Inhoud

• Stappen
• Tips
• Wat heb je nodig

Er zijn verschillende manieren om een ​​archiefkast te maken. De keuze hangt af van uw wensen en de gewenste zoekmethode.

Stappen

1. 1 Overweeg de voordelen van alfabetische opslag. Het alfabetische systeem werkt prima als je de namen van mensen, auteurs, titels van films en boeken, enz. sorteert. Als u gemakkelijk te vinden documentnamen gebruikt, is het alfabetische systeem waarschijnlijk het handigst en gemakkelijkst te gebruiken voor u.
2. 2 Gebruik onderwerpverdeling. Als je studeert of werkt met een specifieke reeks onderwerpen, kan de indeling op onderwerp heel handig zijn om informatie te vinden. Als je bijvoorbeeld rechten studeert, kunnen je documenten worden ingedeeld volgens de titels van de vakken: staatsrecht, bestuursrecht, internationaal recht, enz.
3. 3 Scheid items op gebruiksfrequentie. Dit werkt goed met papier dat je altijd gebruikt. Dit systeem werkt goed in combinatie met een ander, bijvoorbeeld alfabetisch. Bewaar de informatie die u het meest gebruikt compact op een plaats waar deze gemakkelijk en snel toegankelijk is, zoals aan de voorkant van een papierlade.
4. 4 Probeer een nummersysteem. Dit systeem werkt goed met getallen of datums. Werkt u bijvoorbeeld met facturen, cheques, gebeurtenissen, dan helpt het nummersysteem u heel snel informatie te extraheren. Daarin kun je een aparte indeling maken in maanden en jaren. Voor mensen die nummers gebruiken om een ​​document te identificeren, bijvoorbeeld bij het werken met medische papieren, juridische documenten, gerechtelijke dossiers, enz. een nummersysteem zou een zeer praktische methode zijn om informatie in een archiefkast te vinden.
5. 5 Gebruik kleuren. Zo'n creatieve benadering zal nuttig zijn voor mensen met een goed visueel geheugen. Het gebruik van een kleurcode kan u helpen om naar verschillende projecten te verwijzen.

Tips

• Deze principes zijn ook nuttig voor computeropslagsystemen.
• Gebruik wijzers voor niet-alfabetische gegevens. Indexen moeten alfabetisch worden geordend, zodat gegevens snel kunnen worden gevonden. De aanwijzer moet voor de documentopslag worden geplaatst.
• Begin met het sorteren en sorteren van uw papieren, en markeer de papieren voor latere categorisering.
• U moet ook een aparte ruimte hebben voor documenten die niet in een van de beschikbare categorieën passen.

Wat heb je nodig

• Kaarttafels
• Documentmappen
• Map opbergdozen