Inhoud

• Stappen
• Methode 1 van 2: Vóór het evenement
• Methode 2 van 2: Tijdens het evenement
• Tips
• Waarschuwingen

Of het nu gaat om een ​​congres, festival of beurs, een tent is een geweldige manier om uw product, organisatie of bedrijf te promoten. Planning en voorbereiding is de sleutel om als een professional te worden gezien en de aandacht te trekken die u wenst.

Stappen

Methode 1 van 2: Vóór het evenement

1. 1 Vind de juiste activiteit voor uw tent. Als je als vaste bezoeker naar een soortgelijk evenement kunt gaan, doe dat dan. Besteed aandacht aan andere vertegenwoordigers.Neem een ​​notitieboekje en vellen papier mee, noteer wat je leuk vindt aan de cabines en tenten en bedenk wat je beter zou kunnen doen. Houd ook rekening met je publiek. Wedstrijden, demo's en proefproducten voor ouderen zullen verschillen van die voor tieners, jonge volwassenen en andere leeftijdsgroepen.
2. 2 Schrijf je vooraf in. Kijk van tevoren wat er nodig is om je tent op te zetten op het evenement dat je wilt bijwonen. Ook vooraf aanvragen en betalen.
   • Dit is het moment om contact op te nemen met de organisatoren van het evenement voor eventuele aanvullende vereisten. Als je bijvoorbeeld licht of elektriciteit nodig hebt in je tent, vraag het dan van tevoren. Als u een geluidssysteem, koeling, transport of iets anders nodig heeft dan uw beoogde ruimte, vraag het dan nu!
   • Als je de kans hebt om een ​​tentplaats te kiezen, kies dan waar het meeste verkeer zal zijn. Als dit niet werkt, kies dan een plek in de buurt van andere tenten die de categorie mensen aantrekt die je nodig hebt.
3. 3 Houd de uitgaven bij die verband houden met het evenement, inclusief tentverhuur, reizen, hotel, voorbeelditems, toegangsprijzen, enz.Wanneer de activiteit voorbij is, wil je de kosten en baten van andere activiteiten vergelijken en beslissen of je het wilt herhalen.
4. 4 Maak uw reservering. Als je voor dit evenement moet reizen, boek dan accommodatie, vliegtickets en huur een auto. Grootschalige evenementen kunnen alle services dicht bij de locatie volledig bieden, dus als u zeker weet dat u komt opdagen, moet u aan al deze voorwaarden voldoen.
   
5. 5 Verzamel of maak uw goederen. Uw producten zijn afhankelijk van het type evenement en waarvoor u adverteert, maar houd rekening met het volgende:
   • Identificeer jezelf duidelijk. Banners en identificatiemerken. U moet ten minste één grote banner hebben die laat zien wie waarvoor adverteert. Extra posters zullen het publiek voorzien van andere belangrijke informatie. Verwacht niet dat iedereen die langs de tent loopt veel tekst leest. Gebruik in plaats daarvan grote, opvallende afbeeldingen en laat de tekstdetails voor de flyers. Posters in dezelfde stijl zorgen voor een unieke en afgewerkte look voor uw tent.
     
   • Veelkleurige stickers. Gratis artikelen. De klassieke manier om mensen naar je tent te lokken, is door iets gratis aan te bieden. Voorbeelden van uw onderwerp zouden ideaal zijn. Handige items (pennen, T-shirts, tassen) met uw naam en gedrukte symbolen kunnen dienen als een constante herinnering of zelfs een wandelende advertentie. Zelfs goedkope snoepjes of een bord snacks kunnen mensen aantrekken.
     
   • Literatuur. Als je wilt dat mensen contact met je opnemen of je herinneren na het evenement, deel dan visitekaartjes, flyers of brochures uit om je boodschap over te brengen. Neem er meer van als je denkt dat ze van pas kunnen komen.
   • Demonstraties. Als je iets kunt laten zien dat relevant is voor je organisatie (zoals een product of dienst) of de resultaten van een succesvol project laat zien, breng ze dan naar het evenement en deel ze. Het is het beste als u gasten op de een of andere manier laat deelnemen aan uw presentatie, misschien een voorproefje geven van wat u promoot.
   • Je bent de volgende. Wedstrijden. Maak ze om mensen naar je tent te lokken. Met de grote prijzenloterij kun je veel nuttige contacten voor jezelf vinden. Zelfs als de competitie bean bang tos of minigolf is, kun je mensen een tijdje boeien en tijd hebben om met ze te praten en ze te laten weten wat je hier doet.
     
