Inhoud

• Stappen
• Advies
• Wat je nodig hebt

Het organiseren van Office-bestanden is geen eenvoudige taak, vooral als het gaat om het organiseren van grote hoeveelheden bestanden en documenten. U kunt deze uitdaging echter overwinnen door vooruit te plannen en een archiveringssysteem te kiezen. Dit helpt u bij het organiseren van uw bedrijfsprofiel en zorgt ervoor dat u belangrijke documenten sneller vindt. U kunt het onderstaande artikel lezen over het organiseren van uw kantoorgegevens om aan uw missie te beginnen.

Stappen

Deel 1 van 3: Regel de juiste tijd

1. 

   Reserveer een bepaalde hoeveelheid tijd om uw aanvraag te organiseren om afleiding in het midden te voorkomen. Zorg dat je karton en stickers bij de hand hebt om een ​​nieuw profiel te maken voordat je begint. advertentie

Deel 2 van 3: Organiseer documenten en records

1. 

   
   
   Splits stapels documenten en bestanden op in kleinere, beter beheersbare brokken.
   • Verwerk stapels één voor één en ruim of vernietig onnodig papier om de hoeveelheid te verminderen en overtolligheid te beperken.
   • Verdeel de rest van de documenten en bestanden in twee afzonderlijke delen, een voor de bestanden die de komende maanden moeten worden verwerkt en het andere voor archiefbestanden die niet dringend moeten worden verwerkt.

2. 

   
   
   Organiseer mappen alfabetisch als u een klantprofiel heeft. Als elke map bijvoorbeeld de naam van een persoon of bedrijf is, kunt u de records sorteren op de naam van die persoon. In dat geval moet u elke profielkaart voorzien van de volledige naam van de klant.Organiseer uw omslagen alfabetisch en label vervolgens uw archieflade om te zien welke lade een naam heeft die met een bepaalde letter begint.

3. 

   
   
   Sorteer op categorie als de records van veel onderdelen van het bedrijf zijn. Sommige documenten hebben betrekking op facturen, garanties of contracten en u moet ze in verschillende categorieën verdelen. Label elk record zoals van toepassing en plaats alle relevante documenten op het record. Mogelijk moet u een secundair profiel maken, dus gebruik een hangende hoes om elke categorie te markeren en een secundaire profielhoes.
   • Maak een portfolio met urgente documenten, zodat u belangrijke papieren snel kunt terugvinden.
   • Plaats de tijdelijke bestanden vooraan en de archiefbestanden achter in de la, zodat u gemakkelijk toegang hebt tot de bestanden die moeten worden verwerkt.
   advertentie

Deel 3 van 3: Records sorteren op maand

1. 

   Naast het gebruik van de bovenstaande methoden, kunt u uw mappen indelen op maand (en jaar). Als u geen tijd heeft om het meteen uit te zoeken, kunt u uw papieren in het maandelijkse record opnemen voor de datumverwerking. Deze stap helpt u ook te bepalen waar u uw documenten sneller kunt opslaan.
   • Het maandrecord is ook geschikt voor het opslaan van andere soorten documenten.

2. 

   Controleer aan het einde van het jaar de papieren die in het maandrecord zijn achtergebleven en het kan zijn dat het sjabloon en de nieuwe profielgroep (categorienaam) in het systeem ontbreken. Maak profielen voor die kranten in het nieuwe jaar.

3. 

   Knip de resterende papieren per maand af. Bewaar onder de groep “Gemengd” (Jaar-). advertentie

Advies

• Nadat u uw administratie heeft georganiseerd, moet u deze op kantoor ordelijk houden. Repareer het archiveringssysteem en breng de papieren terug naar de juiste plaats.
• Gooi, recycleer of vernietig onnodige documenten om te voorkomen dat u met het nieuwe archiveringssysteem knoeit.

Wat je nodig hebt

• Dossierkasten
• Hangende hoes
• Gebonden
• Stickers
• Markers