Inhoud
Er zijn veel verschillende situaties waarin een klant contact moet opnemen met bedrijven of fabrikanten voor verschillende zakelijke problemen. Maar als het tijd is om een e-mail naar de klantenservice te sturen, kunnen sommige mensen het gevoel hebben dat ze vastgelopen zijn. Er rijzen vaak vragen over hoe dergelijke brieven in elektronische vorm moeten worden geschreven, aangezien ze meestal op papier worden geschreven, en welke algemeen aanvaarde normen het meest worden toegepast op brieven van dit type. Hoewel deze normen per branche, regio en cultuur verschillen, zijn er enkele algemene richtlijnen om ervoor te zorgen dat de e-mail die naar de helpdesk wordt verzonden, effectief is. Hier zijn de topaanbevelingen van degenen die dit type e-mail eerder zijn tegengekomen.
Stappen
Methode 1 van 1: Schrijf een e-mail naar de klantenservice
1 Controleer de website. Zorg ervoor dat het bedrijf uw probleem nog niet heeft opgelost voordat u uw e-mail verzendt. Dit bespaart iedereen tijd en moeite, ook u, en wordt zeer op prijs gesteld. - Terwijl u de site bekijkt, zoekt u naar de beste communicatiekanalen. E-mail is niet altijd het beste kanaal en u moet dit bedrijfsbeleid respecteren en op een andere manier contact met hen opnemen. Veel bedrijven bieden telefonische ondersteuning en aanvullende ondersteunende diensten zoals een postbus.
2 Zoeken naar speciale online bronnen op internet. Veel bedrijven bieden aangepaste e-mailadressen voor speciale problemen, zoals het volgen van verzending, productretouren of technische ondersteuning. Het is mogelijk dat het gebruik van de aangeboden communicatiekanalen veel effectiever is dan een standaardbrief naar de algemene e-mail van het bedrijf. Als u de verstrekte communicatie negeert, kan het proces van koppeling met het bedrijf bovendien aanzienlijk langer duren. 
3 Neem persoonlijk identificeerbare informatie op in uw ondersteuningsbrief. Het bedrijf moet weten welke producten of diensten u hebt gekocht, evenals de datum van aankoop en de verwachte leverdata voor het product of de dienst. Het bedrijf moet mogelijk ook uw thuisadres en het aantal gekochte artikelen weten. Zorg ervoor dat dit allemaal in uw e-mail wordt vermeld. 
4 Gebruik een passende toon. Sommige experts wijzen erop dat brieven aan de klantenservice die zonder respect voor etiquette zijn geschreven, genegeerd kunnen worden of dat hun effectiviteit veel lager zal zijn.Probeer een bepaalde schrijfstijl aan te houden die uw opleidingsniveau en kennis laat zien, zonder overdreven provocerende uitspraken te gebruiken. 
5 Vraag direct wat je wilt. Veel doorgewinterde e-mailschrijvers van de klantenservice vinden het het beste om eerlijk te zijn over uw verwachtingen. Het bedrijf kan het al dan niet eens zijn met uw vereisten, maar door duidelijke informatie te verstrekken, helpt u de bedrijfsvertegenwoordiger niet alleen uw standpunt te begrijpen, maar ook uw mening te geven over alle nieuwe problemen, producten of andere problemen in de klantenservice. - Lees meer over het bedrijfsbeleid. Wanneer u uw verzoek schrijft, kunt u eerst uw onderzoek doen om te begrijpen aan welke vereisten het meest waarschijnlijk wordt voldaan. Hoe u het ontstane probleem kunt oplossen, is aan u, maar als u de positie van het bedrijf begrijpt, kunt u uw berichten effectiever maken.