   • Plaats onder een afdak. Overkapping.Als uw evenement buiten plaatsvindt, heeft u zeker een draagbare luifel, luifel of prieel nodig om de zon (of regen) buiten te houden. Het zorgt er ook voor dat je er formeler en professioneler uitziet. Als u de kleuren van uw organisatie kunt matchen, of alleen heldere tinten kunt kiezen, zal dit uw aanwezigheid beter zichtbaar maken. Check vooraf hoeveel ruimte je kunt innemen.
     
   • Tafel en stoelen. De organisatoren kunnen ze al dan niet voorzien. Als je het niet zeker weet, vraag het dan.
   • Bescherming tegen ongunstige weersomstandigheden. Als uw tent buiten staat, heeft u mogelijk een presse-papier nodig om papier, clips en pinnen naar beneden te drukken om het tafelkleed en de spandoeken op hun plaats te houden. En kleed je natuurlijk volgens het voorspelde weer.
   • Kom voorbereid. Als je weet dat je je eigen tent en tafel gaat monteren en posters gaat bevestigen, zorg er dan voor dat je het juiste gereedschap meeneemt. Schroevendraaiers, tangen en een verstelbare sleutel kunnen van pas komen. Mogelijk hebt u ook een schaar, tape, spelden en touw nodig. Als je niet precies weet wat je nodig hebt voor je tent, probeer hem dan van tevoren thuis of in je thuiskantoor op te zetten. Opmerking: met de huidige beperkingen op het vliegtuig, zorg ervoor dat u uw gereedschap in uw ingecheckte bagage verbergt en niet in uw handbagage, zodat u het gedoe vermijdt. Er is niets ergers als uw tentgereedschap om veiligheidsredenen in beslag wordt genomen.
     
   • Het wiel is niet voor niets uitgevonden. Handkar of kar. Zeker als het een groot evenement is, reken er dan niet op dat je dicht bij je tent kunt parkeren. Een handkar of kar helpt je op de juiste plek te komen.
   • Verlichting. Als je denkt dat je verlichting nodig hebt, zorg dan dat je een elektriciteitsbron hebt.
     
   • Water. Je zult veel praten en het kan duur of onhandig voor je zijn om naar de kraampjes te gaan.
   • [[Afbeelding: Americana 8287.webp | thumb | Hoe er te komen.] Het voertuig is groot genoeg om alles te vervoeren wat je nodig hebt. Als u een vrachtwagen of bestelwagen moet huren, regel dit dan van tevoren.
     
6. 6 Vraag om hulp. Als je tent een succes is, zul je tijdens het evenement met een groot aantal mensen moeten praten. Probeer geen one-man-show op te voeren. Zelfs één enkele persoon kan u helpen uw tegenwoordigheid van geest en stem te behouden. Als je tent behoorlijk populair gaat worden, heb je hulp nodig om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen iemand hebben om mee te praten zonder in een lange rij te hoeven wachten. Maak indien mogelijk een planning zodat mensen in korte diensten werken. Het is erg vermoeiend om lang op één plek te staan ​​en steeds hetzelfde te herhalen.
7. 7 Bereid je assistenten voor. Vertel het publiek wat ze het publiek zullen aanbieden, met wie ze contact opnemen en hoe, waar de verschillende voorzieningen in de buurt zijn en wanneer ze moeten arriveren. Ze zullen als experts over uw organisatie praten en zullen een professioneler gesprek kunnen voeren als ze geïnformeerd zijn, ook al zijn het maar vrijwilligers.
8. 8 Kleed je goed voor succes! Probeer aardig en gepast gekleed personeel naar je tent te lokken om de aandacht te krijgen die je nodig hebt. Het zal je onderscheiden van het doolhof van andere tenten en je deel laten uitmaken van de show.
   
   • Als uw organisatie een uniform of in ieder geval T-shirts heeft, draag deze dan en vraag collega's hetzelfde te doen. Custom T-shirts zijn relatief goedkoop, zelfs als je ze in kleine hoeveelheden koopt.
   • Kleed je in dezelfde stijl. Zelfs als je jeans en T-shirts in de kleuren van je organisatie draagt, lijkt het alsof het oorspronkelijk bedoeld was.
   • Ga professioneel gekleed. Een pak laat zien dat je serieuze bedoelingen hebt en zet je presentatie in een ander daglicht.
   • Draag een pak of thema-outfit. Als het evenement een festivalsfeer heeft of je hebt een theatergroep - draag clownskostuums, baljurken of grote grappige hoeden die veel aandacht zullen trekken.
   • Gebruik indien nodig de hulp van professionele luidsprekermodellen. Aantrekkelijke mensen die weten hoe ze met de massa moeten "werken" kunnen de aandacht van veel klanten vestigen op uw tent of uw organisatie. Zorg ervoor dat u hulp krijgt van professionals die weten hoe ze zich correct moeten gedragen.

