Inhoud

• Stappen
• Deel 1 van 2: Formaat zakelijke brief
• Deel 2 van 2: Hoe schrijf je een zakelijke brief
• Tips

Als u een eigen bedrijf heeft, moet u waarschijnlijk zakelijke brieven aan uw klanten schrijven. De doelen kunnen verschillend zijn: informeren over nieuwe gebeurtenissen of voorwaarden, reageren op klachten van klanten namens het bedrijf. Ongeacht de reden om te schrijven, is het belangrijk om te allen tijde een professionele toon en zakelijke stijl te behouden.

Stappen

Deel 1 van 2: Formaat zakelijke brief

1. 1 Gebruik een professioneel briefpapier. De zakelijke brief vertegenwoordigt uw bedrijf. In dit opzicht moet de brief de juiste vorm hebben. Vergeet ook niet uw bedrijfslogo of merk te gebruiken.
   • U kunt een koptekst maken met kant-en-klare kleursjablonen voor Microsoft Word. Gebruik een echt bedrijfslogo of merk.
2. 2 Open een teksteditor. Alle zakelijke brieven van het bedrijf moeten altijd op een computer worden getypt.
   • Maak een nieuw document aan en stel de marges in op 2,54 centimeter.
   • Gebruik een serif-lettertype zoals Times New Roman, Georgia of Arial. De lettergrootte mag dus niet groter zijn dan 12, maar niet minder dan 10. Het type of de grootte van het lettertype mag de leesbaarheid van de brief niet negatief beïnvloeden.
   • Gebruik enkele regelafstand.
3. 3 Pas de blokvorm aan. De blokvorm is het meest gebruikte formaat voor zakelijke brieven. Het is ook het gemakkelijkst in te stellen en te volgen. Elk item wordt links uitgelijnd en gescheiden door één spatie. In volgorde van boven naar beneden moet een zakelijke brief de volgende items bevatten:
   • De datum van vandaag of de datum waarop de brief is verzonden. Vergeet de datum niet te vermelden, want deze wordt gebruikt voor de boekhouding door de afzender en ontvanger, maar ook voor juridische doeleinden. Geef de exacte datum.
   • Het adres van de afzender. Dit is uw adres in standaardformaat. Als uw adres al in de kop van de brief staat, kunt u deze stap overslaan.
   • Uitgaand adres. Vul de naam en het adres van de ontvanger van de brief in. U kunt het adres "Meester" of "Meesteres" gebruiken. Dus als de ontvanger Nina Serova is, kun je zowel "Mrs. Nina Serova" als "Nina Serova" schrijven.
   • Hartelijk groeten. U kunt "Dear Mrs. Serova" of "Dear Nina Serova" schrijven. Als u niet zeker weet wie de brief zal lezen, schrijft u "Geachte heren". Er is ook een optie "Ter informatie van alle geïnteresseerden", maar deze moet als laatste redmiddel worden gelaten als de geadresseerde onbekend is.
   • De hoofdtekst van de brief. Dit onderdeel zal in de volgende sectie in meer detail worden besproken.
   • Laatste deel en handtekening. Schrijf: "Met vriendelijke groet," - of: "Beste wensen."

