Inhoud

• Stappen
• Tips
• Waarschuwingen

Contactgegevens zijn gewoon onvervangbaar voor zakelijke samenwerking en zakelijke communicatie. Wanneer u een visitekaartje met contactgegevens ontvangt, neem dan de moeite om ervoor te zorgen dat het op een plek terechtkomt waar u het gemakkelijk kunt vinden zodra dat nodig is. Het maakt niet uit of u een eigen bedrijf heeft of gewoon veel in zakelijke kringen beweegt, als u orde op zaken stelt in de visitekaartjes die u ontvangt, kunt u veel sneller de juiste mensen vinden, wat u op zijn beurt een hogere omzet kan opleveren. en meer geld in je zakken. Hier zijn enkele ideeën voor hoe dezelfde visitekaartjes op een georganiseerde manier kunnen worden opgeslagen.

Stappen

1. 1 Bekijk het visitekaartje direct na ontvangst. Een visitekaartje zorgvuldig lezen en onmiddellijk na ontvangst is een geweldige manier om de naam van de eigenaar te onthouden, samen met hun gezicht. Het aanvraagformulier en diploma worden meestal ook op een visitekaartje geschreven, dus hier is nog een aanwijzing die u zal vertellen wie het is en wat hij / zij doet.
2. 2 Zorg voor een plek om uw visitekaartjes te plaatsen nadat u ze hebt ontvangen. Als je een tas of notitieboekje meeneemt naar vergaderingen, leg er dan een plek in voor de ontvangen visitekaartjes. Waar je ze ook neerlegt, stop ze in geen geval tussen je notities of stop ze in je zak - daar zullen ze zeker verloren gaan of worden gewassen met je spullen.
3. 3 Bewaar contactgegevens van mensen op uw computer. Als u terugkomt van een zakenlunch, beurs of vergadering, bergt u alle visitekaartjes die u ontvangt meteen op een veilige plaats op. Ideaal is een bureaula of een andere plek waar andere mensen normaal niet naar kijken. Zodra u tijd heeft, haalt u alle visitekaartjes uit uw bureaula en voert u alle contactgegevens ervan in Outlook, Excel, Access of zelfs alleen Word in.
4. 4 Maak in elk bestand een kolom 'Opmerkingen' aan voor één visitekaartje. Vul alle informatie in die niet op het visitekaartje zelf staat: wat deze persoon doet, welke informatie of veelbelovende samenwerking hij voor je heeft uitgestippeld, wanneer je elkaar hebt ontmoet, enz.
5. 5 Maak een classificatie voor zakelijke contacten. Verdeel ze in uitstekende, min of meer potentiële en degenen die je bijna nooit nodig hebt. Om dit te doen, kunt u nummering gebruiken, waarbij 1 is om waardevolle contacten te markeren, 2 - mogelijk en 3 - die waarmee u waarschijnlijk niet te maken zult hebben. U kunt ook kleurcodering gebruiken: respectievelijk groen voor waardevolle zakelijke contacten, geel voor potentiële contacten en rood voor hopeloze. Kies een handige en gedenkwaardige optie voor u, waarmee u de contactgegevens van uw partners beter kunt onthouden.
6. 6 Orden de contactgegevens van uw partners zodat u deze later gemakkelijk kunt terugvinden. Het kan alfabetisch worden gerangschikt op de eerste letter van de achternaam van de persoon of op de eerste letter van de bedrijfsnaam; door de eerste letter van de stad waar je deze persoon hebt ontmoet (als je vaak reist); of de branche waarin de persoon werkt. U kunt dus eenvoudig de informatie over de gewenste persoon die u zich herinnert in de zoekbalk invoeren en de computer geeft u een lijst met contacten die voldoen aan de opgegeven zoekparameters.
   • Veel speciale computerprogramma's, die tot doel hebben een database van uw contacten te maken, kunnen uw contacten op elke gewenste manier sorteren en ze gemakkelijk te vinden maken als u zich plotseling slechts een paar trefwoorden herinnert om naar te zoeken. Als u een van deze programma's gebruikt, bespaart u veel tijd met het handmatig sorteren van visitekaartjes met gegevens.
7. 7 Bewaar visitekaartjes op de ouderwetse manier. Plaats ze in een adressenbestand of visitekaarthouder, verkrijgbaar bij kantoorboekhandels.
   • Deze ouderwetse manier om contactgegevens op te slaan, al is het maar een stapel visitekaartjes, vastgebonden met een elastische band, is een goede verzekering voor uw elektronische opslag op uw computer.
   • U zult moeten beslissen hoe u uw visitekaartjes het liefst sorteert: op naam, bedrijfsnaam, enz.
8. 8 Zodra je van iemand een visitekaartje krijgt, schrijf dan direct (binnen maximaal enkele dagen) op de achterkant de plek waar je die persoon hebt ontmoet. Zo vergeet je het zeker niet. Het is ook beter om kort op de achterkant te noteren waar u het over hebt gehad, zodat u hem of haar later, wanneer u contact moet opnemen met deze persoon, kunt herinneren waar u elkaar hebt ontmoet, kunt vragen hoe het met de kinderen gaat of zich alles kunt herinneren wat u hebt besproken. bij de eerste ontmoeting.
9. 9 Klaar.

Tips

• Als u veel visitekaartjes ontvangt, overweeg dan om software aan te schaffen waarmee u ze kunt sorteren en bewaren. Er zijn scanners voor visitekaartjes, evenals programma's die de informatie die u nodig heeft van een papieren visitekaartje kunnen lezen, herkennen en selecteren. Ze kunnen u een enorme hoeveelheid werk besparen door deze informatie handmatig in uw computer te typen.
• Als u meer wilt weten over uw zakenpartners dan alleen hun namen en telefoonnummers, zoek dan naar software waarmee u grote hoeveelheden informatie over klanten of partners kunt opslaan en beheren.
• Begin snel te handelen als je iets beloofd hebt aan je nieuwe kennissen of als iemand geïnteresseerd is in jou en je zaak.
• Laat onbewerkte visitekaartjes zich niet ophopen. Sorteer ze en voer de gegevens minstens één keer per week in op je computer voordat je helemaal vergeet wie je hebt ontmoet en waarom.

Waarschuwingen

• Als u alle contactgegevens van klanten of partners op uw computer opslaat, vergeet dan niet om regelmatig back-ups te maken voor het geval uw computer crasht of uw harde schijf crasht. Maak indien mogelijk automatisch een reservekopie van uw gegevens.