Methode 2 van 2: Tijdens het evenement

1. 1 Op voorhand verschijnen. Geef voldoende tijd om je tent op te zetten en alle voorzieningen te verkennen voordat de menigte arriveert. Bereid je volledig voor voordat de deuren opengaan - dan verspil je geen tijd aan het gehannes met posters en dozen, maar kun je communiceren met potentiële klanten.
2. 2 Onderzoek je tent buiten. Als je alles hebt opgezet, ga je naar buiten en bekijk je je tent vanuit het oogpunt van je bezoekers. Zijn uw banners vanuit alle hoeken goed zichtbaar? Ziet je tent er gezellig uit? Steekt er ergens losse randen uit?
3. 3 Denk aan bezoekersroutes. Wil je aan tafel zitten, en je bezoekers staan ​​voor je, of wil je dat de tafel achter in de tent is, en je zou mensen kunnen benaderen en uitnodigen bij jou thuis?
   
4. 4 Wees vriendelijk. Praat met je klanten. Als ze bij je tent komen, geef ze dan een paar seconden de tijd en zeg dan hallo. Hoogstwaarschijnlijk zullen ze in ruil daarvoor hallo zeggen. Lach dan en vertel ons over je tent. Soms, als je begint te praten over vreemde onderwerpen, zoals wat een goede dag het is of wat een schattige baby ze hebben, kun je de aandacht afleiden van je product. Nadat u zakelijke kwesties hebt besproken, kunt u over vreemde onderwerpen praten. Vergeet niet te glimlachen en te zeggen: "Bedankt, kom nog een keer!". Geef de prospect ook uw visitekaartje, als u er een heeft, en vertel hem waar u de volgende keer zult zijn.
5. 5 Communiceer uw hoofdidee naar de klant. Terwijl je mensen naar je tent hebt getrokken, moet je ervoor zorgen dat ze vertrekken met een basisbegrip van je doel om hier te zijn.
6. 6 Vraag mensen naar hun interesses. Dit betekent dat u met hen in gesprek moet gaan en hen moet vertellen hoe uw product hen kan helpen, informatie verstrekken, adverteren.
7. 7 Deel flyers, brochures en ander materiaal uit. Deze items zullen u aan uw organisatie herinneren, contactgegevens verstrekken en uw hoofdidee uitleggen nadat het evenement voorbij is.
   
8. 8 Wissel contactgegevens uit. Vertel geïnteresseerde klanten hoe ze u kunnen bereiken en ontdek hoe u hen kunt bereiken. Zorg er dan voor dat iemand in uw organisatie dit contact direct legt. Deze oefening zal u later helpen de relatieve effectiviteit van elke interventie te vergelijken.
9. 9 Ruim je gebied op. Kruip in de huid van de begeleiders op een groot evenement. Klap dus aan het eind van de dag je tent in en zorg dat je alle restjes en rommel opruimt. Zo toont u zich aan de goede kant en bederft u de relaties met de organisatoren van het evenement en het servicepersoneel niet.
   
10. 10 Schrijf je indrukken op. Als je je tent weer opzet, schrijf dan deze keer je belangrijkste indrukken van het evenement op. Schrijf op wat je mee hebt genomen, wat je de volgende keer mee moet nemen en wat je zonder kan. Schrijf op welke methoden hebben gewerkt en welke niet. Geef aan wat je van deze activiteit hebt geleerd. De volgende keer kun je deze opnames gebruiken om het nog beter te maken. Als iemand anders de leiding heeft over de organisatie, kun je die persoon advies geven van wat je hebt geleerd.