Deel 2 van 2: Hoe schrijf je een zakelijke brief

1. 1 Bepaal je doelgroep. De toon van de brief moet altijd professioneel blijven, ongeacht het publiek, maar de keuze van woorden en taalmiddelen hangt af van de geadresseerde van de brief. Als de brief voor de HR-afdeling van een ander bedrijf is, moet een meer formele taal worden gebruikt. Wanneer u een specifieke klant aanspreekt, kunt u uw toevlucht nemen tot informele en eenvoudige taal.
   • Het helpt je ook om misverstanden te voorkomen. Gebruik geen termen die voor de lezer onbegrijpelijk zijn. Klanten kennen bijvoorbeeld misschien niet de afkortingen die in uw bedrijf voor het ruimtevaartprogramma worden gebruikt, dus gebruik ze niet in uw brief.
   • De belangrijkste regel van zakelijk schrijven is dat de tekst duidelijk, beknopt en hoffelijk moet zijn.
2. 2 Geef op de eerste regel het doel van de brief aan. Denk na over het doel van de brief. Wilt u een nieuw kantooradres opgeven? De klant herinneren aan de schuld? Reageren op de klacht? Houd hier rekening mee wanneer u de eerste zin van de brief moet schrijven. Gebruik geen vage bewoordingen en kom direct ter zake.
   • Schrijf in de eerste persoon als u uw mening als bedrijfseigenaar kenbaar maakt. Schrijf in de tweede persoon als u namens een bedrijf of organisatie spreekt.
   • Gebruik een ondubbelzinnige verklaring zoals: "Hierbij informeren wij u" - of: "Hierbij willen wij het volgende weten." Schrijf in de eerste persoon als u de eigenaar van het bedrijf aanspreekt, zoals: "Ik wil contact met u opnemen", - of: "Onlangs leerde ik ..., dus ik zou graag ...".
   • U (de eigenaar van het bedrijf) wilt bijvoorbeeld Nina Serova informeren over een schuld van een maand. Begin uw brief als volgt: “Ik wil u meedelen dat er per maart 2015 een schuld op uw rekening staat.”
   • Als u een werknemer van een bedrijf bent en reageert op een klacht van een klant over het ruimteprogramma van uw bedrijf, begin dan als volgt: "We hebben uw opmerkingen ontvangen over ons Mars-kolonisatieprogramma."
   • Soms moet je de lezer vertellen dat hij een wedstrijd heeft gewonnen of een plaats heeft gekregen in een onderwijsinstelling. Begin als volgt: "Ik informeer graag ...", - of: "We informeren graag ...".
   • Als u slecht nieuws moet melden, begin dan met deze zin: "Met spijt in het hart informeren wij u ...", - of: "Na zorgvuldige overweging is besloten ...".
3. 3 Gebruik een geldige stem. In officiële redevoeringen wordt vaak de lijdende vorm gebruikt, maar deze kan de tekst van de brief eentonig of onbegrijpelijk maken. Met een geldige stem kan informatie op een beslissende toon worden overgebracht.
   • Een voorbeeld van een passieve stem: "Welke stappen kunnen worden ondernomen?" In dit geval is het onderwerp "stappen" niet de uitvoerder van de actie, maar ervaart de actie op zichzelf.
   • Voorbeeld van een geldige stem: "Welke stappen kunnen we nemen?" In deze versie wordt een actieve stem gebruikt, waarmee u het idee duidelijk en duidelijk kunt overbrengen.
   • Soms stelt de passieve stem je in staat om je boodschap over te brengen en niet te veel aandacht te vestigen op een fout of een lelijk feit. Gebruik het alleen in dit geval. Meestal heeft een geldige stem de voorkeur.
4. 4 Link naar eerdere gebeurtenissen of communicatie met de lezer. Mogelijk hebt u Nina Serova eerder geïnformeerd over de schuld. Op de laatste conferentie kon de lezer zijn ongenoegen uiten over uw ruimteprogramma. Als je al hebt gecommuniceerd, herinner dan aan dit feit. De lezer zal zich belangrijke details kunnen herinneren en uw brief zal veel belangrijker en urgenter zijn.
   • Gebruik zinnen als: "Zoals in de vorige brief van ...", "Bedankt voor uw tijdige betaling vorige maand", - of: "We waren verheugd om uw constructieve opmerkingen te horen tijdens de conferentie in mei."
5. 5 Vraag hulp aan of bied hulp aan. Zet een positieve toon met een beleefd verzoek of bied medewerking in de vorm van hulp.
   • Stel dat u een bedrijf heeft en een klant wilt overtuigen om een ​​schuld te betalen. Gebruik de zin: "Ik zou dankbaar zijn voor uw hulp en onmiddellijke betaling."
   • Als u namens een bedrijf schrijft, gebruik dan de zin: "We willen graag een persoonlijke ontmoeting voor u regelen met onze HR-manager."
   • Bied ook aan om alle mogelijke vragen te beantwoorden en de twijfels van de lezer weg te nemen. Voorbeeld: "We beantwoorden graag al uw vragen of nemen eventuele twijfels over de betaling weg", - of: "Wilt u meer informatie over ons programma?"
6. 6 Vul de brief in. Gebruik een call-to-action van jouw kant of die van de klant. Dit kan een verzoek zijn om de schuld binnen een bepaalde termijn af te lossen of een aanbod om een ​​afspraak te maken met een klant.
   • Schrijf een voorstel met de hoop om in de toekomst te communiceren: "Ik kijk ernaar uit u volgende week te ontmoeten op de begrotingsvergadering", - of: "We bespreken graag al deze aspecten met u in meer detail wanneer we elkaar ontmoeten op ons kantoor .”
   • Geef aan of er documenten bij de brief zijn gevoegd. Voeg een zin toe als: "We sturen u een factuur voor de afgelopen maand", - of: "Een kopie van het ruimteprogramma is bij de brief gevoegd."
   • Gebruik een slotzin aan het einde. Klanten kunnen het beste schrijven: "Met vriendelijke groet", - of: "Beste wensen."
   • Gebruik de bewoording "Met vriendelijke groet" in formele brieven aan vreemden.
   • Schrijf: "Het allerbeste" als u iemand kent of met hem samenwerkt.
7. 7 Verbeter de fouten. Correcte opmaak en formulering spelen geen rol als er grammaticale fouten in de brief staan!
   • Probeer alle gevallen van de lijdende vorm te vinden en maak de nodige aanpassingen.
   • Let op lange en verwarrende zinnen. In een zakelijke brief geldt de regel "Beter, minder is beter", dus lange zinnen moeten worden weggegooid.

Tips

• Print de brief op ongevoerd A4-papier. Als u de brief verzendt, vouwt u de brief drie keer en stopt u deze in een standaard envelop.