Inhoud

• Stappen
• Methode 1 van 1: De agenda instellen
• Tips
• Waarschuwingen

Een agenda is een gedetailleerde lijst van onderwerpen die tijdens een vergadering of vergadering aan de orde komen. Het is een integraal onderdeel van het plannen en leiden van vergaderingen, omdat het het doel van de vergadering en de aan te pakken kwesties beschrijft, de sprekers opsomt en de tijd vastlegt voor elk onderwerp dat moet worden besproken. Als je een vergadering moet plannen, verzamel dan alle informatie die je nodig hebt en regel dit gestructureerd in de agenda. De volgende tips helpen je om het goed te doen.

Stappen

Methode 1 van 1: De agenda instellen

1. 1 Breng alle deelnemers van tevoren op de hoogte van de bijeenkomst.
   • U kunt ze e-mails sturen of serviceberichten in gedrukte vorm verspreiden.
   • Vermeld de datum, tijd, plaats en doel van de bijeenkomst.
   • Vraag ontvangers om een ​​antwoord. Laat hen weten dat iedereen die uitnodigingen accepteert, moet komen opdagen voor de vergadering.
2. 2 Laat elke deelnemer u van tevoren laten weten welk onderwerp ze tijdens de vergadering willen behandelen.
   • Vraag elke collega om de essentie en details te beschrijven van het onderwerp dat ze in de vergadering willen behandelen, zodat u het correct en nauwkeurig op de agenda kunt zetten.
   • Geef aan hoe lang het duurt voordat de deelnemer zijn vraag heeft overwogen.
3. 3 Maak een lijst van alle punten op de agenda.
   • Maak een tabel met drie kolommen met de kopjes "Agenda-item", "Presentator" en "Tijd voor discussie".
   • Maak een lijst van de problemen die worden overwogen in de volgorde van hun voorkomen, relevantie of belangrijkheid.
   • Schrijf een korte beschrijving van elk onderwerp dat door elke presentator wordt gegeven.
   • Vermeld in de titel de details van de vergadering: de datum, tijd en locatie, doel en duur.
4. 4 Controleer bij elke presentator of ze het eens zijn met hun manier van spreken en de tijd die voor hun vraag is toegewezen.
5. 5 Corrigeer indien nodig de agenda.
6. 6 Stuur kopieën van de goedgekeurde agenda naar alle deelnemers aan de vergadering. Doe dit van tevoren, zodat ze de inhoud kunnen bekijken en zich op de vergadering kunnen voorbereiden. Twee dagen zou genoeg moeten zijn.

Tips

• Als u een verzoek ontvangt om een ​​punt op de agenda op te nemen dat geen verband houdt met het onderwerp van de vergadering, nodigt u de presentator uit om het onderwerp op de volgende vergadering te bespreken.

Waarschuwingen

• Geef elke presentator voldoende tijd om zijn onderwerp te presenteren. Houd rekening met uw prospects en probeer niet te veel informatie in één vergadering op te nemen. Houd er rekening mee dat deelnemers mogelijk vragen hebben of aanvullende onderwerpen willen bespreken.