Tips

• Kies een tent die past zonder pasvorm.In sommige steden kun je niet eens alleen een schroevendraaier gebruiken en moet je een extra rekening betalen voor het feit dat je deze schroevendraaier kunt vasthouden. In gevallen waarin u nog een vergoeding moet betalen, gebruikt u een creditcard.
• Geniet van het proces. Als je het leuk vindt om met mensen te praten, komt dat naar voren in je presentatie en voegt het waarde toe.
• Werk samen met organisatoren van evenementen, beveiliging en tenten in de buurt. Goede manieren helpen je om goede connecties te maken!
• Overweeg om flessen voedzame shakes mee te nemen - voedsel, zoals water op een evenement, zal erg duur en schadelijk zijn. Een kleine, draagbare koelkast die onder de tafel kan worden verborgen, is ideaal voor verfrissende drankjes. Pak een munt en een spiegel om te controleren of je tanden in orde zijn. Je gaat met mensen praten!
• Markeer uw apparatuur duidelijk en leesbaar, bij voorkeur met onuitwisbare inkt. Laat je tent of je spullen niet onbeheerd achter. Het komt vaak voor dat dure apparatuur "weggaat" tijdens evenementen, vooral aan het begin tijdens de installatie of aan het einde. Verzeker je dure apparatuur en vooral items die altijd kunnen worden gestolen, zoals laptops - neem ze aan het einde van de dag mee naar je kamer als het evenement over meerdere dagen plaatsvindt.
• Neem de dozen met presentatiemateriaal persoonlijk mee. Draag ze als je kunt, controleer ze als het moet. Geef een presentatie-cd of dvd aan een aantal van uw teamleden. U kunt dan dringende materialen bestellen die 's nachts van het kantoor naar u worden verzonden, maar u verliest een dag van het evenement en de levering kan tijdens de conventie onbetrouwbaar zijn. Als u de bezorging moet accepteren, vermeld dan altijd uw hotelkamer, maar geef nooit het adres van de conventie zelf op, omdat het pakket dan via hun postdienst gaat. En dit zijn dezelfde jongens die je geen schroevendraaier wilden geven (zie hierboven). In dit geval ziet u uw pakket waarschijnlijk pas aan het einde van het evenement, of helemaal niet.
• Het is goed om je partner of vriend(in) mee te nemen naar dit evenement! Voor het geval je naar de winkel moet, naar het toilet moet rennen, enz.
• Lees meer over het evenement zelf en de regels. Grootschalige evenementen verlopen meestal soepel en iedereen draagt ​​bij.
• Koppel je prijsvragen en gratis producten aan een specifieke doelgroep. Probeer je kinderen, professionals of het grote publiek aan te trekken? Past jouw flyer of cadeau bij dit doel?
• Blijf op de hoogte van uw passie voor het verzamelen van ongewenste items. Om de een of andere reden, in ieders opwinding van de show, lijkt een tiende muismat, een piepend speeltje of andere logo-bullshit misschien schattig, zoals goedkope plastic kettingen en tinnen munten, maar als je thuiskomt, wil je het allemaal weggooien weg. Red jezelf van zo'n lot en zeg op tijd 'nee'.

Waarschuwingen

• Vertrouw er niet tevergeefs op dat je spullen veilig in de tent zijn. Neem je meest waardevolle spullen mee als je weggaat. Laat de tent indien mogelijk niet onbeheerd achter in het bijzijn van mensen. Dek tafels voor vertrek altijd af met een ondoorzichtige doek.
• Het is bijna altijd gemakkelijk om obsessieve mensen die met je willen praten, obscene verhalen vertellen of je gewoon willen ergeren kwijt te raken door er een tijdje beleefd naar te luisteren en het gesprek dan scherp af te ronden met de zin "Nou! Het beste voor jou! " en focussen op de ander. Je kunt beginnen met het verschuiven van je spullen. Snijd de persoon af als het moet. Door een gebrek aan aandacht gaan ze bijna altijd weg. Je kunt echt slechte mensen kwijtraken als je glimlacht en resoluut zegt: "Bedankt voor je mening, maar nu moet je vertrekken."En als laatste redmiddel: zeg luid en trek daarmee de aandacht: "Ik weet dat hier een veiligheidsdienst is." De tenteigenaren die in de buurt staan, zullen je bijna altijd te hulp schieten als de situatie uit de hand loopt. Als zich een soortgelijke situatie voordoet in de tent bij jou in de buurt, stuur dan één persoon om te bewaken.
• Negeer mensen die ongeïnteresseerd of gewoon boos zijn. Grijp elk slecht excuus aan om in je tent te kijken en je op de volgende persoon te concentreren.
• Toeters en bellen zullen mensen aantrekken, maar zorg ervoor dat ze niet overstemmen met wat je over je tent wilt zeggen.
• "Jij echt ga je al die brochures lezen? "Niet elke voorbijganger zal geïnteresseerd zijn in je organisatie. Om je tijd te verspillen en elke voorbijganger te lokken, laat je ze gewoon lopen en wend je je tot de volgende potentiële klant.