel van de ontvanger en de volledige naam. Bijvoorbeeld: "Geachte heer Nguyen Hai Trieu" of "Geachte mevrouw Bui Phuong Mai". Sommige titels kunnen complexer zijn, zoals "Beste Professor Nguyen Duc Cuong" of "Beste Voorzitter Nguyen Van An".
   • Dit is een formele aanbeveling, dus houd uw stijl en inhoud formeel, zelfs als u deze mensen intiem leert kennen. Schrijf niet "Hallo Hanh".
   • Probeer een specifieke persoon te vinden om de brief naar toe te sturen. Anders ziet uw brief eruit als een voorbeeldbrief. Bijvoorbeeld: "Beste voorzitter Nguyen Van An" zou beter zijn dan "Beste autoriteiten".

3. 

   
   
   Gebruik een korte lay-out. De hoofdtekst van de brief moet uit 1-3 alinea's bestaan. In veel gevallen kunt u beginnen met 2-3 regels. Als u wilt uitbreiden met de volledige 3 alinea's, hoeft u ze alleen maar te scheiden in de opening, het hoofdgedeelte en het einde.
   • Om je brief te beginnen, kun je schrijven: "Ik ben Nguyen Hoang Minh, student in klas B2 K34". Dit zal de professor eraan herinneren om te onthouden en geen tijd te verspillen om uit te zoeken wie je bent.

4. 

   
   
   Let op het einde. Onderschat het belang van een solide einde niet. Gebruik de laatste zin om uw zaak te herhalen (op één regel) en bedank de ontvanger dat hij de tijd heeft genomen om het bericht te lezen. U kunt schrijven: "Ik waardeer uw overweging van mijn voorstel".
   • U kunt de brief het beste afsluiten met een begroeting voordat u deze ondertekent. Enkele goede opties zijn: "Met vriendelijke groet", "Beste", "Hallo".
   • Als u een reactie nodig heeft, moet u dit aan het einde vermelden. Meestal kunt u dit combineren met een bedankje. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor uw overweging, ik kijk uit naar uw reactie volgende week." Pas echter op dat u niet te opdringerig bent.

5. 

   Voer uw volledige naam en handtekening in. Houd 3-4 rijen weg onder de "Met vriendelijke groet" -groet. Schrijf vervolgens uw volledige naam en lijn links uit. Gebruik de ruimte hierboven om met inkt te ondertekenen. Als u van plan bent een e-mail te verzenden, kunt u de ruimte leegmaken en uw naam erin typen. advertentie

Methode 2 van 3: Bespreek de berichttekst

1. 

   Schrijf zo snel mogelijk. Bereid u voor om een ​​brief te schrijven zodra u weet dat het nodig is om uitstel aan te vragen. U moet de ontvanger voldoende tijd geven om over uw zaak te beslissen. U moet ook laten zien dat u voorbereid bent, ook al vraagt ​​u om uw schema aan te passen.

2. 

   Bepaal hoe lang u moet toevoegen. Houd rekening met alle factoren en doe realistische aanbevelingen. Als de deadline voor aanmelding te kort is, moet u wellicht opnieuw een aanvraag indienen. U moet uw best doen om te voorkomen dat deadlines worden gehaald, dus u kunt het beste de hoeveelheid extra tijd inschatten.
   • Afhankelijk van de situatie kan het zijn dat u de brief moet schrijven als onderdeel van het onderhandelingsproces. In dat geval moet u een deadline aanvragen die langer is dan de geschatte tijd, zodat u een compromis kunt sluiten en het in het midden eens kunt worden.
   • Geschatte tijd op basis van uw huidige voortgang en onafgemaakte projectonderdelen. Als u bijvoorbeeld drie maanden aan een adviesproject werkt, krijgt u waarschijnlijk een schatting van hoeveel werk er nog over is.
   • U moet zich ook bewust zijn van de tijdslimiet waarmee de ontvanger van het bericht ook wordt geconfronteerd. Misschien staan ​​ze ook onder druk vanwege deadlines. Zo moeten universiteitsprofessoren vaak tussentijdse cijfers inleveren en moeten ze voor studenten uitgaan van die deadline.

3. 

   Aandacht voor toepasselijke wetten. U moet de huidige deadlines controleren voordat u verlenging aanvraagt. Laat niet de indruk achter dat het u aan organisatorisch verstand ontbreekt wanneer u om verlenging vraagt ​​zonder de huidige situatie te begrijpen. Sommige overheidsinstanties eisen bijvoorbeeld dat u binnen 24 uur na het eerste contact een verzoekschrift indient. Als dit voor u niet werkt, kunt u klagen dat de tijd te beperkt is.

4. 

   Geef een redelijke verklaring. U neemt de tijd om de verlengingsbrief op te stellen en de ontvanger zal ook de tijd nemen om deze te lezen; dus je moet de brief goed schrijven. Overweeg zorgvuldig de echte reden waarom u meer tijd nodig heeft en presenteer eerlijk aan uw ontvanger. Lieg niet en overdrijf niet, want dit zal u alleen maar schaden.
   • Een goede reden hiervoor is dat u de klus zorgvuldig en zorgvuldig wilt klaren. Als u bijvoorbeeld aan een project werkt waarbij de veiligheid van anderen in het gedrang kan komen, kunt u er sympathiek tegenover staan.
   • Als u meer dan één reden heeft om verlenging aan te vragen, kies dan de reden die het meest relevant is en richt u daarop. Als u bijvoorbeeld vertraging oploopt bij het accepteren van de aangeboden baan, vertel hen dan dat u meer wilt weten over de verzendkosten (als dit waar is) in plaats van hen te laten weten dat u op een woord wacht. nodig een ander uit.

5. 

   Wijs op een paar zorgvuldig geselecteerde details. De verstrekte gegevens zullen helpen om uw brief legitiem en behendig te laten lijken. Dit is vooral belangrijk als u een brief indient bij een overheidsinstantie of een andere organisatie die u nog nooit heeft ontmoet.
   • Als je grootvader bijvoorbeeld stierf twee dagen voordat zijn essay moest worden ingediend, is het het beste om het feit te presenteren als een 'noodgeval in het gezin' in plaats van gewoon als 'urgent'. U kunt ook zijn overlijden vermelden en wat informatie over uw plannen.
   • Organiseer uw papierwerk voordat u het verlengingsverzoek indient. Mogelijk hebt u een beschrijving nodig van het werk en de toepassingen die u hebt verricht, vooral wanneer u samenwerkt met overheidsinstanties of andere officiële organisaties. Het is in uw voordeel te bewijzen dat u op dit punt elke stap van het proces hebt gevolgd.

6. 

   Houd een positieve stijl en inhoud. Niemand wil een brief vol klachten lezen. Maak in plaats daarvan gewoon een snelle en korte presentatie van negatieve feiten en noem vervolgens positieve oplossingen. Als u bijvoorbeeld denkt dat het startsalaris te laag is, kunt u schrijven: 'Ik heb meer tijd nodig om uw aanbod te overwegen. Ik denk echter dat een hoger salaris me kan helpen efficiënter te werken.

7. 

   Lees het bericht nogmaals voordat u het verstuurt. Neem minstens een paar minuten de tijd om het bericht opnieuw te lezen voordat u het verstuurt. Controleer op bewerkings- en typefouten. Voer grammatica- en spellingcontrolesoftware uit op uw computer. Stuur het naar een vertrouwde vriend om ze opnieuw te laten lezen. Haast u niet en sla deze stap niet over; anders krijgt de ontvanger van het bericht de indruk dat u slordig bent, en dat heeft invloed op het eindresultaat. advertentie

Methode 3 van 3: Stuur een bericht naar de ontvanger

1. 

   Maak een kopie of bewaar de brief. Wanneer u klaar bent met het lezen van de conceptbrief en voordat u deze verstuurt, maakt u een foto (converteert u deze naar pdf), slaat u het manuscript online op of kopieert u het op de traditionele manier. U kunt ook de datum van de mailing opnemen als deze niet overeenkomt met de datum bovenaan het bericht. Bewaar deze kopie op een veilige plaats voor uw persoonlijk record.

2. 

   Zet in gewone mailbox. Breng het naar het postkantoor, geef het aan de postbode of stop het in de brievenbus. Als u er zeker van wilt zijn dat de e-mail de ontvanger bereikt, kunt u tegen een meerprijs een vervolgdienst aanvragen.
   • Als u papieren post wilt verzenden, moet u deze afdrukken met een printer en inkt van goede kwaliteit. Handgeschreven verlengingen worden over het algemeen niet geaccepteerd.

3. 

   Stuur een e-mail voor verlenging. Dit is waarschijnlijk de beste manier om verlengingen met minder tijd en zekerheid te verzenden. U moet het e-mailadres van de ontvanger verifiëren voordat u het verzendt, en zorg ervoor dat u uw ID in de onderwerpregel opneemt, indien relevant.
   • De ontvanger weet precies wanneer u de e-mail heeft verzonden. Let hierop als u 's avonds laat post wilt versturen.
   • Uw e-mail moet formeel zijn, inclusief het e-mailadres dat u gebruikt om het te verzenden. U moet deze e-mail verzenden met een professioneel account. De brief die is verzonden vanaf het e-mailaccount [email protected] is bijvoorbeeld geschikt.
   • Als u de e-mail per fax verzendt, bewaar dan de bevestigingspagina om te bewijzen dat u de e-mail met succes hebt verzonden en dat het bericht is ontvangen.

4. 

   Bellen in plaats van brieven te schrijven. Als u op het laatste moment een verlenging moet aanvragen, is het misschien beter om met de persoon te praten via de telefoon. In dit geval moet u ook formeel zijn en uw zaak duidelijk presenteren. advertentie

Advies

• Probeer brieven te schrijven van maximaal één pagina lang. Zo voelt je brief compleet en overzichtelijk aan.
• Let op of de ontvanger van het bericht een antwoord stuurt, zoals een bevestigingsbericht.

Waarschuwing

• Wees realistisch over beloften. Vraag geen verlenging aan om extra tijd te besteden aan het voltooien van andere extra missies.
• Maak goed gebruik van de verlengde tijd. U wilt waarschijnlijk niet opnieuw proberen om verlenging aan te vragen.
• Controleer of u de benodigde formulieren in het bericht heeft opgenomen. Bovendien zullen sommige organisaties u vragen om hun briefformulier te gebruiken.